- Les 7 funcions principals d'un assistent administratiu
- 1- Gestió de documents
- 2- Planificació d'esdeveniments
- 3- Atenció presencial a usuaris i visitants
- 4- Atenció telefònica i virtual
- 5- Administració d'agendes
- 6- Comptabilitat
- 7- Gestió tecnològica
- referències
Les funcions d'un assistent administratiu són tasques d'assistència i acompanyament a les activitats normals que desenvolupa una empresa. Per tant, són fonamentals per a un funcionament eficaç de la mateixa.
Aquestes activitats solen ser variables d'acord amb l'àrea de negoci de l'empresa en la qual treballen. Per exemple, en oficines especialitzades com estudis d'advocats, els assistents solen tenir una formació específica per a l'exercici de certes activitats.
No obstant això, hi ha funcions comunes a totes les àrees que, usualment, giren al voltant de la distribució i administració d'informació dins de l'oficina. Això inclou la gestió de documents, arxius i l'organització d'esdeveniments.
Però aquestes activitats poden arribar a ser molt més àmplies. En algunes ocasions els assistents administratius també s'han d'ocupar de processar informació comptable i inclusivament de garantir el funcionament dels recursos tecnològics de l'empresa.
Les 7 funcions principals d'un assistent administratiu
1- Gestió de documents
Una de les principals funcions d'un assistent administratiu consisteix en ajudar els membres de l'oficina amb la gestió de documents i arxius.
Usualment aquesta tasca està relacionada amb l'emmagatzematge, organització i gestió de fitxers.
No obstant això, en certes ocasions també pot ser necessari que escriguin, editen i revisin documents.
En algunes empreses fins i tot se'ls demana prendre dictat de cartes o notes i registrar les actes de les reunions que es desenvolupen.
En alguns casos, per exemple quan es tracta d'un estudi d'advocats, es requereix una formació especialitzada per poder complir aquestes funcions: l'assistent administratiu ha de comprendre la terminologia i els procediments legals.
D'altra banda, els assistents administratius que es desenvolupen dins del camp de la medicina necessiten coneixements diferents. Han de tenir la formació necessària per al tracte amb pacients i la lectura d'informes mèdics.
2- Planificació d'esdeveniments
La planificació d'esdeveniments d'oficina també sol ser responsabilitat dels assistents administratius. La mida d'aquesta responsabilitat pot ser variable d'acord amb la mida de l'empresa.
Un esdeveniment pot ser simplement una junta o un dinar de negocis, però també pot ser un congrés o una festa empresarial de major grandària.
En qualsevol dels dos casos, l'assistent haurà de gestionar tots els criteris relacionats amb l'esdeveniment.
Això inclou contactar proveïdors, fer reserves, triar menús i decoració. Però també inclou contactar, convidar i confirmar els assistents, ponents i conferenciants en cas que això sigui necessari.
3- Atenció presencial a usuaris i visitants
L'atenció a usuaris sol ser una de les tasques més comunes per als assistents administratius. El públic a el qual s'enfoca l'atenció depèn sempre de la mida de l'empresa i la seva orientació de negoci.
En el cas d'empreses petites que atenen directament el públic, és possible que l'assistent administratiu hagi de rebre als clients.
Quan això succeeix, la seva tasca està encaminada a orientar-los i atendre'ls durant el seu pas per les instal·lacions de l'empresa.
En empreses més grans, l'assistent administratiu haurà d'atendre visitants d'altres tipus com a socis o grans proveïdors.
En aquest cas la seva missió serà orientar-los en el compliment de la seva agenda i reunions amb la gerència o altres àrees de l'empresa.
4- Atenció telefònica i virtual
Dins de la categoria de l'atenció a usuaris s'inclou l'atenció telefònica i virtual. En el cas de l'atenció telefònica s'inclou l'orientació dels clients i socis, a l'igual que l'organització i administració d'agendes.
Quan es refereix a l'atenció virtual, les tasques dependran dels canals disposats per l'empresa per a l'atenció a el públic o la gestió d'informació.
En alguns casos es tracta de gestionar el correu electrònic, respondre, reenviar o arxivar missatges segons sigui necessari.
En altres casos, quan els canals de comunicació virtual són més diversos, poden incloure altres tasques, com l'atenció a el públic a través de sistemes de xat o fins i tot respondre inquietuds a través de les xarxes socials de l'empresa.
En empreses grans és usual que hi hagi personal enfocat específicament en l'atenció d'aquests canals de comunicació. Quan les empreses són petites, aquesta tasca sol quedar en mans dels assistents administratius.
5- Administració d'agendes
La gestió d'agendes sol ser una de les tasques més importants dels assistents administratius.
Aquesta responsabilitat inclou rebre les sol·licituds de cites i reunions via telefònica, presencial o per Internet, i organitzar-les en l'agenda segons els criteris definits.
També inclou la programació de reunions dins i fora de l'empresa, dinars de treball i viatges de negocis.
En aquests últims casos també és responsabilitat de l'assistent la reserva de vols, hotels, restaurants o sales de reunions com calgui.
6- Comptabilitat
En algunes ocasions els assistents administratius són responsables de la monitorització i el registre de les despeses que es produeixen dins de l'empresa. Aquests deures poden ser simples, com el registre de certes despeses en un full de càlcul.
En alguns casos se li sol·licita a l'assistent tenir la capacitació per al desenvolupament de tasques més complexes. Per exemple, les seves responsabilitats poden incloure la presentació d'informes comptables a la gerència.
Usualment això depèn de la mida de l'empresa. Una empresa gran sol tenir rols més especialitzats; en aquestes la informació comptable pertany a una persona contractada per a aquest fi.
No obstant això, una de les habilitats fonamentals per a qualsevol assistent administratiu és el domini de programari comptable d'oficina, com Microsoft Excel.
7- Gestió tecnològica
La gestió de recursos tecnològics també fa part de les funcions dels assistents administratius. En aquest sentit, la seva responsabilitat és garantir que totes les eines necessàries per al funcionament de l'empresa operin bé.
Això inclou la realització de còpies de seguretat de la informació continguda en els equips de còmput i l'actualització d'antivirus, entre d'altres tasques.
D'altra banda, s'inclou l'administració d'equips com projectors i ordinadors portàtils.
També implica la revisió i manteniment dels equips necessaris per al desenvolupament normal de les activitats que estan sota la seva responsabilitat.
Això no vol dir que l'assistent administratiu hagi de comptar amb coneixements tècnics. La seva tasca consisteix específicament en la contractació de personal tècnic que realitzi el manteniment dels equips de manera periòdica per evitar contratemps.
referències
- Bucky, J. (2017). The Job Duties of Executive Secretaries and Administrative Assistants. Recuperat de: thebalance.com
- Career Builder. (2016). Working es an administrative assistant - An excellent choice for generalists. Recuperat de: careerbuilder.com
- Pffefer, J. (2016). What Does a Medical Administrative Assistant Do? Recuperat de: rasmussen.edu
- Study.com. (SF). Duties of an Administrative Assistant. Recuperat de: study.com