- Elements de el control intern comptable
- Separació de tasques
- Controls d'accés
- auditories físiques
- documentació estandarditzada
- Balanços de prova
- conciliacions periòdiques
- Autoritat per a aprovació
- objectius
- Salvaguardar els actius de l'empresa
- Garantir la fiabilitat i integritat de la informació financera
- Garantir el compliment de les lleis
- Promoure operacions eficients i efectives
- Compliment de metes i objectius
- exemple
- referències
El control intern comptable abasta els mètodes implementats per una empresa per garantir la integritat de la informació financera i comptable, complir els objectius operatius i de rendibilitat, i transmetre les polítiques de gestió en tota l'organització. Aquests se superposen als procediments operatius normals d'una companyia.
Aquesta superposició respon a la intenció de protegir els actius, minimitzar errors i garantir que les operacions es realitzin de manera aprovada. No hi ha sistemes de controls interns idèntics, però moltes filosofies de controls pel que fa a integritat financera i pràctiques comptables s'han convertit en pràctiques estàndard de gestió.
El control intern té un preu, que és que les activitats de control amb freqüència frenen el flux natural dels processos d'una empresa, el que pot reduir la seva eficiència general. Un concepte clau és que fins i tot el sistema més complet de control intern no eliminarà completament el risc de frau o error.
Sempre hi haurà alguns incidents, majoritàriament per circumstàncies imprevistes o un esforç excessivament determinat d'algú que vol cometre frau.
Elements de el control intern comptable
Separació de tasques
La separació de funcions implica dividir la responsabilitat de la comptabilitat, els dipòsits, la presentació d'informes i l'auditoria. Els deures addicionals estan separats, hi ha menys possibilitats que un sol empleat cometi actes fraudulents.
Per a les petites empreses amb només uns pocs empleats de comptabilitat, compartir responsabilitats entre dues o més persones, o requerir que tasques crítiques siguin revisades per companys de treball pot servir per al mateix propòsit.
Controls d'accés
Controlar l'accés a diferents parts d'un sistema de comptabilitat a través de contrasenyes, bloquejos i registres d'accés electrònic pot mantenir fora de el sistema als usuaris no autoritzats, alhora que proporciona una forma d'auditar l'ús de sistema per identificar la font d'errors o discrepàncies.
auditories físiques
Les auditories físiques inclouen el recompte manual de l'efectiu i de qualsevol actiu físic registrat en el sistema de comptabilitat; per exemple, inventaris, materials i eines.
El recompte físic pot revelar discrepàncies bé ocultes en els saldos dels comptes, que són passades per alt en els registres electrònics.
El recompte d'efectiu en els punts de venda pot fer-se diàriament o fins i tot diverses vegades per dia. Els projectes més grans, com el recompte manual de l'inventari, s'han de fer amb menys freqüència, potser trimestralment.
documentació estandarditzada
L'estandardització dels documents utilitzats per a les transaccions financeres -com factures, requisicions internes de materials, rebuts d'inventari i informes de despeses de viatge- pot ajudar a mantenir la consistència en el manteniment de registres al llarg de el temps.
L'ús de formats estàndard de documents pot facilitar la revisió de registres de l'passat a l'buscar l'origen d'alguna discrepància en el sistema. La manca d'estandardització pot fer que els elements siguin passats per alt o malinterpretats en aquesta revisió.
Balanços de prova
L'ús d'un sistema de comptabilitat de doble entrada afegeix fiabilitat a l'garantir que els llibres estiguin sempre equilibrats. Així i tot, és possible que els errors facin que el sistema es surti de balanç en un moment donat.
El càlcul de balanços de prova diaris o setmanals pot proporcionar informació periòdica sobre l'estat de el sistema. Això permet descobrir i investigar les discrepàncies al més aviat possible.
conciliacions periòdiques
Les conciliacions comptables poden garantir que els saldos de el sistema de comptabilitat coincideixin amb els saldos dels comptes d'altres entitats, com bancs, proveïdors i clients a crèdit.
Per exemple, una conciliació bancària implica comparar els saldos d'efectiu i els registres de dipòsits i rebuts entre el sistema de comptabilitat i els estats de compte bancaris.
Les diferències entre aquests tipus de comptes complementàries poden revelar errors o discrepàncies en les pròpies comptes. També poden demostrar que els errors puguin originar-se en les altres entitats.
Autoritat per a aprovació
Exigir que gerents específics autoritzin certs tipus de transaccions pot afegir una capa de responsabilitat als registres comptables. Així es demostra que les transaccions han estat vistes, analitzades i aprovades per les autoritats corresponents.
Exigir una aprovació per a poder realitzar grans despeses i pagaments evita que empleats sense escrúpols s'executin grans transaccions fraudulentes amb els fons de la companyia.
objectius
Salvaguardar els actius de l'empresa
Els controls interns ben dissenyats protegeixen els actius de pèrdues. La pèrdua podria ser una pèrdua accidental, que es produeix a partir d'errors honestos comesos per les persones. També podria ser una pèrdua intencional, que resulta d'activitats fraudulentes intencionals.
Garantir la fiabilitat i integritat de la informació financera
Els controls interns garanteixen que la gerència compti amb informació precisa, oportuna i completa -inclosos els registres contables- per planificar, controlar i reportar les operacions de l'negoci.
Garantir el compliment de les lleis
Els controls interns ajuden a garantir que l'empresa compleixi les nombroses lleis i reglamentacions nacionals, estatals i locals que afecten les operacions de l'negoci.
Promoure operacions eficients i efectives
Els controls interns brinden un entorn en el qual els gerents i el personal poden maximitzar l'eficiència i efectivitat de les operacions.
Compliment de metes i objectius
El sistema de controls interns proporciona un mecanisme perquè la gerència supervisi l'assoliment de metes i objectius operacionals.
exemple
Els actius líquids sempre necessiten més protecció que els actius no líquids, perquè són més fàcils de robar; per exemple, prendre diners en efectiu.
L'efectiu és l'actiu més líquid i pot ser fàcilment robat per qualsevol empleat que ho manegi. Per protegir l'efectiu de l'empresa és que s'implementen controls interns especials.
El control intern de separació de deures s'usa sovint amb els diners en efectiu. Aquest control requereix que la persona que rep l'efectiu de el client i la persona que registra el rebut d'efectiu en el sistema comptable mai siguin el mateix empleat.
De fet, alguns sistemes de control intern van un pas més enllà i requereixen que un empleat coure l'efectiu, un altre el dipositi al banc i un altre diferent el registri en el sistema comptable.
A l'segmentar els deures de cada empleat, cap persona pot per si sola cobrar l'efectiu, dipositar i registrar la venda a la comptabilitat. Això prevé el frau, perquè així una persona no pot embutxacar part de l'efectiu cobrat i registrar una suma menor de el rebut d'efectiu en el sistema comptable.
referències
- Steven Bragg (2018). Internal control. Accounting Tools. Pres de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Internal Controls. Pres de: investopedia.com.
- Rebekiah Hill (2018). Internal Controls in Accounting: Definition, Types & Examples. Study. Pres de: study.com.
- University of Washington (2018). Internal Controls. Pres de: finance.uw.edu.
- David Ingram (2018). What Are the Seven Internal Control Procedures in Accounting? Smallbusiness - Chron. Pres de: smallbusiness.chron.com.
- La meva Accounting Course (2018). What are Internal Controls? Pres de: myaccountingcourse.com.