- Les 7 funcions principals d'una secretària
- 1- Gestió d'agenda
- 2- Atenció a el públic
- 3- Gestió de documents
- 4- Maneig d'informació sensible (interna i externa)
- 5- Organització de l'oficina
- 6- Elaboració de presentacions
- 7- Vigilància administrativa
- La secretària virtual
- referències
Entre les principals funcions d'una secretària destaquen gestionar l'agenda, atendre el públic i manejar informació confidencial. És la persona que s'encarrega de realitzar tasques d'assistència administrativa en una oficina.
Aquest càrrec pot ser exercit per un home o una dona, encara que el més comú és que sigui una dona qui l'exerceixi.
Solen estar a càrrec dels assumptes confidencials de persones amb certa jerarquia dins de l'empresa, com a directors, gerents, presidents, entre d'altres. Això arriba a convertir-les en la mà dreta de l'executiu per al qual treballen.
Si l'empresa és petita, la major càrrega laboral de la secretària està relacionada amb les tasques bàsiques d'oficina.
Alguns països de l'món li dediquen un dia especial en l'any per agrair i celebrar la seva tasca. Per exemple, a Colòmbia, Perú i Mèxic el dia de la secretària és el 26 d'abril, mentre que a Veneçuela és el 30 de setembre.
Les 7 funcions principals d'una secretària
La tasca d'una secretària és donar suport i col·laboració al seu cap perquè aconsegueixi complir a bastament amb el seu rol dins de l'organització, sense retards ni distraccions.
Encara que la naturalesa de l'empresa incideix en el tipus de tasques que es requereix d'una secretària, es podria dir que les seves funcions principals són:
1- Gestió d'agenda
És responsabilitat de la secretària mantenir a el dia l'agenda de la persona per a la qual treballa. Allà ha de reflectir tots els seus compromisos laborals i, en ocasions, personals.
També ha de portar registre de les dades de totes les persones i institucions amb les que s'ha de relacionar el seu ocupador.
L'agenda d'una secretària sol servir com bitàcola operativa de l'executiu per al qual treballa.
2- Atenció a el públic
L'atenció a el públic és de les tasques més fonamentals que ha de realitzar la secretària. Ha de respondre trucades i registrar el motiu de les mateixes, així com totes aquelles dades que li permetin al seu cap fer un efectiu seguiment de l'assumpte.
Així mateix, és la persona que rep els visitants a l'oficina. Per això és important que la secretària mantingui una imatge d'acord amb la imatge corporativa de el lloc de treball.
El seu paper allà no és només saludar i fer-li amable l'espera als visitants, sinó que també dóna les primeres instruccions i pautes sobre la cultura organitzacional i els processos interns de l'empresa.
3- Gestió de documents
A més de ser la persona que rep i gestiona la correspondència del seu cap, una secretària escriu, llegeix, respon i arxiva la majoria de les cartes, notificacions, memoràndums i correus electrònics del seu ocupador.
Amb aquesta finalitat, convé que manegi certes aplicacions de programari que li permetin preparar amb major agilitat i rapidesa aquests documents.
L'especificitat d'aquestes competències dependrà de l'tipus de treball que sigui requerit a l'àrea en què es desenvolupi.
La secretària fa servir la base de dades de contactes del seu cap i arxiva la correspondència escrita, així com les actes d'assemblea i altres documents d'interès dins de l'oficina.
És la secretària la que normalment pren nota dels assumptes tractats en reunions importants.
4- Maneig d'informació sensible (interna i externa)
Entre les funcions que distingeixen a una bona secretària figura gestionar adequada i eficientment tota informació summament important per a l'operació de l'empresa o institució en la qual treballa.
Per exemple, ha de tenir el control dels documents legals que poden ser requerits per instàncies governamentals en qualsevol moment.
També pot tenir accés a informació de l'entorn o de qualsevol dels actors relacionats amb l'empresa. Aquesta informació ha de ser gestionada de forma discreta, eficient i oportuna.
5- Organització de l'oficina
La secretària ha d'operar i mantenir en operació els equips i el mobiliari de l'oficina: telèfons, fotocopiadores, impressores, projectors, mobles, arxivadors, entre d'altres.
És qui porta el control de l'inventari d'insums i equips d'oficina. També manté en ordre els sistemes d'arxius físics i electrònics, de tal manera que la informació estigui fàcilment disponible per a quan es requereixi.
La secretària ha de tenir el seu espai de treball net i organitzat, ja que sol ser de les primeres coses que veuen les persones alienes a l'empresa a l'entrar en les seves instal·lacions.
6- Elaboració de presentacions
Normalment un executiu ha de presentar els seus informes en forma de presentacions que resumeixin i jerarquitzin la informació. Per a aquesta tasca sol demanar ajuda a la seva secretària.
La persona que estigui en la secretaria ha de vetllar perquè la informació que allà aparegui reflecteixi correctament les dades que el seu cap voleu compartir.
També haurà d'estar atenta que sigui una presentació lliure d'errors ortogràfics i que vagi d'acord amb la identitat gràfica de l'empresa.
7- Vigilància administrativa
També és responsabilitat d'una secretària estar pendent que es compleixin les polítiques i els procediments necessaris per tenir cura dels béns de l'empresa o institució en la qual s'exerceix.
D'acord amb el nivell jeràrquic de la seva cap, la secretària pot validar l'exactitud de les dades que reflecteixin el detall de les operacions presupuestales.
Una secretària s'ha d'ocupar de el control de gestió i la correcta administració dels recursos dins de l'oficina.
La secretària virtual
Amb l'auge dels treballs en línia, sorgeix la figura de les secretàries en línia o assistents virtuals.
Aquestes secretàries fan la majoria de les tasques abans descrites però de forma remota. En aquests casos, les secretàries cobren els seus serveis per hora o per projecte.
referències
- Cultura Diners (2015). Les 4 funcions principals de la secretària. Recuperat de: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). List of the duties of a secretary. Recuperat de: work.chron.com
- Pymex (2016). Funcions i responsabilitats de la Secretària Administrativa. Recuperat de: pymex.pe
- Volunteer Now (s / f). What is the role of the secretary? Recuperat de: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Quines són les funcions d'una secretària com a assistent d'un gerent? Recuperat de: pyme.lavoztx.com