COM ÉS L'ORGANIGRAMA D'UN HOTEL? (I LES SEVES FUNCIONS) - TREBALL - 2026

El organigrama d'un hotel representa els llocs de treball que un hotel necessita per dur a terme els seus processos de treball, missió, visió i valors. Cada hotel, ja sigui petit, mitjà o gran, necessita una estructura organitzativa per dur a terme les seves operacions diàries.

L'organigrama s'utilitza per ajudar a dividir les tasques, especificar el treball per a cada departament i delegar l'autoritat dins i entre els departaments. És útil per a les persones que treballen en l'organització, però també per a candidats, nous empleats, inversors, col·laboradors i altres.

L'organigrama de dalt és característic d'un hotel 5 estrelles, tot i que un hotel de 4 estrelles pot arribar a tenir el mateix nombre de departaments o més. El nombre de estrelles pot baixar o pujar de forma independent a el nombre de departaments.

Per exemple, l'hotel «NY King» podria conservar tots els departaments i ascendir de 4 a 5 estrelles. O viceversa; baixar de 5 a 4 estrelles i mantenir tots els departaments.

El nombre de departaments variarà depenent dels serveis que ofereixi l'hotel. Potser un hotel de luxe -5estrellas- tingui serveis turístics per als clients, gimnàs, piscina, pistes de tennis, SPA, discoteca… Un altre hotel a faltar mida no tindrà aquests serveis addicionals i per tant no necessitarà tants empleats, disminuint el nombre de departaments.

Els llocs superiors més comuns en un hotel són: el director, director de màrqueting, director de comptabilitat, director de personal, director d'enginyeria, director de compres, director d'habitacions i director de restaurant.

A partir d'aquests llocs es generen altres que són inferiors encara que no de menys importància per a complir la funció principal de l'hotel; allotjar hostes donant la major qualitat possible, depenent de el nombre d'estrelles de cada hotel.

Qui és l'encarregat de realitzar l'organigrama d'un hotel?

Normalment l'encarregat de realitzar l'organigrama en una empresa és el director / a de Recursos Humans.

A més de l'organigrama, haurà de tenir ben definits els llocs de treball a la «descripció de el lloc de treball» perquè les funcions de cada empleat estiguin ben delimitades. Això serà essencial per a la contractació de nous empleats i perquè cada empleat sàpiga què ha de fer.

D'altra banda, hi ha hotels que tenen externalitzades les funcions de recursos humans, especialment els hotels més petits i que no formen part de cadenes hoteleres.

Llocs de treball comuns en un hotel i les seves funcions

1- gerent general / director de l'hotel

És el càrrec de major responsabilitat:

• S'encarrega de l'administració, control i desenvolupament de l'hotel verificant que totes les altres àrees departamentals estiguin funcionant de la millor manera possible.
• Defineix les polítiques de l'empresa i els objectius que s'han de complir.
• Verifica que cada departament estigui complint els objectius plantejats, aportant excel·lent qualitat de servei.
• Administra la gestió de recursos humans, comercialització, seguretat, qualitat i coordinació tots els aspectes necessaris per al correcte funcionament de l'hotel.

2- Gerent de vendes

A més de complementar als altres departaments principals, la seva principal funció és dedicar-se a la venda i publicitat:

• Trobar clients.
• Presentar a l'empresa.
• Oferir els serveis.
• Tancar tractes amb els clients.
• Elaborar estratègies de publicitat.
• Promocionar els serveis de l'hotel.
• Cerca potencials clients.
• Informar els resultats de les vendes a l'departament de comptabilitat i finances.

Assistent de vendes

L'objectiu principal d'aquest càrrec és donar suport a la tasca del seu superior, el cap i / o gerent de vendes, controlar, classificar i ordenar les vendes realitzades, a més de recopilar factures per portar un degut procés en l'ordre administratiu.

El departament d'habitacions és el que estarà encarregat de la captació de les sol·licituds de reserves i l'atenció a client amb aquesta finalitat, a més de controlar els xecs i pagaments de les mateixes.

També ha de supervisar que les habitacions estiguin netes, treballant en estreta coordinació amb els recepcionistes i mestresses de claus.

Tenen la tasca de determinar la disponibilitat d'habitacions i prendre i confirmar les reserves.

El supervisor o gerent de reserves s'encarrega de dirigir el bon exercici de l'departament i els agents de reserves realitzen les funcions d'atendre les reserves per tots els diferents mitjans que arribin (mitjans de comunicació, reserves de grup, per internet, tours, operadores, etc.), gestionar els diners provinents dels dipòsits corresponents i garantir les reserves concretades.

Executiu en vendes

És un dels treballs més importants perquè té al seu càrrec una cartera de venedors als quals ha de indicar-los que han de fer.

És el responsable del que cada un dels seus empleats faci, ha de saber el moviment de tots els comptes i si s'arriba a presentar algun inconvenient amb elles ha de prendre la responsabilitat sobre aquesta.

Ha de proveir un índex detallat dels estats de comptes, tenir iniciativa per aconseguir comptes importants per a la seva empresa.

D'ells depèn l'èxit o fracàs de l'empresa, és un càrrec molt complex que requereix d'un nivell extrem de compromís i responsabilitat.

3- Gerent de serveis

S'encarrega de supervisar el departament de serveis:

• Controlar els costos.
• Aconseguir una clientela fidel.
• Propiciar les bones relacions entre els empleats.
• Resoldre els dubtes i inquietuds de serveis de tots els clients.
• Complir amb els objectius de vendes.
• Donar l'exemple exercint les normes ètiques.
• Assegurar-se que s'estigui oferint un alt nivell de qualitat i que el negoci estigui sent rendible.

Administració i finances

És un càrrec important perquè té al seu comandament el control dels assumptes administratius, ha d'acordar amb el director general com es distribuiran els assumptes i informar sobre les diferents etapes i successos relatius als mateixos.

D'administrar els recursos financers, pressupostos, titulats, despeses i inversions en conjunt amb les direccions i Unitats de l'empresa.

Supervisa el maneig dels recursos financers, coordina els fideïcomisos reglamentats pel govern, supervisa els processos que es relacionen amb l'administració de personal.

Reguarda i manté el subministrament i adquisició de recursos materials, patrimonials i serveis generals de la corporació.

Estratègies de negocis

Com el seu nom ho diu, s'encarrega de crear estratègies i plans per a incorporar-se en nous mercats i potenciar les fortaleses de l'empresa, així com també millorar l'experiència i coneixements de cada integrant de l'associació o organització.

La seva principal funció es centra en la responsabilitat directa sobre les activitats de vendes de l'empresa, direcció de màrqueting, promoció i distribució, planificar vendes, organitzar les diferents distribucions.

Assigna objectius a complir pel que fa a les vendes d'acord amb els productes i zones, crear plans estratègics per millorar l'èxit de l'empresa, estudiar els clients i locaciones que poden resultar més adequades per promocionar.

Propicia un ambient de treball en equip impulsant l'esperit de vendes de el personal al seu càrrec.

Analitza les possibles causes dels problemes i queixes dels clients.

Dissenya polítiques per determinar els preus i condicions de venda.

Crea plans per incrementar el progrés de formació de les persones del seu departament.

Està encarregat de rebre, filtrar i distribuir els diferents procediments i millores pel que fa a la qualitat de servei.

Contraloría i comptabilitat

Departament encarregat d'analitzar i controlar les operacions financeres i comptables.

Es dedica també a l'elaboració de pressupostos anuals, pronòstics d'ingressos, estats financers, creació d'informes sobre la situació financera, atendre les auditories per part de la contraloría, etc.

compres

És un lloc molt important per al correcte desenvolupament de les tasques a l'empresa perquè estan encarregats de la cadena de subministrament i compres de tots els béns necessaris perquè l'establiment funcioni eficaçment.

Pot tractar-se de compres per a l'ús de l'empresa com per a la revenda i / o matèria primera per a l'elaboració dels seus propis productes.

En aquest càrrec també s'inclou la compra de serveis relacionats a el transport o mercadeig.

S'encarreguen de l'ús de sistemes d'informació i computació per a la direcció de l'organització.

Planegen i dirigeixen totes les activitats relacionats amb la informàtica i tecnologia en l'empresa per la qual treballen.

Determinen les metes empresarials per al disseny de plans per aconseguir les metes prèviament plantejades.

4- subgerent

Està encarregat de complir amb totes les tasques de l'gerent quan aquest últim es trobi absent.

En general no pren decisions importants sense abans consultar-ho amb el gerent però si té decisió sobre assumptes rutinaris i comuns que poden arribar a sorgir en el normal desenvolupament de l'hotel.

Ha d'estar capacitat amb tota la informació i coneixements necessaris per assumir un càrrec tan important, conèixer totes les funcions, a el personal, les seves tasques, reemplaçaments, etc.

A més, el coneixement de les normes legals és una cosa que no pot faltar per evitar ficar-se en problemes amb la llei.

Cal que resolgui ràpid i tingui un pla B per a tot en cas que les coses no surtin d'acord al que s'esperava.

Gerent de divisió de quarts

El seu treball consisteix a planejar, supervisar i controlar que es duguin a terme totes i cadascuna de les polítiques d'operació relatives a la seva àrea:

• Planejar i supervisar l'operació de grups i convencions.
• Analitzar les estadístiques mensuals.
• Establir estàndards i normes per a la prestació de serveis en la seva àrea.
• Rebre les queixes pertanyents a la seva àrea.
• Coordina al costat de el cap de manteniment al correcte exercici de les seves tasques.

Cap de recepció

Organitza i controla les tasques de el departament de recepció:

• Elabora l'horari de el personal al seu càrrec.
• Gestiona les queixes.
• Es comunica amb els altres departaments en cas de ser necessari.
• S'encarreguen de l'atenció a client i resol qualsevol dubte o inquietud.
• És el principal a càrrec de l'contacte amb el client.

Majordoma

Aquest departament és el que té un major nombre d'empleats al seu càrrec a tot l'hotel i s'encarrega principalment de la neteja de tot l'establiment: tant de les àrees comunes de l'hotel com els passadissos, oficines, habitacions, etc.

Aquest lloc és summament important perquè la neteja és la carta de presentació d'un hotel, d'això depèn gran part de l'èxit o fracàs.

Ha de rebre capacitació, les empleades han de ser amables i transmetre calidesa als seus clients.

Gerent d'aliments i begudes

S'encarrega de supervisar la preparació i decoració de cada un dels plats i begudes que es preparen en l'àrea de la cuina de l'hotel seguint les receptes i estàndards prèviament establerts per l'hotel.

Assegurar el correcte desenvolupament de les funcions dels altres empleats, bon maneig d'entrades, evitar que es malgasti material, preparar el menú, supervisar l'àrea de les postres, licors, inventari general, etc.

Ha de fer les adquisicions necessàries i controlar els cellers.

Estar en control de tot el personal al seu càrrec.

Capità d'atenció a el públic

Responsable davant el gerent de l'correcte funcionament dels serveis que ofereix el restaurant o cafeteria.

• Rep a client.
• L'acompanya a la taula.
• Rep suggeriments.
• Acomiada el comensal.
• Revisa que tots estiguin realitzant les seves tasques.
• Comprova els subministraments.
• Auxilia els cambrers en cas de ser necessari.

S'encarrega de controlar el personal, crear els menús, vigila l'ús racional de les matèries primeres i altres béns, controla la sortida i qualitat dels plats, determina els horaris de treball dels altres treballadors al seu càrrec.

Gerent de serveis generals

És l'encarregat de desenvolupar un programa anual per al manteniment i prevenció de les maquinàries i equips.

Pren totes les mesures necessàries per mantenir i millorar les condicions arquitectòniques de l'immoble.

Administració de serveis bàsics, donar suport a les àrees que l'integren, protegir la seguretat de l'immoble i els seus ocupants, operar la comissió de seguretat i higiene.

Cap de manteniment

• Ha de solucionar tots els problemes que es presenten en temps rècord perquè no s'interrompi la producció.
• Ha organitzar i coordinar les ordres de treball de manteniment de tot el personal que es troba al seu càrrec.
• Coordina el lliurament i recepció dels materials necessaris per realitzar els treballs de manteniment.
• Verificar l'ordre i qualitat dels treballs realitzats.
• Autoritzar la retirada de materials guardats en celler.
• En cas de ser necessari ha de Proporcionar capacitació sobre els equips, materials i eines presents a les instal·lacions.

Cap de seguretat

S'encarrega de la prevenció de riscos laborals.

• Analitza les possibles situacions de risc.
• Elabora plans de seguretat.
• Inspecciona a l'equip.
• Supervisa els sistemes.
• Assegura la seguretat dels clients i empleats.
• Elabora informes referents a tot el realitzat i esdevingut.
• Control de l'pàrquing.

Cap de jardineria

Encarregat de tot el relacionat a jardí i el seu manteniment.

Gerent administratiu

La seva funció és planejar i dirigir la gestió administrativa de l'empresa.

• Manejar les relacions amb els proveïdors.
• Control disciplinari de personal.
• Crear estratègies de producció, etc.

Cap de recursos humans

És el responsable de tot el relacionat amb el control de recursos humans i treballa en contacte directe amb la Gerència General i altres directius.

• Ha de mantenir un clima laboral favorable.
• Organitzar els subsistemes de recursos humans
• Mediar els conflictes entre empleats.
• Vetllar pel benestar de les relacions empleat-empresa.

Cap de magatzem

Controla les entrades i sortides de tots els materials, equips, productes, eines i en general tots els béns propietat de l'empresa.

A més realitza auditories i inventaris per al correcte i eficaç control.

auxiliar comptable

Les seves tasques estan relacionades amb les tasques de comptabilitat, entre algunes de les seves moltes funcions podem trobar:

• Maneig d'inventaris.
• Pagament de serveis.
• Declaracions tributàries.

auxiliar administratiu

Les seves principals funcions són:

• Tramitar correspondències, rebre documents, atendre trucades, visites, arxivar documents, tramitar expedients, portar l'agenda a el dia, etc.

Un altre esquema és: