FUNCIONS ADMINISTRATIVES D'UNA EMPRESA: IMPORTÀNCIA I EXEMPLES - DUDAS - 2025

Les funcions administratives són aquells deures o activitats que tot gerent d'utilitzar per aconseguir resultats excel·lents a curt ia llarg termini en una empresa. Aquestes funcions tenen un caràcter universal, per la qual cosa tot gerent les pot implementar en el seu respectiu treball.

Els administradors, en termes generals, participen en un conjunt comú de funcions per complir amb els objectius de l'empresa. Aquestes funcions administratives van ser descrites per Henri Fayol en el seu llibre "Administració Industrial i General" en 1916.

Font: pixabay.com

L'administració, coneguda també com a administració d'empreses, és la gestió d'una oficina, companyia o organització. Implica l'organització eficient de persones, informació i altres recursos per assolir els objectius de l'empresa.

La informació és clau per a les operacions de l'negoci, i les persones són els recursos que fan ús de la informació per afegir valor a una companyia. Això vol dir que les empreses tindran dificultats si no tenen algun tipus de gestió administrativa.

procés administratiu

Quan el procés administratiu s'implanta de manera sistemàtica, es generen resultats propicis a la gestió de les companyies. Aquest procés considera que l'administració és la que executa certes activitats anomenades funcions administratives: planificació, organització, coordinació, direcció i control.

Es valora com un procés perquè no es pot fer una organització si no ha estat establerta una planificació, no es pot coordinar si no s'ha planificat i organitzat anteriorment, i així successivament, fins arribar que no es pugui controlar si no s'ha planificat, organitzat, coordinat i dirigit les activitats.

Les 5 funcions administratives en una empresa

Aquestes funcions tenen com a finalitat indicar en quins camps es va a laborar i on s'aplicaran els esforços, a més de resoldre el problema sobre com fer les tasques en cadascuna d'aquestes àrees per assolir els objectius predefinits

Aquestes funcions comprenen parts vitals de l'estructura d'una companyia, ajudant a l'organització a administrar els recursos i persones de manera eficient.

planificació

Vol dir poder decidir de forma anticipada què fer, quan i com fer-ho, a més de qui ha de fer-ho. Mapa l'camí des d'on està l'empresa, cap a on vol estar.

La funció de planificació implica establir objectius i organitzar-los en ordre lògic. A més, fixar les estratègies a seguir per assolir-los. L'administració participa tant en la planificació a curt com a llarg termini.

En la planificació ha de regir la unitat i ha de ser precisa, a més de ser en certa manera flexible i contínua. Cal tenir en compte experiències anteriors, per així evitar qualsevol problema presentat amb anterioritat.

organització

Implica identificar les responsabilitats a realitzar, agrupar les responsabilitats en departaments o divisions i especificar les relacions organitzacionals.

El propòsit és aconseguir esforços coordinats entre tots els elements de l'organització. L'organització ha de tenir en compte la delegació d'autoritat i responsabilitat i l'abast de l'control dins de les unitats de supervisió.

Resulta essencial una bona organització de la feina, perquè així es podran ordenar les activitats a realitzar perquè l'estructura de la companyia sigui sòlida.

coordinació

Es refereix a vincular els procediments amb les tasques que es realitzen en la companyia per així poder-los complementar i que ajudin en la tasca de cada un dels treballadors.

El seu objectiu és consolidar tot el que s'efectua per així poder complir amb les metes i objectius generals proposats per la companyia.

direcció

És conduir a les persones d'una manera que assoleixin els objectius de l'empresa. Això implica una assignació adequada dels recursos i oferir un suport efectiu.

La direcció requereix habilitats interpersonals excepcionals i la capacitat de motivar les persones. S'ha de trobar l'equilibri correcte entre l'èmfasi en les necessitats de personal i l'èmfasi en la producció econòmica.

Ha de ser realitzada per un gerent, perquè així els empleats puguin fer les accions plantejades i aconsegueixin les fites previstes.

control

És la funció que avalua la qualitat en totes les àrees i detecta desviacions potencials o reals en el pla de l'organització.

Això garanteix un exercici d'alta qualitat i resultats satisfactoris, alhora que manté un control ordenat i sense problemes de l'ambient, que inclou informació per mesurar la gestió de l'rendiment i la implantació d'accions correctives.

Inspecciona i avalua que les tasques que s'han d'executar en la companyia es realitzin correctament. A més, s'ha d'estar pendent de corregir els errors generats, així com que hi hagi alguna desviació dels objectius.

importància

Mantenir les finances saludables

Si no es controla la despesa, es redueix el malbaratament i es té confiança en les dades, és impossible mantenir les finances en bon estat. Si s'organitzen totes les àrees de l'empresa, incloent-hi el departament de finances, és molt més fàcil administrar el flux de caixa.

Establir la freqüència i els mètodes per mantenir aquest control és molt útil. També s'ha de centralitzar la informació per evitar duplicacions i errors a l'enviar-la a altres ubicacions.

És per això que es necessita substituir diversos fulls de càlcul per un sol sistema fiable que sigui actualitzat per un petit nombre de persones.

Augmentar la productivitat

És possible identificar quins equips fan millor certes tasques i deixar que es concentrin en els punts forts. Identificar els errors de l'procés i corregir-los donarà com a resultat una metodologia més eficient que perdrà menys temps i també menys recursos.

A l'identificar i corregir errors, és possible produir més en menys temps i usar menys recursos en el procés, el que garantirà millors resultats.

Ajudar a complir objectius

La gestió administrativa fa que es puguin assolir els resultats requerits. Això es deu al fet que es concentra en la implantació de processos més efectius, que certifiquin que s'assoleixin els objectius.

Generar satisfacció dels clients

Els processos més eficients es reflecteixen en la qualitat i en els terminis, donant com a resultat que els clients satisfacin les seves necessitats. La relació amb els clients pot ser més estreta, ajudant a comprendre millor les seves necessitats, per així oferir productes i serveis que els satisfacin.

Promoure decisions basades en dades

Les decisions es prenen en funció dels resultats. És a dir, si s'està monitoritzant tot el que està succeint, quedarà registrat en dades. D'acord amb aquestes dades, es podran prendre decisions més precises, analitzar escenaris passats i actuals, per planificar el futur.

exemples

funció comercial

És la funció que vincula la companyia amb l'entorn extern. S'encarrega de totes les activitats requerides perquè els béns i serveis produïts es facin arribar a la clientela.

Mitjançant una anàlisi de mercat, es busca establir quin producte o servei es requereix produir, a quines persones es desitja dirigir, com es va a promocionar, on serà la seva comercialització, quin serà el seu preu, etc.

Aquesta activitat buscarà que el client se senti satisfet pel producte o servei que ofereix i no per qualsevol altre que les altres empreses hagin col·locat en el mercat.

Comptabilitat

Porta el control dels recursos que posseeixen les empreses, per així poder administrar-los de manera eficient. Primer es requereix que s'estableixi el procés comptable, efectuant les etapes d'automatització, valoració i registre.

A més, informa per mitjà dels estats financers sobre les operacions executades per l'empresa. Ha de mostrar quins són els recursos i quant és la suma dels deutes, productes, despeses i patrimoni, realitzant també una avaluació sobre l'acompliment de la companyia.

La informació oferta per la comptabilitat d'una companyia és cabdal per poder realitzar la presa de decisions tant dels propietaris com dels gerents.

Finances

Planifica els recursos econòmics de tal manera que la seva aplicació es faci de la manera més òptima possible. A més, investiga sobre les fonts de finançament per captar recursos quan l'empresa requereixi dels mateixos.

Busca reduir la incertesa sobre la inversió, per tal d'aconseguir la màxima rendibilitat d'una empresa o utilitat per acció.

higiene

Es defineix com l'activitat que s'aplica per protegir la integritat física dels empleats i evitar accidents futurs. Controla i prevé els riscos ambientals per a l'ésser humà en l'empresa, que poguessin produir malalties.

S'encarrega de minimitzar els riscos existents per als treballadors i per als equips de treball en la seva relació mútua.

referències

1. Ecourses Online (2020). Functions of administration. Pres de: ecoursesonline.iasri.res.in.
2. Reference (2020). What Is an Administration Function? Pres de: reference.com.
3. Institute of Administrative Management (2020). Administrative Management. Pres de: instam.org.
4. Enciclopèdia Econòmica (2020). Funcions administratives. Pres de: enciclopediaeconomica.com.
5. Sabino Ayala Villegas (2006). El procés administratiu i les seves funcions bàsiques. Pres de: gestiopolis.com.
6. La meva ABCM (2020). Learn the importance of administrative management to business. Pres de: myabcm.com.