PROCÉS ADMINISTRATIU: CONCEPTE, IMPORTÀNCIA, ETAPES, EXEMPLES - DUDAS - 2025

El procés administratiu és el procediment de gestió, planificació i anàlisi realitzada per poder assolir tots els objectius d'una organització. És una manera de veure i després controlar els processos que estan presents en una empresa, buscant formalitzar i instaurar millors formes de fer la feina.

És a dir, es refereix a l'alineació dels diferents processos amb els objectius estratègics d'un negoci, a l'establiment de sistemes de mesurament d'aquests processos, ia la capacitació i organització dels gerents perquè gestionin els processos de manera efectiva.

Font: pixabay.com

Per tant, el procés administratiu involucra com s'estudien, identifiquen, canvien i monitorean els processos d'un negoci per assegurar que funcionin sense problemes i puguin millorar-se amb el temps.

És una metodologia efectiva per assegurar que els processos siguin eficients i efectius, ja que això donarà com a resultat una organització millor i més rendible. De fet, significa un seguit d'activitats o operacions que es realitzen per aconseguir un objectiu específic. És una forma sistemàtica de fer les coses.

Per exemple, en una fàbrica hi ha un procés de producció. De la mateixa manera, en el procés administratiu s'utilitzen els recursos i els esforços humans de manera ordenada per aconseguir objectius específics. Aquest procés suggereix les funcions que han de realitzar els gerents.

Concepte de procés administratiu

El procés administratiu es pot definir com l'organització i coordinació de les activitats d'una empresa per assolir els objectius establerts. S'incorpora com un factor de la producció, juntament amb els materials, màquines i diners.

Implica la participació i connexió de les funcions de generació de polítiques, planificació, organització, direcció i control dels recursos per assolir els objectius d'aquestes polítiques.

En l'actual món empresarial competitiu i complex aquest concepte ha obtingut una especial importància. Així, resulta absolutament essencial una gestió eficient d'aquest procés per a la supervivència d'una unitat de negocis.

Gestió general de l'negoci

El procés administratiu s'usa àmpliament en qualsevol negoci o entitat. És l'element que dóna vida als negocis. S'espera que una unitat de negocis s'administri de manera eficient. Això és precisament el que es fa en la gestió.

És essencial per a la realització d'una activitat empresarial de manera ordenada. És una funció vital relacionada amb tots els aspectes de la feina d'una empresa.

El concepte de procés administratiu és general, abastant tots els aspectes de l'negoci. És a dir, és un procés dinàmic que busca utilitzar de la millor manera possible els diversos recursos disponibles per així aconseguir objectius ben definits.

Els recursos són les persones, materials, diners, màquines, mètodes i mercats. El resultat apareix en la forma de l'assoliment d'objectius. És l'efecte final de l'maneig de les entrades, disponible a través d'un procés administratiu eficient.

Característiques

millora

El procés administratiu no ha de ser un exercici d'una sola vegada. Ha d'implicar una avaluació contínua dels processos i incloure accions per millorar el seu flux total. Tot això comporta un cicle continu d'avaluació i millora de l'organització.

Es canvien processos existent

En lloc d'erigir processos absolutament nous o «perfectes» s'han de millorar els processos existents, per evitar deteriorar qualsevol guany aconseguida.

procés continu

Es tracta d'un procés continu i l'executen els diferents gerents que s'exerceixen en diferents nivells. És un procés diferent, on els gerents planifiquen, organitzen, dirigeixen, coordinen i controlen els esforços humans per aconseguir objectius ben definits.

Importància de l'procés administratiu Per a què serveix?

Direcció, coordinació i control

En els negocis treballen juntes moltes persones i necessiten una orientació adequada per augmentar la seva eficiència. Si no se'ls orienta, les persones treballaran d'acord als seus desitjos i no serà possible un treball ordenat de l'empresa.

Per tant, el procés administratiu és necessari per a planificar les activitats de l'negoci, guiar els empleats en la direcció correcta i finalment per coordinar els seus esforços per aconseguir els resultats més favorables.

Assoliment ordenat dels objectius de l'negoci

Es necessita un procés administratiu eficient per assolir els objectius de l'activitat comercial d'una manera ordenada i ràpida.

Ús òptim dels recursos

Facilita la utilització òptima dels recursos humans i físics disponibles, el que condueix a el progrés i la prosperitat d'una empresa. Fins i tot s'eliminen o minimitzen les deixalles de tot tipus.

fortalesa competitiva

Es desenvolupa una fortalesa competitiva. Això permet que la companyia desenvolupi i expandeixi els seus actius i guanys.

Motivació dels empleats

Perquè tinguin més interès i iniciativa en el treball assignat i per contribuir a augmentar la productivitat i la rendibilitat de l'empresa.

També per coordinar els seus esforços per tal d'assolir ràpidament els objectius de l'negoci, desenvolupant l'esperit de treball en equip.

gestió eficaç

La societat obté els beneficis en termes de desenvolupament industrial, justícia per als diferents grups socials, satisfacció i benestar de consumidor.

Assegura l'ús efectiu dels gerents

L'ús efectiu dels gerents ho assegura perquè els beneficis de la seva experiència, habilitats i maduresa estiguin disponibles per a l'empresa.

Assegura un funcionament sense problemes

Garanteix un funcionament ordenat i continu d'una empresa durant un llarg període. També augmenta l'eficiència, la productivitat i la rendibilitat d'una companyia.

Crea una organització sòlida

Garanteix el desenvolupament d'una organització sòlida, que pot enfrontar qualsevol situació, favorable o desfavorable, amb facilitat i confiança.

Etapes de l'procés administratiu

planificació

Implica la determinació d'un curs d'acció per aconseguir els resultats o objectius desitjats. Totes les altres funcions de gestió estan relacionades i depenen d'aquesta etapa.

Actua com a eina per resoldre els problemes. Ajuda a visualitzar els problemes futurs i manté la gestió orientada a possibles solucions.

organització

Significa reunir els recursos i utilitzar-los adequadament per assolir els objectius. És tant un procés com una estructura.

Representa establir les formes i mitjans per executar un pla de negocis. A més, proporciona una estructura administrativa adequada, facilitant l'execució de el pla.

Involucra diferents aspectes, com la departamentalització, l'abast de l'control, la delegació d'autoritat, l'establiment de la relació cap-subordinat i la provisió de mecanismes per coordinar les diverses activitats de l'negoci.

direcció

Aquesta etapa és bastant completa, ja que implica dirigir i elevar la moral dels subordinats. També implica comunicar-se, liderar i motivar.

Busca guiar i instruir a les persones perquè facin la feina de la manera correcta. Dirigir és responsabilitat dels gerents en tots els nivells.

Un pla clar i una organització sòlida preparen l'escenari, però es requereix que un gerent lideri al seu personal per assolir els objectius.

coordinació

Resulta essencial integrar les activitats dels diferents departaments per al funcionament ordenat d'una organització.

El gerent ha de coordinar el treball de el qual és responsable. És l'essència de la gestió i brinda una direcció clara a les activitats dels individus.

També evita el malbaratament i que es desviï el rumb, aportant unitat d'acció en l'organització.

control

És necessari per evitar en els individus accions incorrectes. El control involucra tres aspectes generals:

- Establir estàndards d'acompliment.

- Mesurar el treball en progrés i interpretar els resultats assolits.

- Prendre mesures correctives, si cal.

Els plans de negocis no donen resultats positius automàticament. Els gerents han d'exercir un control efectiu per aconseguir l'èxit de el pla de negocis. El control és una activitat contínua de naturalesa supervisora.

Exemples de les etapes

- En una empresa

Les empreses tenen objectius de complir i metes que assolir. Podria ser el lliurament de productes als usuaris finals, o la prestació de serveis per garantir la satisfacció de client.

Podria ser la transformació de matèries primeres en peces, que s'acoblen posteriorment per crear un producte final. També pot ser el registre adequat de totes les transaccions financeres de l'empresa.

L'assoliment d'aquests objectius requereix exercir una sèrie de tasques i activitats. Aquest conjunt d'activitats o tasques, relacionades lògicament i seguint un flux lògic, s'anomenen processos administratius.

Les operacions quotidianes de les empreses, independentment de la seva naturalesa, estructura i fins i tot la indústria a la qual pertanyen, es componen bàsicament de processos administratius.

La fabricació com a tal es considera un procés administratiu, però és molt ampli si es considera també com inclou altres processos administratius, com l'assemblatge de productes i l'assegurament de la qualitat.

Les finances són igual d'àmplies i involucren processos menors però vitals, com la facturació i el pressupost.

- En infermeria

El procés administratiu és molt agitat, involucrant múltiples rols laborals i la col·laboració de diversos equips de treball.

planificació

S'han de fer reunions amb els metges perquè ajudin a establir les polítiques en infermeria, crear mesures de seguretat i dur a terme programes de capacitació per al personal.

organització

Tenir diversos equips facilita la feina i també estalvia molt de temps. Els equips poden ser el personal de suport, infermeres, metges, la sala d'emergències, etc.

Els esforços de col·laboració d'aquests equips repercuteixen en el bon funcionament de tota la infermeria.

direcció

Cal animar els membres de el personal que produeixin canvis positius en infermeria. L'estímul es pot donar en forma de premis, incentius o fins i tot una valoració verbal.

coordinació

S'ha de tenir cura del bon funcionament de l'hospital i també assegurar que totes les consultes siguin respostes.

És un treball on la multitasca és un requeriment. És important que hi hagi un compromís dels empleats.

control

El procés administratiu s'encarrega que els caps de cada departament presentin els seus informes periòdicament.

Això ajuda a mantenir els pressupostos, discutir els errors comesos als pacients i prendre les mesures necessàries contra aquests errors.

- En dret

Els bufets d'advocats posseeixen procediments ben clars. Aquests procediments inclouen els fluxos de treball dels serveis oferts, a més d'una metodologia per a revisar-los de forma periòdica, per tal de trobar oportunitats de millora.

Amb els processos administratius establerts, una gerència adequada ia més una mentalitat oberta a l'automatització, es podrà executar amb eficiència la pràctica de l'advocacia.

Des dels documents de clients fins als processos interns i comptables, és vital comptar amb algun tipus de sistema per administrar la documentació.

Un bon sistema serà segur, actualitzat, fàcil de navegar i altament accessible. Els empleats han de poder accedir a tot el relacionat amb el seu treball, sense importar on o quan ho necessitin.

El millor és crear un procés que verifiqui la precisió dels documents completats o que asseguri que els empleats tinguin tota la documentació necessària abans de comparèixer davant un tribunal.

Fer complir les polítiques

És important assegurar que els empleats compleixin amb les polítiques establertes. Resulta vital tenir un enfocament coherent per a tot, per així presentar un front unit tant interna com externament.

- En l'educació

Es refereix a determinar els objectius acadèmics, organitzar esforços, les polítiques internes i externes, a més de la creació i aplicació d'una normativa adequada per als alumnes i el personal docent, tècnic i administratiu.

Això amb l'objecte d'establir les condicions educatives per desenvolupar una direcció eficient, a més d'un procés apropiat d'ensenyament-aprenentatge. Per assolir aquesta finalitat es requereix la realització d'aquestes activitats:

- Controlar que es desenvolupi el procés d'ensenyament-aprenentatge acoblant la pràctica amb la teoria, i també considerant l'entorn on està ubicada l'escola i resideix l'alumne.

- Avaluar la implantació de procediments i mètodes que possibilitin l'assoliment dels objectius.

- Prendre les estratègies més convenients per així optimitzar l'ús dels programes d'estudi per a cada grau.

- Instaurar els procediments per avaluar la tasca de docents i alumnes.

organització

Els que constitueixen la comunitat educativa han de conèixer les seves atribucions i funcions, a més d'actuar de forma d'acord amb les mateixes.

S'han d'assignar horaris i comissions de treball perquè cada un dels membres de personal de la unitat administrativa desenvolupi les seves funcions estipulades.

- En màrqueting / màrqueting

Realitzar estudi de mercat

Si un producte és nou, és probable que l'empresa no conegui les futures perspectives del producte.

Tampoc sabrà quin producte necessita el mercat, quin serà l'augment esperat de facturació de el nou producte, etc. Aquestes preguntes són respostes per la investigació de mercat.

desenvolupar estratègia

La segmentació, l'orientació i el posicionament formen part de l'estratègia de màrqueting. No obstant això, també estan involucrats decidir l'estructura de l'màrqueting i encertar l'estratègia de posicionament.

Fer pla de màrqueting

S'elabora un pla per analitzar on està l'empresa ia més on vol arribar en un període de temps determinat.

El venedor ha de poder consultar el pla en qualsevol moment per analitzar si està en el camí correcte o no.

control

Una vegada que un producte està en el mercat, els clients poden donar més idees per millorar-lo.

Aquestes idees són considerades pel departament de màrqueting, realitzant una investigació de mercat per trobar la validesa de les idees.

referències

1. Gaurav Akrani (2010). Management Functions and Process, Management Thought. Kalyan City. Pres de: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Functions of Management Process: Planning, Organizing, Leading, Controlling. Pres de: iedunote.com.
3. Studious Guy (2019). Management and Management Process. Pres de: studiousguy.com.
4. Asian Hospitals & Healthcare Management (2016). 8 Postulated Steps to Successful Hospital Management. Pres de: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Màrqueting management process. Marketing91. Pres de: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Administració Educativa. Administracion Educativa. Pres de: administracionedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). Business Process Management Life Cycle. Cleverism. Pres de: cleverism.com.