OFICINA AL MÓN EMPRESARIAL: FUNCIONS, EQUIP I MATERIAL - TREBALL - 2026

La oficina al món empresarial representa la part de l'empresa en on es processen les dades rebudes i emesos, amb la finalitat de lliurar la informació requerida per l'organització per al desenvolupament normal de les seves operacions o activitats.

La seva importància ve donada perquè tota empresa que produeix béns o serveis, qualsevol sigui la branca en la qual s'especialitzi, necessita un conjunt de persones que administri l'operació i manegi les altres funcions administratives. La majoria d'aquestes persones treballa en oficines.

La quantitat de personal en una oficina pot variar, però totes les organitzacions, sense importar el seu tipus o grandària, necessiten que els empleats d'oficina s'encarreguin de les tasques quotidianes. Els treballadors d'oficina manegen molts aspectes diferents d'una empresa.

Entre aquests aspectes destaca la comptabilitat, el processament de textos i dades, les telecomunicacions i altres activitats més. Es necessiten en tots els sectors de l'economia, des de la manufactura fins al transport.

La tecnologia fa una contribució bàsica a l'oficina: permet que es realitzi una major quantitat de treball en un període més curt.

funcions

- Els importants serveis que ofereix per l'oficina inclouen tant serveis administratius com d'altres tipus als altres departaments de l'organització, els quals no poden funcionar sense l'oficina.

- L'oficina és tan important en una organització com el cervell en el cos humà. Per tant, l'oficina és el cervell de l'empresa. Recull informació de diferents fonts internes i externes, la registra, organitza i analitza per fer-la disponible a la gerència. Tot tipus d'informació, tant passada com present, està disponible a l'oficina.

- L'oficina actua també com un intermediari. Connecta el món exterior amb els diferents departaments i viceversa. Totes les comandes de venda es reben a través de l'oficina. Connecta l'organització amb clients, proveïdors, govern i públic en general. Les relacions públiques són molt importants en les oficines modernes.

- És el cor de totes les activitats de l'negoci; és com un centre nerviós administratiu. Des de l'oficina es circula la informació sobre compres, vendes, finances i comunicacions.

- És un centre de control; és el mitjà perquè les polítiques de l'empresa es facin accions. Quan el negoci creix, a cada líder se li delega poder perquè prengui les seves pròpies decisions i accions. Així, cada departament tindrà la seva pròpia oficina, per facilitar a la gerència esbossar els seus plans i polítiques.

Algunes accions clau que es realitzen a les oficines són:

• Reunions.
• Atenció de trucades.
• Acordar l'estratègia de a l'empresa.
• Acordar objectius.
• Organització d'arxius físics i informàtics.
• Atenció a client.
• Impressió i còpia de documents.

Equip i material

Els equips d'oficina han evolucionat per permetre una major automatització. L'automatització d'oficines vol dir fer servir les màquines perquè realitzin tasques repetitives i tedioses que abans realitzaven les persones. Els equips també ajuden els treballadors a realitzar el seu treball de manera més ràpida i eficient.

Entre els equips que podem trobar en una oficina estan:

Sistema telefònic comercial i telèfons d'escriptori

Són el mitjà principal utilitzat per a la comunicació directa amb clients i proveïdors.

ordinadors

Per processar la informació, que actualment és l'ànima de qualsevol oficina. També són essencials per a la comunicació, gràcies a l'correu electrònic.

Xarxa informàtica i connexió a Internet

Si la informació és l'ànima de l'empresa, llavors les xarxes informàtiques són les artèries que canalitzen aquesta informació per totes les àrees de l'negoci. Es necessita un cablejat Ethernet, encaminadors i un mòdem per connectar la xarxa local a l'Internet.

impressores multifuncionals

Quan la informació és digital, volem imprimir-la, i si està impresa, volem escanejar. D'altra banda, volem rebre-o enviar-la per fax. Aquests equips ho fan tot.

Trituradores de paper

A l'generar paper imprès, moltes vegades cal destruir-lo. L'oficina és responsable de la informació que posseeix.

fotocopiadores

Fonamentals per fer còpies de documents.

Projectors de vídeo i pantalles

Usats per a les presentacions a la sala de reunions.

Equips per a comerciants

Màquines de punt de venda i caixes registradores.

mobiliari

Dins el mobiliari en una oficina podem trobar el següent:

• cadires
• escriptoris
• cubicles
• arxivadors
• catifes
• Taules per a reunions

Materials i subministraments d'oficina

Alguns dels materials i subministraments necessaris per a l'operació d'una oficina són:

- Fulls de paper blanc: Utilitzades per impressions i fotocòpies, per escriure notes petites i per a presentacions a rodafolis.

- Paper en rotllo: paper tèrmic per a fax, cinta d'etiquetes, paper per a punt de venda.

- Formularis preimpresos: factures, declaració d'impostos, rebuts de pagament, calendaris d'escriptori.

- Etiquetes i paper adhesiu: etiquetes per carpetes, etiquetes de preus i notes post-it.

- Consumibles per impressió: cartutxos de tinta i cartutxos de tòner.

- Mitjans portàtils d'emmagatzematge: memòries USB i targetes de memòria.

- Sostenidors mecànics: clips per a paper i tipus papallona, ​​grapes.

- Sostenidors químics: cinta adhesiva transparent, cola.

- Articles de neteja: trapeadores, papereres, recipients de reciclatge, escombres, sabó, ambientadors, desinfectants, tovalloles de paper i paper higiènic.

- Màquines petites: perforadores de paper, grapadores, sacagrapas, segells de goma, màquines de numeració i maquineta.

- Emmagatzematge físic: carpetes, sobres, caixes, prestatges i organitzadors d'escriptori.

- Materials d'escriptura i correctors: llapis, bolígrafs, marcadors, cinta correctora, líquid corrector i esborranys.

Exemples d'ocupacions en una oficina

Escriptors / redactors a webs i diaris

Els escriptors i editors, ja sigui que pertanyin a l'equip de treball o que treballin des de casa, treballen en una oficina. Els escriptors creen contingut per a publicacions impreses, pàgines web i blocs. Els editors corregeixen el contingut que s'ha escrit.

recepcionistes

Una recepcionista s'ocupa en una oficina rebent a clients i proveïdors, escrivint correus electrònics, responent trucades telefòniques, prenent missatges, enviant correus, i comunicar trucades telefòniques a empleats específics i arxivant.

El representant de servei a el client ha d'estar ben informat sobre el negoci per al qual treballa, a l'igual que sobre els seus productes i serveis, per poder ajudar els clients. Ha de respondre trucades i correus electrònics, prendre comandes i emetre reemborsaments.

comptadors

Els comptadors o comptables treballen en un ambient d'oficina. Els seus deures inclouen la preparació dels impostos, pagar factures, rebre pagaments, entre d'altres.

Gerents

Els gerents d'oficina administren el treball de l'oficina. Les seves obligacions poden variar des de contractar, acomiadar o programar el treball amb el personal, delegar funcions, entrenar nous empleats, crear i fer complir les polítiques de l'oficina, supervisar a l'equip de treball, resoldre situacions i mantenir els sistemes de computació.

Atenció de trucades-Call centers

Les persones que treballen en un centre de trucades requereixen respondre les trucades telefòniques dels clients de la companyia per a la qual treballen. Es necessita donar-los respostes a les seves preguntes, rebre reclams i processar ordres.

referències

1. Rob Waugh (2017). What 's next for office technology? The Telegraph. Small Business Connect. Pres de: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Business Looking Into Computers and Office - TODAY'S OFFICE, THE BUSINESS WORK FORCE, TRENDS IN BUSINESS, THE WORLD OF FINANCE. Pres de: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). How the computer changed the office forever. BBC News. Pres de bbc.com.
4. WikiLingue the free encyclopedia (2018). Office management. Pres de: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Nocions bàsiques d'oficina. Pres de: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Essential Office Equipment for Starting a Business. The Balanç Operations & Technology. Pres de: thebalance.com.