COMPROVANT DE GRADUACIÓ: CARACTERÍSTIQUES, PER QUÈ ÉS, EXEMPLE - DUDAS - 2026

El comprovant de graduació és un document comptable que serveix per poder registrar el pagament dels diferents compromisos que una entitat econòmica adquireix. Aquests poden ser obligacions laborals, comptes per pagar a proveïdors, transaccions comercials, diferents despeses operatives (papereria, serveis, etc.), bestretes, etc.

Aquest document es pot utilitzar com a prova que s'ha realitzat una transacció monetària entre dues parts. En els negocis, un comprovant de graduació pot usar-se per a una diversitat de propòsits: de vegades per substituir l'efectiu en una transacció, actuant com a rebut, o també per indicar que una factura ha estat aprovada per al seu pagament.

Font: pixabay.com

S'utilitza per recolzar el pagament d'una suma de diners determinat a través d'un xec. En general, en una companyia es fa per duplicat, de tal manera que es pot annexar l'original a l'comprovant diari de comptabilitat i la còpia per arxivar-la en l'arxiu consecutiu.

En resum, aquest document és utilitzat per poder realitzar el registre de les operacions corresponents a un pagament amb una emissió de xec. Es denominen també pòlisses de xecs. Al seu torn, és un document que ajuda a una empresa a portar un millor control de les seves despeses.

Característiques de l'comprovant de graduació

- Qui l'elabora?

En general, el comprovant de graduació l'elabora l'empresa, la qual realitza un duplicat:

- El comprovant original, que l'hi queda l'empresa i que serveix per annexar-ho a la despesa diària que maneja comptabilitat.

- La còpia, per a l'arxiu consecutiu.

- Seguretat

Per portar un control i evitar fraus es recomana que el comprovant de graduació es trobi rebut i segellat degudament pel beneficiari de l'pagament, encara que això no és una obligació legal.

Per tenir un control més gran, al costat de el comprovant de graduació s'annexa una còpia de l'xec, perquè el títol valor es lliura a beneficiari.

El suport comptable ha de registrar-se de forma resumida i ordenada, de tal manera que es puguin expressar amb claredat les transaccions que es realitzen diàriament en una companyia.

- Formes de pagament

El comprovant de graduació està preparat per a tots els pagaments realitzats directament per l'empresa. En totes les organitzacions empresarials, la majoria dels pagaments es realitzen de les següents maneres:

- Pagament en efectiu.

- Pagament mitjançant xecs.

- Pagament per girs a la vista o ordres de pagament.

- Pagament fet directament pel banc en nom dels clients comercials.

També pot ser realitzat per un tercer en nom de l'empresa. No obstant això, en aquest cas no es realitzarà cap comprovant de graduació. Per a aquest tipus de transacció, es prepararà un document preliminar.

- Documents font

No es pot preparar cap comprovant sense que hi hagi algun document font disponible. Per realitzar els comprovants de graduació, es presenten aquests documents font.

Notes d'efectiu

Les notes d'efectiu són la prova de qualsevol material comprat amb fins oficials. Es tracta d'un document similar a una factura.

rebuts

Els rebuts els lliuren ja sigui els proveïdors de serveis o les persones que reben el pagament d'una empresa contra el seu compte.

A la pràctica, quan una organització compra materials o serveis amb una base creditícia i, posteriorment, realitza el pagament als proveïdors de béns o serveis, emet un rebut com a prova de l'pagament realitzat per l'empresa.

El rebut també és una prova de diferents tipus de dipòsits i avenços, és a dir, dipòsits de seguretat, bestretes realitzades, etc.

Detalls preparats pel personal

Existeixen molts tipus de transaccions contra els quals la persona que ha gastat els diners no pot obtenir rebuts, factures o notes d'efectiu. Per a aquest tipus de pagaments, la persona ha de preparar un detall de l'graduació i ser autoritzat per l'autoritat competent, per així realitzar el pagament.

Per exemple, per a les despeses de transport el personal no pot proporcionar un rebut. Així, hi pot haver moltes altres transaccions menors contra les que no es mostra cap prova, excepte els detalls preparats pel personal.

Per a què serveix?

El comprovant de graduació és important perquè permet tenir el registre i control dels pagaments realitzats per mitjà de xecs o en efectiu, discriminant així la forma en què es va realitzar el pagament, amb la informació corresponent.

En el document queda constància de la suma pagat, la data d'emissió i lliurament, el nom de la persona beneficiària a qui se li va lliurar el pagament i el concepte pel qual es va fer el mateix.

Addicionalment, és un excel·lent mecanisme de control en el qual s'indiquen els noms amb les respectives signatures de les persones que van estar involucrades en el pagament. No només la persona que va fer el xec i el mateix comprovant, sinó també la persona responsable que va realitzar la revisió del mateix.

El més important, en el comprovant de graduació queda reflectit el nom i signatura de la persona que va autoritzar el pagament, de manera que es genera una total traçabilitat de les operacions de liquidació efectuades.

D'altra banda, el comprovant permet col·locar les dades corresponents, com ara el codi de compte comptable, suma, concepte, etc., per a poder realitzar posteriorment el registre de cada pagament en el llibre comptable.

Exemple de comprovant de graduació

A continuació hi ha la imatge d'un comprovant de graduació típic, indicant els números en els diferents espais el contingut a col·locar en els mateixos:

- 1: En aquest espai quedarà reflectida la còpia de l'xec a l'ésser realitzat, usant paper carbó.

- 2: Si s'està portant un nombre consecutiu, es col·loca el nombre corresponent de l'comprovant de graduació.

- 3: Es col·loca el codi del compte comptable segons el pla únic de comptes.

- 4: S'indica la raó per la qual es va efectuar el pagament.

- 5: Suma de cada pagament efectuat relacionat amb el comprovant.

- 6: S'omple només si hi ha algun aclariment a fer.

- 7: Suma final de l'pagament que s'està efectuant.

- 8: S'indica el nombre de el xec amb què es realitza el pagament.

- 9: En cas que el pagament es realitzi en efectiu, es marca amb una X. En aquest cas no es faran servir els espais indicats a 1 i 8.

- 10: En cas de realitzar-se el pagament amb xec, es col·loca el nom de el banc corresponent a l'xec.

- 11: El nom de la sucursal de banc que va emetre el xec.

Controls

- 12: Nom de la persona natural o jurídica a qui se li realitza el pagament.

- 13: Nom de la persona que va elaborar el comprovant i el xec.

- 14: Nom de la persona que va revisar el xec i el comprovant realitzat.

- 15: Nom de la persona autoritzada que va aprovar el xec i el comprovant.

- 16: Nom de la persona responsable en fer el registre comptable de l'pagament.

- 17: Signatura de la persona que va rebre el xec. Si és una persona jurídica ha d'estar també degudament segellat.

- 18: Es col·loca el nombre de el document d'identitat de la persona que va rebre el xec. Si és una persona jurídica s'ha d'afegir el nombre de Nif de l'empresa.

- 19: Data de la transacció (dia, mes i any).

referències

1. Sofia Orozco (2019). Comprovant de graduació. Calaméo. Pres de: es.calameo.com.
2. Aplica Excel Comptable (2019). Com crear un comprovant de graduació. Pres de: aplicaexcelcontable.com.
3. Business Diccionari (2019). Payment voucher. Pres de: businessdictionary.com.
4. S. Bansal (2011). Payment voucher. Learn Accounts. Pres de: letslearnaccounting.com.
5. Wiki How (2019). How to Make a Payment Voucher. Pres de: wikihow.com.