- funcions
- Realització dels processos de gestió
- Contractació de personal
- Salvaguarda dels actius
- relacions públiques
- Establir seqüències de treball
- Compra d'actius fixos
- Disseny i control de formes
- Compra de papereria i articles d'oficina
- Processos de gestió administrativa
- planejament
- organització
- Direcció o execució
- control
- referències
La gestió administrativa és el conjunt de formes, accions i mecanismes que permeten utilitzar els recursos humans, materials i financers d'una empresa, per tal d'assolir l'objectiu proposat. Es basa en quatre principis fonamentals; l'ordre és el primer, segons cada treballador ha d'ocupar el lloc per al qual està capacitat.
La manca d'ordre comporta a un treball menys eficient i a l'ús incorrecte dels recursos. El segon principi és la disciplina; dins de la gestió administrativa la disciplina és un aspecte important, ja que les normes i regles han de ser complertes i respectades per tots.
El tercer principi és la unitat de comandament. L'empleat ha de saber a qui reporta la seva feina i de qui rebrà ordres, per evitar missatges erronis que perjudiquin la qualitat de la feina. Finalment, fomentar i valorar la iniciativa en el personal és crucial per motivar; això repercutirà positivament en l'ambient de treball i en l'assoliment de metes.
La gestió administrativa és primordial per a l'organització, ja que conforma les bases sobre les quals es van a executar les tasques pròpies de el grup, conformant a més una xarxa orientada a complir els objectius empresarials.
funcions
Realització dels processos de gestió
Els processos de gestió han de realitzar-se adequadament perquè es dugui a terme l'exercici efectiu en cadascuna de les funcions administratives.
Aquests han d'incloure la planificació, organització, direcció i control, girant tots amb base en el compliment dels objectius.
Contractació de personal
Es refereix a la selecció, capacitació, col·locació i remuneració al personal. L'assoliment dels objectius de l'organització depèn de poder comptar amb el personal adequat, per la qual cosa s'ha de mantenir l'interès de cobrir les necessitats dels empleats i, alhora, ser lleials a l'organització.
Salvaguarda dels actius
Els actius d'una organització han d'estar protegits contra l'ús indegut, pèrdua o dany causat per robatori, incendi o qualsevol altre mitjà.
Per això cal mantenir un registre adequat per a cada tipus d'actiu, responsabilitzant a el personal del seu correcte ús i salvaguarda.
relacions públiques
Una de les funcions importants de la gestió administrativa és l'establiment i manteniment de diverses línies de comunicació entre l'organització i el seu públic relacionat (clients, accionistes, empleats, proveïdors, consumidors).
Establir seqüències de treball
Per a un exercici estable i sense interrupcions de la feina administrativa, s'han de desenvolupar sistemes i procediments de rutines definides. Això és motivat a el caràcter d'interdependència i interrelació entre les tasques específiques de cada departament.
Compra d'actius fixos
En cada departament hi ha una necessitat d'actius fixos adequats per tenir un rendiment eficient i econòmic de la feina allà realitzat. Per tant, s'ha de seguir un procediment estàndard en la selecció i compra de cada tipus d'actiu fix requerit.
Un aspecte important és realitzar una detecció i avaluació de la necessitat real de l'actiu, evitant així despeses innecessàries que repercuteixin en les finances de l'empresa.
Disseny i control de formes
Atès que el treball administratiu té característiques particulars, s'han de dissenyar els formularis utilitzats per tal de proporcionar la informació requerida de manera adequada.
És deure de l'administració dissenyar aquests formularis i tractar d'estandarditzar el seu ús, per tal de reduir costos.
Compra de papereria i articles d'oficina
Aquests articles han de cobrir les necessitats dels usuaris, ja que repercutiran en l'execució sistemàtica i ràpida de la feina que es fa.
Per tant, és important vetllar per l'estandardització, selecció i compra d'aquests inputs, així com la seva distribució a altres departaments, quan sigui necessari
Processos de gestió administrativa
planejament
Planificar és la pedra angular d'aquest procés, ja que d'aquesta es derivaran les subsegüents accions a seguir. Per realitzar un procés eficient cal considerar el següent:
- Comptar amb objectius clars.
- Estudiar l'ambient sota el qual es realitzarà el treball.
- Identificar i assignar les tasques que ajudaran a assolir els objectius.
- Realitzar un pla integral d'èxits, on es destaquin els elements creatius que ajudin a exercir eficaçment el treball.
- Determinar les polítiques, mètodes i procediments requerits per a l'exercici de la tasca.
- Crear sistemes d'alerta que permetin anticipar accions davant de problemes futurs.
- Actualitzar constantment els plans, considerant els resultats dels controls exercits sobre els mateixos.
organització
Per assolir l'èxit s'han de coordinar tots els recursos humans, financers i materials que estiguin relacionats amb el treball que es va a realitzar.
Això implica l'establiment d'un conjunt de regles i assignacions de tasques que han de seguir rigorosament les persones que estiguin involucrades. Algunes d'aquestes activitats són:
- Dividir el treball considerant les unitats d'operació.
- Agrupar les tasques pels llocs de treball.
- Estructurar les unitats operatives amb criteris de manejabilitat i afinitat de la tasca.
- Seleccionar el personal que tingui les aptituds requerides per a determinat lloc de treball.
- Establir ajustos en les activitats executades, amb base en el que llancin els resultats de control de les mateixes.
Direcció o execució
Per complir amb les estratègies planificades i organitzades cal prendre les accions que les iniciïn i els donin continuïtat.
Entre aquestes mesures hi ha les de dirigir l'activitat i propiciar el desenvolupament de l'empleat en el laboral i personal, perquè així aquesta motivació es tradueixi en l'assoliment eficient de l'objectiu. Aquestes estratègies poden ser:
- Guiar i incentivar el grup perquè assoleixin l'objectiu.
- Establir una comunicació directa, oberta i transparent amb cadascun dels involucrats, directament o indirectament, a la feina.
- Desenvolupar les potencialitats de cada membre.
- Crear incentius per als empleats que es destaquin en determinats criteris pre-establerts, com la creativitat, rapidesa en la culminació, entre d'altres.
- Establir mecanismes d'avaluació constant del procés d'execució, per tal de rectificar accions en cas de ser requerit.
control
És important implantar estratègies per comprovar que el planificat, organitzat i executat estigui progressant de manera satisfactòria i efectiva cap a l'abast de l'objectiu.
Això permetrà prendre decisions de substitució d'activitats o de reorientació de l'procés, que permetin optimitzar-lo. Aquestes podrien ser algunes de les accions a seguir:
- Establir comparacions dels resultats amb els plans generals de l'empresa.
- Avaluar el producte de la tasca, prenent com a base els estàndards d'acompliment de la mateixa.
- Fer públics els mitjans a ser utilitzats en els mesuraments.
- Comunicar els suggeriments a el personal responsable, per així poder corregir les accions que siguin necessàries.
referències
- Money Matters (2018). Administrative Management Functions of Modern Office. Account Learning. Pres de: accountlearning.com.
- La meva MBA Guide (2018). Administrative or Management Functions of an Office. Pres de: mymbaguide.com.
- Managers-Net (2018). Administrative management. Pres de: managers-net.com.
- ABCM (2018). Learn the importance of administrative management to business. Pres de: myabcm.com.
- Van Vliet (2011). Five Functions of Management (Fayol). Toolshero. Pres de: toolshero.com.