LES 15 FUNCIONS D'OFICINA QUE DOMINA MÉS IMPORTANTS - TREBALL - 2026

Les funcions d'oficina que domina són les activitats administratives que realitzen el personal d'una empresa, organització o institució, i que són necessàries per al funcionament de les mateixes. Si es realitzen de manera eficient normalment els resultats seran molt millors que si es fan de forma deficient.

El treball en oficina, normalment, té un horari regular de dilluns a divendres que comença a les 8 o 9 am i dura fins a 4 o 5 pm, encara que això varia segons els països o regions.

La majoria dels treballs d'oficina requereixen habilitats bàsiques com: comunicació oral fluïda, capacitat per escriure, arxivar i certa experiència amb equips d'oficina com ordinadors, fotocopiadores, etc.

Depenent de el nivell de l'càrrec o responsabilitat assumida, requereix que a persona posseeixi educació tècnica, universitària o de quart nivell.

Les funcions principals d'oficina dominant

1- Planificació

Aquesta és la primera i més important de les tasques ja que consisteix a definir com els mètodes i estructures organitzacionals poden contribuir amb el pla de negocis.

Hi ha eines tecnològiques que ajuden a que després aquests mètodes puguin concretar-se en tasques distribuïdes entre els membres de l'equip, però només una bona planificació pot garantir que tot acabi sumant a l'objectiu de negoci.

Per a la planificació general es requereix d'una clara visió de negocis i de cert nivell jeràrquic dins de l'empresa, però cada integrant de l'equip haurà de planificar el seu treball perquè pugui complir amb les metes i els terminis establerts.

2- Transcripció i / o redacció d'informes

Una tasca que diàriament ocupa temps de qui labora en una oficina és l'escriptura, en qualsevol suport, d'informes que donen suport o detallen les seves funcions o que serveixen per explicar entre la resta dels seus companys dels detalls (antecedents, avenços, resultats, pros i contres, etc), d'un projecte particular.

Aquests escrits també serveixen com a registre de l'activitat de l'organització a la qual pertany aquesta oficina, per a futures fiscalitzacions o revisions.

3- Assistir a reunions

Són trobades entre els membres d'un equip de treball en les quals s'intercanvien idees sobre els projectes en curs, s'exposen noves propostes, es comparteixen presentacions, informes o reports.

Normalment tenen l'objectiu d'alinear a tots els presents en direcció a l'assoliment d'una meta comuna, assignant rols, tasques i terminis a cada un. També serveixen per solucionar inconvenients que hagin pogut sorgir en el desenvolupament de les tasques.

Solen tenir una freqüència, durada i dinàmiques molt definides. Així mateix, el que en elles es conversa sol quedar registrat en actes o minutes per al seu arxiu.

Algunes organitzacions realitzen reunions diàriament, altres diversos dies per setmana, altres cada dues setmanes i altres mensualment. La freqüència de les reunions depèn de cada empresa i de les seves necessitats.

4- Programar reunions

Es tracta de coordinar l'agenda de totes les persones que han d'estar en una reunió de tal manera que aconsegueixin coincidir en un lloc i hora específics.

És una tasca que pot resultar aclaparadora, de manera que recolzar-se en la tecnologia pot ser una bona idea. Hi ha aplicacions, com ScheduleOnce, que permeten programar reunions de forma automàtica, permetent als convidats veure les dates disponibles i triar un horari que els resulti convenient.

5- Revisar el correu electrònic corporatiu

És una tasca que pot arribar a alentir. Un informe d'Adobe publicat el 2016, que va resultar d'una enquesta autoadministrada a més de mil treballadors, revela que passem una mitjana de 20.5 hores cada setmana, comprovant el nostre correu electrònic de treball.

Classificar, llegir i respondre correus electrònics, és una forma de comunicació molt comú i permet l'intercanvi d'arxius i impressions relacionats amb algun projecte o procés organitzacional.

Tot i que les empreses estan en la recerca constant de formes de gestió més eficient dels correus, també per això existeixen aplicacions com el Smart Labels de Gmail.

Una altra forma d'agilitzar aquesta tasca és incorporar plantilles de correu tipus, o textos que puguin ser enviats amb mínimes modificacions a diferents destinataris i en diferents oportunitats.

6- Gestió de finances

En aquesta tasca s'ha de garantir que els diners compleixi el seu cicle de vida en la compra i venda de productes i serveis; que totes les factures s'enviïn, es registrin, es paguin i s'enviïn. És clar que hi ha oficines en què només es dediquen a això.

Aquesta activitat també inclou mantenir els comptes financers i documents legals actualitzats de manera tal que no hi hagi inconvenients amb el marc legal que afecta a l'organització en qüestió.

7- Logística

Aquesta funció garanteix que totes les mercaderies relacionades amb la tasca de l'empresa, es transporten des de i cap als magatzems i els clients. També inclou fer l'enllaç amb els proveïdors per obtenir matèries primeres per a la fabricació de nous productes.

La meta d'aquesta funció és garantir que l'empresa tingui en el seu poder tot el necessari per mantenir caminant la producció de el bé o servei que aquesta comercialitzi.

8- Atenció de trucades

En una oficina també es requereix respondre el telèfon, ja que és un mitjà de comunicació amb els clients, proveïdors i entre els mateixos companys de treball.

Encara que sembla una tasca simple, requereix cert protocol ja que pot ser la veu que algú aliè a l'empresa associï amb la imatge d'aquesta. Per tant, és important que es respectin les normes de cortesia, es mantingui un to institucional, es moderi el volum de veu i el vocabulari emprat.

Una altra dada important, que de vegades es passa per alt a l'executar aquesta funció, és la d'anotar la major quantitat de dades possibles de la persona que està de l'altre costat de el telèfon; això alimentarà la base de dades de contacte de l'empresa i li permetrà fer-li seguiment correcte a l'assumpte tractat durant la conversa telefònica.

9- Organització d'arxius

La majoria de les tasques que s'executen en una oficina, generen algun document: factures, notes, actes, minutes, informes de vendes, etc.

En digital o en paper, es tracta d'una quantitat d'informació que requereix que algú s'encarregui de catalogar-, arxivar i protegir-segons el seu nivell d'importància per al negoci.

Justament aquest últim punt, el de el resguard de la informació, és un tema que s'ha convertit en un mal de cap per a moltes organitzacions per la qual cosa cada vegada més sorgeixen eines, protocols i procediments que procuren la seguretat a l'arxiu i la transmissió de dades sensibles en una organització.

En alguns casos es recorre a discos durs externs, mentre que en altres hi ha servidors especials per a aquests casos o plataformes d'emmagatzematge en el "núvol" com Microsoft onedrive, Google Drive o Apple iCloud.

10- Distribució de l'correu de l'empresa

Una tasca que, tot i no requerir una formació acadèmica molt elevada, sí que requereix de bona organització, responsabilitat i sentit d'urgència, és la de la distribució de la correspondència dins de l'oficina.

Un esbós d'algun disseny, la targeta de crèdit que envia el banc, les factures d'un proveïdor o la carta de resposta d'un ens governamental, són alguns dels documents que qualsevol empleat pot estar esperant i de el qual poden dependre molts altres processos dins de l'empresa.

11- Atenció a el client

Aquesta funció consisteix a atendre físicament els clients amb dubtes o queixes sobre els productes o serveis que ofereix l'empresa.

12- Impressió i còpia de documents

Consisteix en imprimir els documents que s'han de guardar físicament o en fer còpies dels que cal guardar per duplicat o lliurar als treballadors de l'empresa.

13- Entrevistes a candidats

Es tracta d'una de les tasques de el procés de selecció de personal. Poden ser portades de manera individual o grupal, és a dir, centrant-se en un sol candidat o en diversos.

14- Compra de subministraments i material d'oficina

Els materials d'oficina són imprescindibles per a l'eficiència de la mateixa. Subministraments de papereria, tinta d'impressores, embalatges o paper han d'estar sempre disponibles, de manera que hi ha d'haver algú encarregat de la seva gestió.

15- Funcions administratives

Les gestions administratives són imprescindibles perquè una empresa mantingui una estabilitat i pugui assolir l'èxit en els seus negocis. Estar a el tant de qüestions legals, paperassa i altres trames burocràtiques són algunes d'aquestes funcions.

referències

1. Audra Bianca (s / f). Office organització & planning tips. Recuperat de: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tasques d'oficina que pot i ha automatitzar. Recuperat de: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). How many hours of your life have you Wasted on work email? Try our depressing calculator. Recuperat de: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. List of Jobs Working in an Office. Recuperat de: work.chron.com.
5. What does an office assistant do. Recuperat de learn.org.
6. What exactly do people do in office jobs. Recuperat de: reddit.com.