- Elements de l'inventari de recursos humans
- dades generals
- informació personal
- informació familiar
- experiència laboral
- Dades de salut
- Habilitats i destreses
- formació acadèmica
- Acompliment laboral dins de l'empresa
- avaluació
- Com es fa?
- Conèixer a el personal
- Recollida de la informació
- entrevistes individuals
- qüestionaris
- observació directa
- Opinió d'experts
- Avaluació de la informació
- exemple
- referències
El inventari de recursos humans és un registre detallat de la informació bàsica de el personal que labora en una organització. Aquest li ofereix a l'empresa conèixer el potencial humà amb què compta, permetent així prendre decisions que permetin utilitzar efectivament aquests recursos.
En els temps actuals aquest inventari s'ha convertit en una eina molt important, ja que ofereix sistemàticament dades sobre els coneixements i les destreses dels empleats. Això es prendria com a base per a la realització de capacitacions, asensos o les possibles obertures a nous llocs de treball.
Per aquestes raons és prioritari que l'inventari de recursos humans mantingui la informació actualitzada, perquè així garanteixi que les dades contingudes siguin rellevants i útils. Dins d'una empresa el capital més important són els seus treballadors, d'ells depèn en gran mesura el seu funcionament i evolució.
Amb un bon inventari de recursos humans l'empresa potenciarà les capacitats i habilitats dels treballadors, enrumbándose amb èxit cap a l'assoliment dels seus objectius.
Elements de l'inventari de recursos humans
És convenient implementar a l'empresa un inventari de recursos humans no estandarditzat. L'ideal és dissenyar un instrument propi, que pugui llançar la informació que necessita l'empresa. Aquests són alguns dels elements que conté aquest inventari:
dades generals
Possibiliten tenir la informació individual i familiar associada a l'treballador, la qual permetrà tenir una visió global de la mateixa en aquests aspectes. Aquest element està dividit en dues seccions:
informació personal
Les dades d'aquesta secció conformen la identificació de l'treballador, com ara el número d'identificació, nom complet de l'treballador, lloc i data de naixement, edat, nacionalitat, sexe, estat civil, adreça de domicili, telèfon d'habitació i telèfon mòbil.
informació familiar
Aquesta secció inclou les dades sobre els familiars directes de treballador. Per exemple, noms complets de el pare i de la mare, edats dels pares, nom complet de l'cònjuge, edat de el cònjuge, nombre de fills, nom complet dels fills, data de naixement dels fills, edats dels fills.
experiència laboral
L'historial laboral de l'treballador és de summa importància. Amb aquesta informació es pot construir un perfil sobre el seu desenvolupament laboral.
S'han de col·locar totes les empreses on hagi treballat, començant per la més recent. Per a cada empresa s'ha d'indicar:
- Nom de l'empresa.
- Telèfon i direcció.
- Data d'ingrés i data de graduació.
- Càrrecs exercits i funcions realitzades.
- Nom i càrrec de l'últim cap immediat.
- Motiu de sortida.
Dades de salut
Consisteix d'un informe detallat i els seus precaucions on es reflecteix l'estat de salut integral de l'treballador, com ara:
- Exàmens mèdics i de laboratori realitzats en el preempleo.
- Exàmens mèdics prevacacionales i postvacacionales.
- Al·lèrgies.
- Limitacions físiques per fer algun tipus de treball.
Habilitats i destreses
Aquí es reflectiran totes les habilitats i destreses que posseeixi l'empleat, es trobin relacionades o no directament amb el càrrec que ocupa el treballador dins de l'organització. Igualment estan enumerades les seves fortaleses i debilitats.
formació acadèmica
Es refereix a tota la informació concernent a el nivell d'instrucció de l'empleat.
- Educació bàsica.
- Educació superior.
- Estudis de postgrau (especialització, mestratge, doctorat).
- Cursos i tallers realitzats.
- Domini d'idiomes estrangers.
- Altres experiències curriculars (publicació de treballs, reconeixements d'ens públics o privats).
Acompliment laboral dins de l'empresa
En aquest element s'inclouen els resultats de totes les avaluacions d'acompliment del seu exercici laboral aplicades a l'treballador en cada un dels càrrecs que hagi ocupat dins de la companyia.
avaluació
Comprèn la informació que donen les proves actitudinals, de lògica i personalitat que conformen aquestes avaluacions.
Com es fa?
Les dades poden registrar-se i emmagatzemar-se de dues formes: manual o digital. Tots dos ofereixen aspectes positius i negatius a l'inventari, i la seva utilització dependrà de la mida i característiques de l'estructura organitzativa.
L'idoni és recopilar i emmagatzemar la informació de l'inventari de recursos humans amb una combinació del millor de cadascú.
Per elaborar un inventari de recursos humans s'ha de seguir una sèrie de passos que es detallen a continuació.
Conèixer a el personal
És de summa importància conèixer a el personal. Seria ideal poder identificar quin tipus de comunicació (oral o escrita) és la fortalesa de l'treballador, ja que això ajudaria a determinar l'instrument idoni per a recopilar la informació.
Si s'aplica un qüestionari a algú que mostra dificultat per escriure o una entrevista a una persona extremadament retreta, els resultats no seran totalment fiables.
Tota la informació continguda en l'inventari de recursos humans ha d'estar acompanyada amb els suports i recaptacions corresponents que permetin avalar aquesta informació.
L'entrevista prèvia a l'aplicació de l'instrument és clau per crear un ambient còmode on pugui desenvolupar-se l'activitat i, a el mateix temps, obtenir la informació que permeti escollir l'instrument per recollir la informació requerida.
Recollida de la informació
Per recopilar les dades es poden utilitzar els instruments:
entrevistes individuals
Consisteix en demanar informació utilitzant preguntes ja estructurades. Aquí s'estableix una comunicació directa amb l'empleat, la qual cosa pot aprofitar-se per observar altres aspectes de l'treballador, incloent el llenguatge no verbal.
qüestionaris
Són un conjunt de preguntes orientades a obtenir les dades que es requereixen per realitzar l'inventari de recursos humans.
En aquest cas en particular els qüestionaris de tipus obert s'ajusten més que els de tipus tancat o selecció múltiple, ja que el treballador podrà respondre així lliurement a les preguntes.
observació directa
Aquesta tècnica és de gran utilitat ja que permet veure la conducta d'treballador davant situacions quotidianes de la feina, i poden identificar-se aspectes com ara el maneig de conflictes, tipus de comunicació que utilitza, lideratge i valors.
Opinió d'experts
Un fidel exemple d'aquest tipus d'observació engloba les avaluacions realitzades a l'treballador sobre el seu acompliment en el càrrec. En aquestes el judici que hagi realitzat l'expert constitueix una base important davant de possibles promocions internes.
Avaluació de la informació
Les dades que es troben en l'inventari són de gran valor a l'hora de fer una avaluació de l'treballador.
De l'encertada interpretació d'aquests poden obtenir dades que reflecteixin tant la necessitat de capacitació de l'empleat com la idea per excel·lents estratègies de desenvolupament de l'empresa.
exemple
A continuació exemples de formularis i sistemes automatitzats que són necessaris per a conformar l'inventari de recursos humans.
referències
- Mbaskool (2018). Human resource inventory. Pres de: mbaskool.com.
- Wisenepali (2018). Importance of Human Resource Information System, HR Inventory. Pres de: wisenepali.com.
- Management innovations (2008). HR: Recruitments Basics. Pres de: managementinnovations.wordpress.com.
- Society of human resource management (2016). Strategic Planning: How can a skills inventory be used for strategic HR planning? Pres de: shrm.org
- Joseph MacCafferty (2005). A human inventory. Pres de: cfo.com.