- En què consisteix?
- importància
- tipus
- Conductes regulars formals
- Conductes regulars informals
- Conductes regulars no oficials
- Cara a cara
- comunicació telefònica
- comunicació electrònica
- missatges escrits
- exemples
- referències
El conducte regular és el mitjà a través del qual es comuniquen les persones en una organització per transmetre disposicions, ordres, sol·licituds, consignes, reclamacions i informes. S'ha de pensar bé què conductes es fan servir per completar les diferents tasques: fer servir un conducte inapropiat pot generar conseqüències negatives.
Els missatges complexos requereixen conductes regulars més rics que facilitin la interacció, per així garantir la seva claredat. En aquesta xarxa coneguda com comunicació, un gerent esdevé un enllaç. Les decisions i ordres flueixen cap amunt, cap avall o cap als costats, depenent de la posició de l'gerent a la xarxa de comunicació.
Un bon gerent ha d'inspirar, dirigir i organitzar als seus empleats de manera eficient, i per això les eines òptimes són la paraula parlada i escrita. Perquè hi hagi un bon flux d'informació i perquè un gerent pugui gestionar als seus empleats, hi ha d'haver un conducte regular efectiu.
En què consisteix?
En una organització la informació flueix cap amunt, cap avall i cap als costats. Aquest flux d'informació es coneix com a comunicació. Els conductes regulars es refereixen a la forma en què aquesta informació flueix dins de l'organització i amb altres organitzacions.
Un element important de l'procés de comunicació és el mecanisme de retroalimentació entre la gerència i els empleats.
Amb aquest mecanisme els empleats informen els gerents que han entès la tasca que tenen entre mans. D'altra banda, els gerents els brinden als empleats comentaris i indicacions sobre el treball dels mateixos.
importància
Un trencament en el conducte regular condueix a un flux ineficient de la informació: els empleats desconeixen el que la companyia espera d'ells, no estan informats del que està succeint a l'empresa.
Això farà que sospitin dels motius de qualsevol canvi en l'empresa. A més, sense una comunicació efectiva, els empleats es fan més partidaris del seu departament que de l'empresa i també això la seva presa de decisions i productivitat.
Eventualment, això també danya els objectius generals de l'organització. Per tant, perquè una organització funcioni de manera efectiva, un bon gerent ha de poder comunicar-li als seus empleats el que s'espera d'ells.
Igualment s'ha d'assegurar que els empleats estiguin a la diana de les polítiques de la companyia i de qualsevol canvi futur.
Per tant, els gerents d'implementar un conducte regular efectiu per optimitzar la productivitat dels treballadors, a fi de garantir el bon funcionament de l'organització.
tipus
Conductes regulars formals
Un conducte regular formal transmet informació tal com objectius, polítiques i procediments d'una organització. Els missatges en aquest tipus de conducte regular segueixen una cadena de comandament.
Això significa que la informació flueix d'un gerent als seus subordinats, i ells al seu torn transmeten la informació a el següent nivell de personal.
Conductes regulars informals
Dins d'un ambient formal de treball sempre hi ha una xarxa de comunicació informal. L'estricta xarxa jeràrquica de comunicació formal no pot funcionar eficientment per si mateixa. Per tant, hi ha un altre conducte regular fora d'aquesta xarxa.
Si bé aquest tipus de conducte regular pot interrompre la cadena de comandament, un bon gerent ha de trobar un fi equilibri entre el conducte regular formal i l'informal.
Conductes regulars no oficials
A vegades la comunicació que té lloc dins d'una organització és interpersonal. Si bé l'acta d'una reunió pogués ser un tema de discussió entre els empleats, els esports, la política i els programes de televisió també formen part de les seves converses.
El conducte regular no oficial a una organització és com un "club". És a través de el club que circulen els rumors. Els participants de club conformen grups, la qual cosa es tradueix en amistats fora de l'organització.
La informació que circula al club és molt exagerada i pot causar alarma innecessària als empleats. Un bon gerent ha de tenir accés a la informació que circula en aquest conducte regular no oficial i ha de prendre mesures positives per evitar que flueixi informació falsa.
Cara a cara
La comunicació cara a cara o personal és un dels conductes regulars més efectius que es pot utilitzar dins d'una organització.
La presència física, el to de veu i les expressions facials ajuden els destinataris d'un missatge a interpretar millor.
Aquest és el millor conducte per a usar en missatges complexos o carregats emocionalment. Permet la interacció entre el parlant i els destinataris per aclarir qualsevol ambigüitat.
comunicació telefònica
S'ha d'usar un conducte regular de comunicació telefònica quan es necessita transmetre un missatge privat o més complex a un individu o grup petit.
Algunes persones dins d'una organització poden optar per utilitzar aquest conducte per estalviar el temps i esforç de coordinar una reunió cara a cara.
comunicació electrònica
Els conductes regulars de comunicació electrònica abasten les plataformes de correu electrònic, Internet, intranet i xarxes socials.
És un mètode de comunicació menys personal, però és eficient. A l'usar aquest conducte s'ha de tenir cura de crear missatges amb claredat i evitar l'ús de sarcasmes i insinuacions, llevat que el missatge ho requereixi específicament.
missatges escrits
La comunicació escrita s'ha d'utilitzar quan s'ha de comunicar a un empleat o grup un missatge que no requereix interacció.
Les polítiques, cartes, notes, manuals, amonestacions, avisos i anuncis són tots missatges que funcionen bé per aquest conducte regular.
exemples
- Un exemple d'un conducte regular formal és el butlletí informatiu d'una empresa, que ofereix tant als empleats com als clients una idea clara dels objectius i la visió de la companyia.
- També són conductes regulars formals la transferència d'informació amb memoràndums, informes, instruccions i reunions programades en la cadena de comandament.
- Són conductes regulars formals un pla de negocis, una enquesta de satisfacció de client, informes anuals, reunions de revisió.
- Un exemple d'un conducte regular informal és l'hora de l'esmorzar a la cafeteria o menjador de l'organització. Aquí, en un ambient relaxat, es fomenten les discussions entre els empleats.
- Els gerents que caminen per la planta i oficines, adoptant una actitud amistosa per gestionar les consultes dels empleats, també són exemples de conductes regulars informals.
- Els cercles de qualitat, el treball en equip i els diferents programes de capacitació estan fora de la cadena de comandament; per tant, estan dins de la categoria de conductes regulars informals.
- Les reunions socials entre els empleats són exemple d'un conducte regular no oficial.
referències
- Els Recursos Humans (2016). Tipus de canals de comunicació. Pres de: losrecursoshumanos.com.
- Oneil Williams (2018). What Are Communication Channels Within an Organization? Small Business - Chron. Pres de: chron.com.
- Tutorials Point (2018). Communication Channels. Pres de: tutorialspoint.com.
- Management Challenge (2018). Communication Channels. Pres de: mangementchallenge.weebly.com.
- Julieth Herrera Lopez (2015). Conducte Regular en una Organització. Pres de: conductoregularjh.blogspot.com.