- Funcions de la caixa general
- Registre comptable
- polítiques
- Mantenir els diners rebuts separat de diners per a pagaments
- Donar rebuts de diners rebuts
- Obtenir rebuts pels diners pagat
- Dipositar l'efectiu al banc
- Procediment per a rebre efectiu
- Minimitzar transaccions en efectiu
- maneig
- Procés d'informació
- Registre de transaccions
- referències
La caixa general és un llibre auxiliar en què s'emmagatzemen totes les transaccions de rebuts i pagaments en efectiu, inclosos dipòsits i recessos bancaris. És el magatzem principal d'informació relacionada amb l'efectiu d'una empresa.
Les empreses divideixen la caixa general en dos segments: el diari de desemborsament d'efectiu, on es registren tots els pagaments en efectiu, com despeses operatives i comptes per pagar, i el diari de cobraments en efectiu, on es registren tots els ingressos d'efectiu, com vendes en efectiu i comptes per cobrar.
Font: pixabay.com
Una empresa utilitza la caixa general per fer un seguiment dels diferents rebuts i pagaments d'efectiu que viatgen a través d'una empresa.
La informació a la caixa general es registra periòdicament en el llibre major. Es compara rutinàriament amb els registres de el banc a través d'una conciliació bancària, per garantir que la informació en el llibre sigui correcta.
Si és incorrecta, es fa una entrada d'ajust per posar la caixa general de conformitat amb la informació de banc.
Funcions de la caixa general
Les activitats econòmiques de qualsevol negoci impliquen una entrada i sortida regular d'efectiu i equivalents d'efectiu. La caixa general ajuda a el lideratge d'una empresa a determinar quants diners té el negoci en un moment donat.
Amb aquesta informació, l'empresa pot mostrar el seu estat de flux d'efectiu als prestadors i així garantir que està enfrontant efectivament el repte competitiu.
El flux d'efectiu s'enfoca en els diners que gasta l'empresa en les activitats d'inversió, operació i finançament.
A les companyies que manegen una gran quantitat de transaccions de dèbit i crèdit en efectiu, la caixa general substitueix a un compte d'efectiu separada en el llibre major de la companyia.
Les empreses amb menys pagaments en efectiu i rebuts poden no requerir una caixa general i optar per usar només un compte d'efectiu.
Registre comptable
La caixa general s'utilitza per registrar rebuts i pagaments en efectiu. Funciona com un llibre auxiliar.
Les entrades relacionades amb la recepció i el pagament en efectiu es registren primer a la caixa general i després es comptabilitzen en els comptes de el llibre major corresponent.
A més, la caixa general és un substitut del compte d'efectiu en el llibre de comptabilitat. Si una caixa general es manté adequadament, no es necessita obrir un compte d'efectiu en el llibre de comptabilitat.
Hi ha molts motius pels quals una companyia pot registrar transaccions usant una caixa general en comptes d'un compte d'efectiu.
- Són fàcils d'accedir els saldos diaris d'efectiu.
- Es poden detectar fàcilment els errors a través de la verificació.
- Es mantenen actualitzades les entrades, perquè es verifica el saldo diàriament.
polítiques
En el context empresarial, s'adopten polítiques d'efectiu segures, especialment aquelles relacionades amb la revisió de la caixa general, per fomentar informes precisos i prevenir el robatori d'actius.
Mantenir els diners rebuts separat de diners per a pagaments
Mai s'ha de posar els diners rebuts a la caixa noia. Causarà errors i confusions en els registres comptables.
Tots els diners que ingressa a l'empresa s'ha de dipositar ràpidament a el banc i ingressar en els registres abans que es torni a pagar. En cas contrari, pot ser confús a l'conciliar el saldo d'efectiu.
Donar rebuts de diners rebuts
L'emissió adequada de rebuts ajuda a protegir a l'empresa que algú s'embutxaqui l'efectiu en lloc de dipositar-ho. Els rebuts han d'estar pre-numerats amb duplicat.
Obtenir rebuts pels diners pagat
De vegades, pot no ser possible obtenir rebuts. Per exemple, a l'comprar articles en un mercat.
En aquest cas, s'ha d'anotar immediatament el cost de cada transacció per no oblidar les sumes. Després, poden transferir-se a un rebut de caixa perquè un gerent els autoritzi.
Dipositar l'efectiu al banc
Tenir diners a l'oficina resulta temptador. Moltes vegades un frau comença d'aquesta manera.
S'ha de dipositar l'efectiu ràpidament al banc. Com a màxim, en els tres dies següents a la seva recepció.
Procediment per a rebre efectiu
Per protegir les persones que manegen diners, sempre hi hauria d'haver dues persones presents a l'obrir caixes d'efectiu, sobres i altres fonts de diners. Les dues persones han de comptar el efectiu i també signar el rebut.
Minimitzar transaccions en efectiu
La caixa només s'ha d'utilitzar per fer pagaments quan els altres mètodes siguin impossibles. L'ideal és configurar els comptes dels proveïdors per pagar les factures amb xec o transferències bancàries.
L'avantatge d'pagar amb xecs és que es produeix un conjunt de registres addicionals en forma d'estat bancari. A més, garanteix que només les persones autoritzades realitzin pagaments, reduint la possibilitat de robatori o frau.
maneig
La caixa general se subdivideix generalment en un diari de rebuts d'efectiu i un diari de desemborsaments d'efectiu quan hi ha gran quantitat de transaccions.
En una empresa petita, amb menys volum transaccional relacionat amb l'efectiu, totes les transaccions en efectiu es registren en una sola caixa general.
Procés d'informació
Les transaccions en efectiu transiten per diferents fases abans d'acabar en un informe de liquiditat. En general, es registren les entrades i sortides de diners mitjançant el dèbit i l'acreditació del compte d'efectiu.
Per exemple, els cobraments als clients es comptabilitzen debitando en el compte d'efectiu i acreditant en el compte de client de comptes per cobrar. La informació a la caixa general s'ingressa en ordre cronològic, per així facilitar la recerca de transaccions.
Després, les entrades d'efectiu ingressen en el balanç de prova, el qual ajuda als comptadors a verificar que el total de crèdits sigui igual als dèbits totals.
El tercer pas en el procés d'informació financera porta a divulgar l'efectiu en el balanç corporatiu.
Registre de transaccions
La primera entrada de la caixa general és el saldo inicial a l'inici d'un període comptable. Cada entrada ha de contenir una data, una nota sobre la despesa o rebut, i la suma total de la transacció.
Les transaccions de la caixa general també s'han de transferir als comptes o títols corresponents dins el llibre major.
Per exemple, els pagaments rebuts en efectiu pels serveis prestats s'enumeren en la secció «Actius» de el llibre major.
Les despeses en efectiu per a subministraments i altres materials de l'negoci s'enumeren com a despeses.
Una empresa ha de conciliar la caixa general amb els estats de compte bancaris mensuals rebuts de la institució financera, i prendre en compte discrepàncies en els fons.
referències
- Will Kenton (2019). Cash Book. Investopedia. Pres de: investopedia.com.
- Accounting for Management (2018). What is a cash book? Pres de: accountingformanagement.org.
- Ashley Adams-Mott (2019). What Is a Cashbook and a Ledger? Small Business - Chron.com. Pres de: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2018). Cash book. Accounting Tools. Pres de: accountingtools.com.
- Marquis Codjia (2017). The Importance of a Cash Book in Accounting. Bizfluent. Pres de: bizfluent.com.
- Humentum (2019). Top Tips for Controlling Cash. Pres de: humentum.org.