- Les 7 funcions principals d'un auxiliar comptable
- 1- Operacions comercials
- 2- Gestió d'inventari
- 3- Facturació
- 4- Conciliacions bancàries
- 5- Elaboració d'informes
- 6- Projecció d'estats financers
- 7- Preparació de declaracions fiscals
- Altres responsabilitats de l'auxiliar comptable
- Habilitats de l'auxiliar comptable
- referències
Les funcions d'un auxiliar comptable són aquelles que busquen servir de suport a l'àrea o a l'responsable de la comptabilitat en una empresa. Són empleats en una empresa i s'encarreguen de la seva comptabilitat financera.
La persona que funge com a auxiliar comptable ha de ser organitzada, perquè ha de mantenir en ordre la documentació comptable i financera.
Convé que domini les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC), perquè actualment molts aspectes de la comptabilitat es manegen de manera automàtica amb programes informàtics especialitzats.
El seu nivell de concentració ha de ser alt atès que manejarà informació sensible per a l'organització, i en alguns casos diners en efectiu. Per això la seva conducta ètica ha de ser irreprotxable.
Òbviament, s'espera que l'auxiliar comptable tingui coneixements de comptabilitat, atès que en aquesta àrea es concentraran les seves responsabilitats.
Les 7 funcions principals d'un auxiliar comptable
No existeix una regulació o una normativa que indiqui de forma definitiva les funcions que ha de complir un auxiliar comptable, però en línies generals han de complir amb les següents tasques:
1- Operacions comercials
L'auxiliar comptable ha de donar suport a el comptador en la realització d'operacions ordinàries i extraordinàries relacionades amb la compra d'entrades requerits per a les operacions de l'empresa.
En aquest sentit, busca i compara pressupostos perquè a l'empresa es decideixi a qui comprar-li. Una vegada que es prengui la decisió, l'auxiliar comptable és qui registra a l'proveïdor i emet el xec de pagament.
Una altra de les tasques d'un auxiliar comptable és gestionar pagaments a proveïdors i pagaments de serveis públics.
2- Gestió d'inventari
Un auxiliar comptable també té la responsabilitat de portar el registre i el control de l'inventari d'actius institucionals i d'insumos per a oficina.
Així mateix, en moltes ocasions se li demana que porti el control de la depreciació de l'esmentat inventari.
3- Facturació
L'elaboració i el control de les factures és una de les tasques que ocupa la major part de el temps d'un auxiliar comptable.
El seu deure és registrar totes les factures que emet l'empresa, complint amb les normatives institucionals i legals que apliquin.
L'auxiliar comptable elabora les factures, les ingressa en el sistema que tingui l'empresa, les registra com comptes per pagar i vetlla perquè el pagament sigui fet d'acord amb les condicions establertes amb el client.
Aquesta tasca s'ha de fer amb estricte ordre i exactitud, ja que aquesta informació incideix en els resultats dels informes de titulats de l'empresa i afecta els comptes dels proveïdors.
4- Conciliacions bancàries
Aquesta funció consisteix a conèixer amb exactitud com es troben els comptes bancaris de l'empresa i comparar-les amb el registre de comptes per cobrar i per pagar de la pròpia empresa, amb l'objectiu que no hi hagi discrepàncies entre una cosa i una altra.
D'aquesta manera es poden detectar possibles negligències en els registres d'algun compte per cobrar o que ja s'hagi pagat.
De la mateixa forma serveix per a verificar l'exactitud de el registre que es porta des de l'empresa.
5- Elaboració d'informes
A l'auxiliar comptable també se li assigna la redacció dels informes comptables, que són els registres detallats de tots els béns mobles i immobles de l'organització.
Aquest informe s'escriu en prosa i no té tants nombres com els que tindria un balanç.
Així mateix, l'auxiliar comptable redacta els informes financers que detallen en forma de text els diners que posseeix l'empresa.
La periodicitat d'aquests informes depèn de les polítiques institucionals.
Aquests informes són un requisit quan es van a sol·licitar crèdits bancaris, o poden ser requerits per ens governamentals quan s'ha de fer alguna gestió davant aquests.
6- Projecció d'estats financers
El comptador és el responsable d'elaborar aquesta projecció, però l'auxiliar comptable li dóna suport donant-li tots els insums que requereix per a la seva elaboració.
De la mateixa manera, l'auxiliar comptable sol ser qui prepara els documents que serviran de suport per tal projecció.
7- Preparació de declaracions fiscals
Tota empresa té obligacions fiscals i tributàries davant el govern del seu país, i l'auxiliar comptable dóna suport en les gestions que implica el compliment d'aquestes obligacions.
Normalment es tracta de recollir informació fiscal de l'empresa, omplir formularis i pagar aranzels o impostos.
També ha de guardar els comprovants d'aquestes gestions per després presentar-los davant les entitats de control que les sol·licitin.
Altres responsabilitats de l'auxiliar comptable
A més de les funcions dalt esmentades, un auxiliar comptable ha de:
- Registrar els crèdits pagats o deguts a la companyia.
- Monitoritzar els terminis de venciment dels comptes per cobrar i pagar.
- Donar suport a la cobrança de deutes.
- Preparar i fer els dipòsits bancaris.
- Corregir les transaccions amb targetes de crèdit.
- Fer compres.
- Pagar comptes.
- Mantenir actualitzats els registres de les operacions financeres.
- Monitoritzar el balanç de flux d'efectiu de l'empresa.
- Fer càrrecs i abonaments.
- Portar els comptes T (representació gràfica del compte comptable).
- Donar suport a l'oficina de Recursos Humans en el càlcul d'hores treballades pels empleats.
Habilitats de l'auxiliar comptable
A més de el coneixement tècnic, un auxiliar comptable ha de tenir certes característiques o qualitats especials perquè la seva tasca es compleixi amb qualitat. Algunes d'aquestes qualitats són les següents:
- Honestedat.
- Capacitat de negociació.
- Franquesa.
- Maduresa o intel·ligència emocional.
- Fluïdesa en la comunicació.
- Capacitat per generar confiança.
referències
- Educatiu (s / f). 4 funcions d'un assistent comptable. Recuperat de: educativo.net
- Gerencie (2017). Funcions de l'auxiliar comptable. Recuperat de: gerencie.com
- Henderson, J. (s / f). Accounting assistant duties. Recuperat de smallbusiness.chron.com
- Michigan Goverment (2008). Accounting assistant. Recuperat de: michigan.gov
- Pymex (2016). Funcions i responsabilitats d'un Auxiliar Comptable. Recuperat de: pymex.pe
- Ruiz, Joan Pau (s / f). Coneix la Informació que Tot Auxiliar Comptable Ha Dominar. Recuperat de: factura-e.mx