- Característiques
- Actuar com a assessors de confiança de l'alta direcció
- Impulsar la innovació dels proveïdors
- Proporcionar coneixements sobre dades clau de l'proveïdor
- Manejar i suavitzar el risc de la cadena de subministrament
- Promoure la dotació de personal àgil i el desenvolupament de talent
- funcions
- Obtenció de materials
- avaluar preus
- Preaprobación de proveïdors
- Seguiment de les comandes
- Treball d'oficina
- Compliment de polítiques
- importància
- Obtenir costos més baixos
- Prevenir la insuficiència de materials
- Millorar la qualitat
- Gestionar les relacions
- Cercar la innovació
- referències
El departament de compres és la secció d'una empresa responsable de totes les activitats per a l'adquisició de les matèries primeres, peces de recanvi, serveis, etc., segons siguin requerides per l'organització. Brinda un servei que és la columna vertebral de moltes organitzacions industrials, minoristes i militars.
S'assegura que els subministraments necessaris per operar el negoci siguin ordenats i mantinguts en inventari. Aquest departament està en el centre d'una gestió reeixida de la cadena de subministrament, i és responsable de minimitzar el cost dels productes ordenats, controlar els nivells d'inventari i establir relacions sòlides amb els proveïdors.
Un bon departament de compres exigirà qualitat als proveïdors i farà seguiment a les ordres de l'inici a la recepció. Ajuda a altres departaments a identificar necessitats, administrar el procés de requisició i obtenir preus competitius. Solen actuar com a controladors per garantir el compliment dels pressupostos.
Característiques
Actuar com a assessors de confiança de l'alta direcció
El departament de compres s'involucra en la planificació corporativa i el pressupost a un alt nivell. Això fa possible dissenyar costos d'enginyeria inversa i explorar alternatives potencialment menys costoses i / o de major qualitat.
Impulsar la innovació dels proveïdors
Més que només exigir el preu més baix, el departament de compres treballa amb els proveïdors per reduir el cost subjacent dels seus productes i serveis.
Estan íntimament involucrats amb «el cicle de vida de la innovació», des de la idea inicial fins a la fabricació i la millora contínua.
Proporcionar coneixements sobre dades clau de l'proveïdor
Les empreses poden recórrer a aquesta informació per crear anàlisis predictives, brindant una visió més profunda dels mercats.
Manejar i suavitzar el risc de la cadena de subministrament
Les crisis econòmiques han ensenyat el valor d'estar pendents sobre l'estabilitat dels proveïdors. El departament de compres té una visió molt més nítida d'aquesta àrea que qualsevol altra part de l'organització.
Promoure la dotació de personal àgil i el desenvolupament de talent
Cal creuar els límits funcionals i geogràfics per trobar els candidats adequats a el departament de compres.
En alguns casos, la resposta està en la contractació externa o l'ús d'organitzacions de serveis compartits.
funcions
Obtenció de materials
Per a una empresa manufacturera això podria incloure matèries primeres, però també podria incloure eines, maquinàries o fins i tot els subministraments necessaris d'oficina per a l'equip de vendes i les secretàries.
En un negoci minorista, el departament de compres s'ha d'assegurar que hi hagi sempre en els prestatges o en els magatzems suficients productes per mantenir la botiga ben proveïda.
És especialment important mantenir el magatzem d'inventari a un nivell raonable. Invertir en excés grans sumes de diners en inventari podria generar problemes d'estoc i una manca de capital per a un altre tipus de despeses, com a investigació i desenvolupament, o publicitat.
avaluar preus
Un departament de compres s'encarrega d'avaluar contínuament si està rebent els materials a el millor preu possible, per així maximitzar la rendibilitat.
Necessita comparar els preus, per així poder trobar els millors proveïdors amb els preus més sensats per a les ordres de la mida específic de l'empresa.
El departament de compres pot comunicar-se amb proveïdors alterns, negociar preus millors per a comandes de més volum o esbrinar la possibilitat d'obtenir productes amb un preu menor d'altres fonts variades.
Preaprobación de proveïdors
El departament de compres avalua als proveïdors en termes de preu, qualitat, opinions dels clients i temps per completar les comandes, produint una llista de proveïdors aprovats.
Seguiment de les comandes
Les comandes es documenten amb els formularis d'ordres de compra. Aquests especifiquen informació important sobre els materials ordenats, així com la quantitat sol·licitada.
Aquests formularis s'utilitzen per garantir que es rebin els productes demanats i per rastrejar el temps que triguen les comandes en completar-se.
Treball d'oficina
El departament de compres fa servir tota la documentació relacionada amb la compra i lliurament dels materials.
Això representa treballar en estreta col·laboració amb el departament de comptabilitat, de tal manera de garantir que hi hagi prou diners per comprar els articles, que l'efectiu flueixi sense problemes i que es realitzin a temps tots els pagaments.
Compliment de polítiques
Abans d'efectuar una compra, el departament de compres s'ha d'assegurar de complir amb les formalitats procedents per a l'adquisició i l'aprovació de l'pressupost, i ha d'assegurar que els materials són comprats seguint la política general de l'organització.
importància
Obtenir costos més baixos
El departament de compres juga un paper important en la maximització dels guanys de l'negoci. Compara els preus i negocia amb els proveïdors perquè l'empresa obtingui el millor preu possible en els productes necessaris.
També pot brindar estalvis aprofitant les garanties i descomptes que generalment obliden els que no són especialistes.
Ajuda a estalviar, lliurant una millor transparència en la despesa de l'empresa. Això permetrà negociar millors contractes i alliberar el flux d'efectiu.
Prevenir la insuficiència de materials
El departament de compres ha d'identificar quins productes són crítics per a l'empresa i prendre les mesures apropiades per protegir la seva cadena de subministrament.
Per garantir que la insuficiència de materials no afecti la productivitat, el departament de compres utilitza tècniques com el proveïment múltiple.
Tenir múltiples fonts significa utilitzar diversos proveïdors que ofereixin els mateixos productes. Si hi ha un problema amb un proveïdor, es poden augmentar les comandes a un altre per així compensar la falla.
Millorar la qualitat
El departament de compres ajuda a millorar la qualitat mitjançant l'establiment de metes de rendiment. Després fa un seguiment de l'rendiment real pel que fa a aquestes metes.
És crític mesurar les característiques de qualitat utilitzant indicadors per atributs, com ara la durabilitat, l'aparença del producte o la puntualitat del lliurament.
Es treballa estretament amb els proveïdors per desenvolupar els seus processos i ajudar-los a millorar la qualitat.
Gestionar les relacions
El repte de l'departament de compres és fer que el proveïdor s'interessi en treballar amb l'empresa. Fer que el proveïdor inverteixi en una relació a llarg termini.
El departament també ha de gestionar les relacions dins de l'empresa. Ha de treballar amb les parts interessades internes, com mercadeig, finances, logística i distribució, per garantir que tots estiguin alineats.
Cercar la innovació
A causa de que el departament de compres està sempre en contacte amb una varietat de negocis externs, es troba en una posició ideal per adquirir productes innovadors que poden proporcionar un avantatge competitiu a l'negoci pel que fa a preu, qualitat o conveniència.
referències
- Alexis Writing (2018). What Are the Functions of a Purchasing Department in an Organization? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
- WikiLingue the free encyclopedia (2018). Purchasing management. Pres de: en.wikipedia.org.
- Kaylee Finn (2018). Rols of a Purchasing Department in Business. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 ways the Purchasing department can improve your business. Pres de: bdc.ca.
- Robert Bowman (2014). The Five Traits of 'World-Class' Procurement Organizations. Forbes. Pres de: forbes.com.