- Planificació i control
- Sistemes de control administratiu
- Eina de l'negoci
- components
- dificultats
- objectius
- Detecció d'errors
- Evidenciar que tot funcioni correctament
- Actuar quan sigui necessari
- Comunicar-se i motivar els treballadors
- Implementar mesures preventives
- avantatges
- Ajuda a la descentralització
- Ajuda a la coordinació
- Simplifica la supervisió
- Augmenta la motivació
- desavantatges
- Dificultat per establir estàndards quantitatius
- No hi ha control sobre els factors externs
- Resistència dels empleats
- assumpte costós
- importància
- Verificació de polítiques
- responsabilitat gerencial
- motivador
- eficiència
- exemples
- Control de requeriments
- controls financers
- Control de l'rendiment
- Supervisió
- Control de Canvi
- Controls de seguretat
- Controls de compliment
- benchmarking
- millorament continu
- Control de qualitat
- Garantia de qualitat
- automatització
- Control de dades
- Control d'inventari
- Control d'actius
- referències
El control administratiu està definit com el procés mitjançant el qual els gerents influeixen en altres membres de l'organització per implementar estratègies. S'executa basant-se en la informació rebuda pels gerents.
S'ocupa de la coordinació, l'assignació de recursos, la motivació i el mesurament de l'acompliment. La pràctica de l'control de gestió i el disseny de sistemes de control de gestió es basa en una sèrie de disciplines acadèmiques.
Font: pixabay.com
El control administratiu implica un mesurament extensa. Per tant, està relacionat i requereix contribució de la comptabilitat, especialment de la comptabilitat de gestió. En segon lloc, implica decisions d'assignació de recursos. Per tant, està relacionat i requereix contribució de l'economia, especialment de l'economia gerencial.
En tercer lloc, implica comunicació i motivació laboral. Això vol dir que està relacionat i requereix contribució de la psicologia social, especialment de l'comportament organitzacional.
Els controls deficients dins d'una empresa plantegen amenaces importants, com l'ús ineficient de recursos, errors de processament, reducció de la rendibilitat, manca de compliment normatiu i robatori o malversació d'actius per part dels empleats.
Planificació i control
Hi ha un vincle estret entre la planificació i el control. La planificació és un procés mitjançant el qual s'estableixen els objectius d'una organització i els mètodes per assolir els objectius. El control és un procés que mesura i dirigeix l'exercici real contra els objectius planificats de l'organització.
Una vegada que s'estableixen les estratègies i es fan els plans, la tasca principal de la gerència és prendre mesures per garantir que aquests plans es duguin a terme o, si les condicions ho requereixen, que els plans es modifiquin.
El control administratiu és una de les funcions gerencials, com ho és la planificació, organització, supervisió i direcció.
És una funció important, perquè ajuda a verificar els errors i prendre les mesures correctives per minimitzar la desviació dels estàndards i assolir els objectius establerts de l'organització de la manera desitjada.
El control administratiu es pot definir com la funció de sistema que ajusta les operacions segons sigui necessari per aconseguir el pla, o per mantenir les variacions dels objectius de sistema dins dels límits permesos.
Sistemes de control administratiu
Són sistemes que recopilen i utilitzen informació per avaluar l'acompliment dels diferents recursos empresarials, com els humans, físics, financers i de l'organització en general, com a resultat de les estratègies gerencials perseguides.
Per tant, són el conjunt de procediments formals necessaris per a l'eficiència administrativa i econòmica. Els gerents l'utilitzen per mantenir o alterar estàndards en les activitats de l'organització.
A l'ésser una part integral de tot el sistema de control d'una empresa, el seu objectiu és garantir la completa i oportuna implementació dels plans i polítiques de la gerència.
Poden incloure des de la forma en què se sol·liciten els subministraments fins a la manera en què es programa l'ús dels actius, s'assignen els treballs, o s'administra l'inventari.
Un sistema de control administratiu és la manera en què els gerents poden documentar les seves estratègies o polítiques organitzacionals. Igualment, és una forma d'avaluar l'acompliment dels processos corporatius interns, comparant-los amb els objectius i polítiques declarats.
Eina de l'negoci
El sistema de control administratiu és una eina de l'negoci que pot donar una indicació sobre què tan bé s'està exercint una organització d'acord amb els seus objectius.
No obstant això, els controls administratius són només una de les eines que els gerents utilitzen per implementar les estratègies desitjades.
Les estratègies s'implementen no només a través dels controls administratius, sinó també amb l'estructura organitzativa, la gestió de recursos humans i la cultura organitzacional.
components
El sistema de control administratiu és una eina per ajudar a la gerència a dirigir una organització cap als seus objectius estratègics i el seu avantatge competitiu. Generalment s'entén que té tres components:
- Establiment d'estàndards.
- Mesura de l'acompliment real contra aquests estàndards.
- Presa de mesures correctives davant les desviacions de les normes i plans.
dificultats
Hi ha dues dificultats comuns que envolten als sistemes de control administratius a les empreses.
- Poder reconèixer les àrees on es necessita un major control.
- Poder reconèixer quan els controls existents són ineficients o defectuosos.
objectius
Els objectius de l'control administratiu es refereixen a la fiabilitat de la informació financera, a la retroalimentació oportuna sobre l'assoliment dels objectius operatius o estratègics, i a el compliment de les lleis i regulacions.
Detecció d'errors
Una irregularitat en l'administració de la companyia pot fer perillar la consecució dels objectius generals d'una empresa, fent que es pugui perdre terreny enfront de la competència i fins que es comprometi la supervivència pròpia.
Per tant, es fa important detectar ràpidament anormalitats. De la mateixa manera, es poden identificar diferents circuits i àrees que, tot i que no es vegin afectats per anomalies o falles greus, es podrien optimitzar pel benestar general de la companyia.
Evidenciar que tot funcioni correctament
El control administratiu comprova que tot estigui funcionant bé i que tant els objectius proposats com els nivells establerts a nivell administratiu pel que fa als guanys, vendes, seguretat, etc., es compleixin sense modificacions significatives.
D'aquesta manera, l'empresa es fa més segura, sent més sòlids els seus estàndards i processos operatius de presa de decisions.
Actuar quan sigui necessari
Detectar una situació no és de molta utilitat si no es prenen accions específiques per a canalitzar de nou una circumstància negativa, gràcies a la informació detallada i concreta donada pel control administratiu.
Comunicar-se i motivar els treballadors
El precís coneixement de l'estat de la companyia, incloent els seus errors, problemes i els aspectes correctament manejats, promou una millor comunicació amb els treballadors, motivant-los a avalar que es millorin els aspectes necessaris, o que se segueixi la línia correcta.
Implementar mesures preventives
El diagnòstic prematur de problemes concrets que són detectats pel control administratiu fa que siguin innecessàries accions correctives, a l'ésser reemplaçades per accions únicament preventives.
avantatges
La major avantatge de l'control administratiu és que crea un cicle de direcció i control per al lideratge empresarial. Es agilitza la presa de decisions a l'haver-hi menys individus involucrats.
Ajuda als gerents a mesurar l'acompliment real i com a guia cap a l'assoliment dels objectius.
Ajuda a la descentralització
La tendència moderna de les organitzacions empresarials és cap a la descentralització, que exigeix un sistema de control.
A la descentralització, l'autoritat de presa de decisions es troba dispersa en tota l'organització.
La gerència ha de mantenir el control a les seves mans per saber si l'autoritat s'està utilitzant correctament. Sense controls administratius adequats, la descentralització no pot tenir èxit.
Ajuda a la coordinació
La mida de les empreses modernes s'està incrementant. Una gran quantitat de capital i un gran nombre de persones estan emprades en elles.
Això crea el problema d'un control adequat, ja que hi ha moltes divisions que produeixen i distribueixen diferents productes. Per coordinar les seves activitats, es requereix un sistema de control.
Simplifica la supervisió
Simplifica la supervisió a l'assenyalar desviacions significatives. Manté als empleats sota control.
Un bon sistema de control detecta els punts febles molt ràpidament. Això ajuda a expandir l'abast de l'control en tots els nivells.
Augmenta la motivació
Les tècniques de control creen una atmosfera d'ordre i disciplina en l'organització, a l'trobar les desviacions i identificar els factors responsables de les mateixes.
Això augmenta la motivació dels empleats, perquè coneixen el treball pel qual se'ls considera responsables.
desavantatges
Un desavantatge d'el control administratiu és que pot descoratjar la creativitat i la innovació, a l'fer que una empresa sigui més estandarditzada i menys flexible.
Sovint, les organitzacions amb un estricte control administratiu es troben menys capaços d'adaptar-se als canvis en el mercat, la seva indústria o l'entorn legal, a l'haver limitat l'abast de possibles idees i plans
Dificultat per establir estàndards quantitatius
El control administratiu perd la seva efectivitat quan l'estàndard d'acompliment no es pot definir en termes quantitatius.
És molt difícil establir un estàndard quantitatiu per al comportament humà, el nivell d'eficiència, la satisfacció laboral, la motivació de l'empleat, etc. En aquests casos, el judici depèn de la discreció de l'gerent.
No hi ha control sobre els factors externs
Una empresa no pot controlar els factors externs, com la política governamental, els canvis tecnològics, el canvi en la moda, el canvi en la política de la competència, etc.
Resistència dels empleats
Els empleats de base poden sentir-se menyspreats i insatisfets perquè no se'ls permet presentar les seves idees. Els empleats senten que el control redueix la seva llibertat d'acció. Això pot portar a una forta rotació de personal.
Els empleats sovint es resisteixen a el control. Com a resultat, es redueix l'efectivitat de la mateixa
assumpte costós
Per instal·lar un sistema de control administratiu les organitzacions han de gastar gran quantitat de temps i diners.
Els beneficis han de ser més que el cost involucrat, llavors només el control serà efectiu, en cas contrari, donarà lloc a ineficiència.
importància
Sense el control administratiu, el procés de gestió està incomplet. A les empreses, la necessitat de control sorgeix a causa de diversos factors:
- És difícil establir estàndards d'acompliment totalment precisos en organitzacions grans. D'altra banda, un gerent necessita tot tipus d'informació oportuna, que no sempre està disponible. Es requereix control per avaluar l'exactitud de les normes.
- Als empleats se'ls confien grans sumes de diners i valuosos recursos. No obstant això, en absència de control, els empleats poden cedir a les temptacions. Un sistema de control eficient ajuda a minimitzar el comportament deshonest per part dels empleats.
- En absència de control, els empleats poden relaxar-se en el seu esforç i el seu acompliment pot caure per sota del normal.
Mitjançant el control s'assegura obtenir i utilitzar efectivament els recursos d'una organització per assolir els objectius desitjats. El control administratiu ofereix els següents beneficis:
Verificació de polítiques
Permet a la gerència verificar la qualitat dels diferents plans. Per tant, pot revelar quins plans han de ser redissenyats o quins objectius s'han de modificar.
Els canvis en l'entorn poden fer que els plans originals no siguin viables o siguin deficients. El control ajuda a revisar i actualitzar els plans.
responsabilitat gerencial
Tot i que un gerent assigni algunes activitats i delegui autoritat als seus subordinats, segueix sent responsable de l'acompliment final.
Per tant, un gerent ha de verificar l'acompliment dels seus subordinats per assegurar que estiguin utilitzant l'autoritat delegada de la forma desitjada.
El control administratiu permet als gerents complir amb les seves responsabilitats i a el mateix temps delegar autoritat.
motivador
Inspira als empleats a treballar dur i oferir un millor rendiment. Quan saben que el seu acompliment està sent valorat i els seus recompenses estan vinculades a aquesta avaluació, intentaran contribuir amb les seves millors esforços.
eficiència
El control contribueix a l'eficiència de les operacions, a l'centrar-se en l'assoliment dels objectius. Per tant, permet que els gerents detectin i corregeixin errors abans que es tornin seriosos, ajudant a minimitzar el malbaratament i les pèrdues.
exemples
Un control administratiu és qualsevol procés, pràctica, política, eina, mesurament o sistema que s'implementa per permetre que la gerència dirigeixi els recursos d'una organització. Els següents són exemples il·lustratius:
Control de requeriments
Documentar formalment els plans com requeriments i gestionar el canvi d'aquests plans.
controls financers
Controls financers com la pràctica de desenvolupar, monitoritzar i comptabilitzar un pressupost.
Control de l'rendiment
El procés d'acordar un conjunt d'objectius amb els empleats i avaluar l'acompliment en relació amb aquests objectius.
Supervisió
Seguiment de l'acompliment dels empleats per millorar així la productivitat, l'eficiència i la qualitat de la feina.
Control de Canvi
El procés d'enviar, avaluar, aprovar, prioritzar, implementar, comunicar i revisar canvis en una organització.
Controls de seguretat
Implementar salvaguardes i contramesures per així evitar riscos per a les persones, la propietat i la informació.
Controls de compliment
La implementació de processos, procediments, sistemes, controls, mesuraments i informes per complir amb les lleis, regulacions, normes i polítiques internes.
benchmarking
És el procés continu d'una avaluació comparativa dels resultats de l'empresa contra la indústria, la competència o les millors pràctiques actuals.
millorament continu
És el procés repetitiu de prendre mesures a les coses, millorar-les i tornar a mesurar-novament.
Control de qualitat
Assegurar que les sortides s'ajustin a les especificacions. Per exemple, implementar un procés per provar els productes en una línia de producció.
Garantia de qualitat
És el procés de prevenció de falles de qualitat futures. Per exemple, la pràctica d'investigar la causa arrel de totes les falles de qualitat per identificar millores.
automatització
Millora la productivitat, l'eficiència i també la qualitat a l'reemplaçar el treball amb l'automatització.
Control de dades
El control de dades en àrees com qualitat de dades, ascendència de dades, seguretat, integració i compliment.
Control d'inventari
Regular i comptabilitzar l'inventari per així evitar l'escassetat o l'excedent d'un subministrament.
Control d'actius
Control d'actius com ara instal·lacions, infraestructura, màquines, programari i propietat intel·lectual.
Per exemple, un sistema de comptabilitat d'actius implementa una separació apropiada de preocupació sobre els actius.
referències
- All Business (2019). What is an Administrative Control System and why are they so important? Pres de: allbusinessadmin.com.au.
- WikiLingue the free encyclopedia (2019). Management control system. Pres de: en.wikipedia.org.
- WikiLingue the free encyclopedia (2019). Control (management). Pres de: en.wikipedia.org.
- Kenneth A. Merchant (1982). The Control Function of Management. MIT Sloan. Pres de: sloanreview.mit.edu.
- Business Diccionari (2019). Management control. Pres de: businessdictionary.com.
- John Spacey (2015). 21 Examples of Management Control. Pres de: simplicable.com.
- MBA Knowledge Base (2019). Importance of Management Control in an Organization. Pres de: mbaknol.com.
- Smriti Chand (2019). 7 Advantages of Managerial Control for an Organization. Your Article Library. Pres de: yourarticlelibrary.com.
- Samiksha S (2019). The Importance and Limitations of Controlling. Your Article Library. Pres de: yourarticlelibrary.com.