COMUNICACIÓ ESCRITA: CARACTERÍSTIQUES, TIPUS, ELEMENTS - LITERATURA - 2025

La comunicació escrita és qualsevol tipus d'interacció que faci ús de el codi escrit. Tot i que es basa en el mateix sistema lingüístic de l'oralitat, les seves propietats són diferents. Així, a diferència d'altres, la forma escrita és completament convencional. Aquesta ha de seguir patrons definits d'acord amb les regles establertes pel llenguatge.

D'altra banda, la comunicació escrita és la més usual de les formes de comunicació formal entre els éssers humans, i exerceix funcions socials de diversa índole. Entre els seus usos, amb molta freqüència s'utilitza per documentar variats tipus de fets i per dur a terme interaccions interpersonals.

A més, una altra de les seves particularitats més rellevants és que no requereix de la presència d'l'emissor i receptor en el mateix espai i temps. Per tant, el missatge es rep en forma diferida i la interacció de l'escriptor (emissor) i el lector (receptor) és molt limitada.

D'altra banda, la comunicació escrita és essencialment una activitat creativa que requereix un esforç conscient. Aquest esforç prové dels estímuls produïts per la ment.

En això es diferencia de l'oral, on són recollits a l'exterior pels receptors sensorials. Els de l'escrita, en canvi, provenen de l'activitat intel·lectual interna.

Característiques

Recepció en diferit de l'missatge

Una de les característiques de la comunicació escrita és la relativa a l'factor temps. En una situació de comunicació cara a cara, els missatges codificats de l'remitent són rebuts instantàniament pel receptor.

Però, en una comunicació escrita sempre hi ha una demora. En general, no hi ha un límit de temps fix per a aquest retard.

cicles limitats

El cicle de la comunicació comprèn quatre elements bàsics comunicatius: l'emissor, el missatge juntament amb el canal de comunicació, el receptor i la resposta o reacció. Com la recepció de l'missatge es produeix en diferit, el cicle de la comunicació escrita és més limitat.

No obstant això, a causa dels nous avenços en matèria de comunicació i informació, molts canals permeten que l'últim pas de l'cicle (la retroalimentació o resposta) es completi gairebé en el mateix temps que en una comunicació cara a cara. Un exemple d'aquests són els serveis de missatgeria instantània.

Poc espai per a la redundància

El registre escrit limita la possibilitat de la redundància. En la comunicació oral, els gestos i els elements paraverbals - com l'entonació - donen suport al llenguatge verbal.

Aquest no és el cas en la comunicació escrita. Per això, el nivell d'exigència és superior, obligant a l'emissor a utilitzar les paraules amb una major precisió.

De fet, la comunicació escrita té una alta valoració social. Aquesta valoració disminueix amb la repetició de vocables i la utilització dels mateixos patrons sintàctics. Aquí preval l'originalitat i fins a la innovació formal.

planificació prèvia

Generalment, la comunicació escrita no és un acte improvisat. A l'escriure, amb freqüència, es compleix amb una sèrie de condicions o requisits. Entre ells, si es busca una comunicació efectiva, cal tenir clar el contingut del conjunt de l'missatge i la seva articulació interna.

Per a això, l'emissor ha de disposar d'un esquema d'organització de el text. En la mesura que el text vagi progressant, tots els elements de l'missatge es concatenen fins a obtenir idees pertinents amb sentit.

tipus

Quant als tipus de comunicació escrita, hi ha tants com els múltiples i diversos àmbits de l'acció humana. D'aquesta manera, cada vegada van desapareixent alguns (telegrames) i apareixent altres (el correu electrònic, per exemple). A continuació, es descriuran només alguns d'aquests.

memos

Un memòria és un mitjà popular de comunicació escrita interna entre els membres d'una organització. És una forma una forma abreujada de carta amb mínimes formes de cortesia i immediatament accés a el tema específic de l'missatge.

En aquest tipus de comunicacions generalment, hi ha formats preestablerts. La principal regla a complir inclouen la correcta redacció i el respecte personal i jeràrquic. La manera de redacció ha de ser directe i sense familiaritats de cap tipus.

informes

Els informes són un altre tipus de comunicació escrita. Poden ser usats amb fins comercials, educatius, legals o científics.

Depenent de la seva naturalesa i objectiu de l'informe, poden existir formats ja preestablerts. No obstant això, en termes generals, un informe ha de portar una breu introducció, objectius claus i resultats.

En algunes ocasions, s'inclouen gràfiques i taules per facilitar la comprensió dels resultats. De la mateixa manera, molt informes contenen una llista de recomanacions.

fullets

Els fullets són publicacions en què les empreses presenten els seus productes i serveis. Ells també són publicats per ajudar els representants de vendes en les seves visites a clients.

Les empreses produeixen fullets en moltes formes i mides. Alguns fullets són de mida carta, mentre que altres es dobleguen per la meitat o en tres seccions.

D'altra banda, es caracteritzen per ser molt colorits i amb abundància d'imatges en els seus principals productes o serveis. Els textos són pocs i amb molt d'espai en blanc perquè el fullet es pugui llegir amb facilitat.

correus electrònics

Els correus electrònics són, en l'actualitat, una forma molt comuna de comunicació. S'usen per enviar documents, organitzar reunions, confirmar cites i contactar a candidats de treball. A més, són emprats per tractar assumptes personals.

Malgrat la seva relativa informalitat, els correus electrònics han de seguir certes normes convencionals. Amb aquesta finalitat, el seu format assigna espais per enviador, destinatari, assumpte i un espai on ha de ser escrit el missatge.

Fins i tot si s'utilitzen amb fins no comercials, hi ha certes convencions que han de ser respectades per evitar reaccions negatives. Entre elles, es poden esmentar la correcta escriptura de noms i títols, l'ús adequat de signes de puntuació i la correcta conformació de les oracions i els paràgrafs.

propostes

Les propostes són documents que descriuen futurs projectes. Aquestes solen tenir només una o dues pàgines. En elles s'inclouen els costos associats de cada tasca específica d'el projecte.

Altres costos no directes a el projecte poden ser inclosos com ara costos d'impressió, correu i franqueig, entre d'altres.

cartes

Les cartes són una de les més antigues formes de comunicació escrita. El tema de les cartes pot ser personal o comercial. Abans de l'arribada de les formes electròniques, aquestes eren un mitjà de comunicació molt popular. A igual que en els correus electrònics, a nivell comercial s'utilitzaven formes de cortesia sòbries i missatges concisos.

No obstant això, les cartes personals mostraven menys convencionalismes en la seva redacció. Els tractaments de cortesia eren mínims. El desenvolupament del tema era a conveniència entre emissor i receptor de l'missatge. El nombre de pàgines estava limitat per la capacitat de tots dos. Progressivament, aquestes han estat reemplaçades pels missatge electrònics.

telegrames

El telegrama és una versió curta i simplificada d'una carta. Aquí les fórmules de cortesia són mantingudes a l'mínim i en ocasions omeses. El text de l'missatge es redacta ometent la major quantitat de vocables i mantenint el mínim necessari per donar-li sentit.

Així mateix, les formes de cortesia generalment eren formes estàndards i abreujades (Sr. per senyor, la Sra, per senyora i altres similars). A l'igual que en les cartes, el seu ús ha anat disminuint amb l'avanç dels mitjans electrònics.

faxos

Aquesta va ser la manera pionera de la transmissió de missatges escrits per via electrònica. Tot i que tant la seva redacció com la seva lectura es feien sobre un paper escrit, la seva transmissió es feia per mitjans electrònics. El seu ús ha decaigut pel creixent ús de mitjans electrònics.

Elements de la comunicació escrita

En línies generals, es considera que els tres elements principals de la comunicació escrita són l'estructura (forma de el contingut), l'estil (redacció) i el contingut (tema).

Pel que fa a l'estructura, aquesta ajuda als lectors a entendre el tema. Per això es recomana estar clar en els propòsits} abans de començar a escriure.

En relació a l'estil, aquest està relacionat amb l'emissor en primera instància. No obstant això, també és important tenir en compte els possibles destinataris de l'material escrit. De vegades, es requereix l'ús d'oracions o paràgrafs curts, amb un vocabulari simple. Algunes vegades, el missatge ha de ser una mica més llarg i elaborat.

Finalment, pel que fa a el tema, aquest pot ser d'una gran varietat. Tots els àmbits d'interacció humana poden ser objecte d'una comunicaciòn escrita. Això inclou des de temes científics fins personals, passant per lleis i procediments.

avantatges

Permanència en el temps

La comunicació escrita és un mitjà permanent d'informació. Per tant, és útil quan es requereix mantenir registres. De la mateixa manera, és molt important en la correcta delegació de responsabilitats i en la fixació de normes i procediments. D'altra banda, permet la consulta repetitiva dels missatges.

Mecanisme de control

Gràcies a la seva possibilitat de permanència en el temps, la comunicació escrita és ideal com a eina de control. Fulls de control o resultats, lleis, acords, entre d'altres, són els documents que més comunament es processen a través d'aquesta manera de comunicació.

preservació

La comunicaciòn escrita té un alt nivell de preservació. Això permet que sigui segur i perdurable. Els avenços tecnològics han fet possible altres mitjans de preservació de la informació. No obstant això, fins als actuals moments, el document escrit en original segueix sent la prova final de la seva existència i originalitat.

Major nivell reflexiu

Les persones que fan servir de manera eficient aquest mitjà, reflexionen abans d'escriure. L'acció d'escriptura d'un missatge sempre és precedida per un procés de pensament i definició del que es vol expressar. Fins i tot la redacció en si mateixa és un procés de reflexió. Per això, aquesta manera comunicatiu és ideal per transmetre exactitud i precisió.

Menor possibilitat de distorsió i interpretació

En els missatges transmesos per mitjà de la comunicació escrita, hi ha menys possibilitat de distorsió. En aquest sistema de comunicació, la informació queda registrada de manera permanent i pot ser verificada en qualsevol moment. Així doncs, hi ha menys possibilitat de distorsió o alteració de la informació.

D'altra banda, hi ha una menor possibilitat de mal interpretar els missatges. En cas de qualsevol dubte, el missatge pot ser rellegit tantes vegades com sigui necessari fins a aconseguir la comprensió total.

Així mateix, la velocitat de lectura o relectura pot ajustar-se a el nivell de comprensió de l'receptor de l'missatge. D'aquesta manera, es pot garantir que si tant l'emissor com el receptor manegen els mateixos codis, el missatge arribarà segùn el desitjat.

desavantatges

costos

La comunicació escrita no és econòmica. Existeixen costos relacionats amb el material (paper i tinta, entre altres coses) i la mà d'obra emprada per escriure i lliurar els escrits. Aquests costos poden incrementar-se depenent de la distància física entre l'emissor i el receptor.

Habilitat per a la comprensió efectiva

L'ús de la comunicació escrita mereix grans habilitats i competències en l'ús de l'llenguatge i el vocabulari. Les manca d'habilitats d'escriptura i la mala qualitat dels textos tenen un impacte negatiu en el missatge i posen en risc la seva comprensió efectiva.

retroalimentació

La retroalimentació de l'missatge en la comunicació escrita no és immediata. En aquest tipus de comunicació, el procés de codificació i descodificació és lent.

Depenent de el codi usat, la comprensió podria demorar-se més temps de l'desitjat. En tot cas, la retroalimentació és a conveniència de l'receptor de l'missatge, no d'l'emissor.

Dificultat per expressar emocionalitat

Sent un mitjà reflexiu, és més difícil expressar emocionalitat en la comunicació escrita. De fet, els poetes i artistes que fan servir aquest mitjà per expressar bellesa i emocions, usen tècniques de difícil maneig. En algunes ocasions són reeixides, però en altres no compleixen l'objectiu de transmetre l'emocionalitat de l'artista.

Aquest tipus de comunicació és coneguda com freda, impersonal i contrasta amb altres formes de comunicació que poden incloure trets verbals i gestuals. Per això s'usa més freqüentment en transmissió d'informacions en les que l'exactitud dels fets sigui l'important.

Justificant de recepció retardat o incert

El mètode de comunicació escrita dificulta la immediata confirmació de la recepció de l'missatge. En alguns casos, fins i tot, no és possible determinar si el missatge va arribar a el destinatari previst.

Manca de flexibilitat

La manca de flexibilitat és una altra de les desavantatges de la comunicació escrita. Una vegada que un missatge original ha estat emès, no hi ha la possibilitat d'una ràpida correcció de contingut.

Qualsevol canvi que es necessiti ha de ser avalat pel receptor de l'missatge. Així mateix, cada correcció que es faci, inclusivament parcial, afecta la totalitat de l'missatge.

referències

1. Inc (s / f). Written Communication. Pres de inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Business Communication. New Delhi: Excel Books Índia.
3. Cabrera, A. i Pelayo, N. (2001). Llenguatge i comunicació. Caracas: El Nacional.
4. Bolaños, B. (1996). Comunicació Escrita. Sant Josep: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, el setembre 26). Types of Written Business Communication. Pres de bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, el febrer 07). The three main elements to written communication. Pres de sckool.org.
7. MSG. (S / f). Escrit Communication - Meaning, Advantages and Disadvantages. Pres de managementstudyguide.com.
8. The business communication. (S / f). Advantages and Disadvantages of written communication. Pres de thebusinesscommunication.com.
9. Business communication. (S / f). Disadvantages of Written Communication in Business. Pres de bizcommunicationcoach.com.