AUDITORIA ADMINISTRATIVA: ANTECEDENTS, CARACTERÍSTIQUES I EXEMPLE - DUDAS - 2025

La auditoria administrativa es defineix com el procés d'avaluació de l'eficiència i l'eficàcia dels procediments administratius. Inclou l'avaluació de les polítiques, estratègies i funcions dels diversos departaments administratius, el control de sistema administratiu en general, etc.

És un examen sistemàtic i independent dels llibres, comptes, registres legals, documents i comprovants d'una organització. Amb això es determina en quina mesura els estats financers i les revelacions no financeres presenten una visió veritable i justa sobre l'administració. També intenta assegurar que els llibres de comptes siguin mantinguts adequadament, tal com ho exigeix ​​la llei.

Font: pixabay.com

L'auditor observa i reconeix les proposicions que es presenten davant seu per al seu examen, obté evidències, avalua les mateixes i formula una opinió sobre la base del seu seny, que es comunica a través d'un informe d'auditoria.

Les auditories administratives brinden una garantia feta per tercers que l'administració està lliure d'errors materials. El terme s'aplica amb més freqüència a les auditories de la informació financera relacionada amb una persona jurídica.

Resultat de l'auditoria

Com a resultat d'una auditoria, les parts interessades poden avaluar i millorar efectivament l'efectivitat de la gestió de riscos, el control i el procés gerencial sobre l'administració.

Tradicionalment, les auditories s'associaven principalment amb l'obtenció d'informació sobre els sistemes financers i els registres financers d'una empresa o negoci.

Les auditories administratives es realitzen per determinar la validesa i fiabilitat de la informació. També per proporcionar una avaluació de l'control intern d'un sistema administratiu.

Com a conseqüència d'això, un tercer pot expressar una opinió sobre l'organització. L'opinió emesa dependrà de l'evidència obtinguda amb l'auditoria.

A causa de les restriccions existents, una auditoria brinda només una garantia raonable que les declaracions estan lliures d'errors materials. Per tant, sovint s'adopta el mostreig estadístic en elles.

antecedents

Els historiadors de la comptabilitat han notat referències bíbliques a pràctiques comunes d'auditoria. Entre aquestes pràctiques hi ha la doble custòdia d'actius i la segregació de deures.

Per exemple, en el Llibre d'Èxode (38:21) es mostra a la primera auditor. Succeeix quan Moisès va contractar a Itamar per a realitzar una auditoria de les contribucions per a la construcció de l'Tabernacle que s'usarà en el seu viatge, que va durar 40 anys.

D'altra banda, hi ha evidències que el sistema de comptabilitat governamental a la Xina, durant la dinastia Zhao (1122-256 aC), incloïa auditories dels departaments oficials.

En els segles V i IV aC, tant els romans com els grecs van idear sistemes de controls per garantir l'exactitud dels seus informes. Els antics egipcis i babilonis van instituir sistemes d'auditoria en què tot el que entrava i sortia dels magatzems es verificava dues vegades.

Als països de parla anglesa, els registres d'Hisenda d'Anglaterra i Escòcia (1130) han proporcionat les primeres referències escrites d'auditories.

El 1789, el govern d'Estats Units crea el Departament de Tresor. Aquest incloïa un contralor i un auditor, sent Oliver Wolcott II el seu primer auditor.

Segles XIX i XX

De 1841 a 1850, les autoritats dels ferrocarrils en expansió van emprar comptadors com a auditors independents de l'administració.

No va ser sinó fins a finals de segle XIX, amb la innovació de les societats anònimes (els gerents no eren necessàriament els propietaris de la companyia) i el creixement dels ferrocarrils, que l'auditoria es va convertir en una part necessària dels negocis moderns.

La professió d'auditoria es va desenvolupar per satisfer aquesta creixent necessitat i, en 1892, Lawrence R. Dicksee va publicar un manual pràctic per a auditors, el primer llibre de text sobre auditoria.

L'Acadèmia d'Arts Cinematogràfiques va triar a Price Waterhouse per supervisar la votació dels premis Oscar en 1933. Això es va fer com a resposta a la creença generalitzada que els premis eren adulterats.

En 1938, una empresa va registrar comptes per cobrar fictícies i inventaris inexistents en els seus magatzems. Això va generar un estàndard d'auditoria exigint l'observació física de l'inventari i confirmació directa dels comptes per cobrar.

El 1941, la Comissió de Valors i Borsa requereix que l'informe de l'auditor indiqui que l'examen va ser realitzat d'acord amb les normes comptables generalment acceptades.

Característiques

Les auditories administratives tenen múltiples característiques, o estàndards, a les que han de adherir-se. Normalment, aquestes característiques es descriuen en termes d'accions que l'auditor ha de prendre mentre realitza l'auditoria.

A l'seguir aquests estàndards bàsics, els auditors poden garantir que les auditories que realitzen són fiables i satisfan les necessitats del client.

formació

Una característica bàsica per a una auditoria administrativa és que l'auditor ha d'estar capacitat per a realitzar l'auditoria correctament.

Totes les auditories han de ser realitzades per persones que tinguin la capacitació tècnica adequada. Això inclou educació formal, experiència de camp i formació professional contínua.

Ha d'estar familiaritzat amb els principis de comptabilitat, així com amb la gerència i administració de negocis.

En la majoria dels casos, un títol en negocis o comptabilitat, juntament amb la certificació d'organitzacions com l'Institut de Comptadors Públics Certificats, proporcionen una bona comprovació de les capacitats de l'auditor.

independència

Els auditors han de realitzar les auditories administratives de manera independent. Això vol dir que han de romandre objectius durant tot el procés.

Han d'exhibir independència en la seva actitud mental. Aquesta característica requereix que els auditors mantinguin una postura de neutralitat cap als seus clients. A més, implica que el públic en general percebi als auditors com a independents.

És a dir, exigeix ​​la independència de fet i en aparença. Per tant, qualsevol auditor amb un interès financer substancial en les activitats de el client no es considera independent, encara que l'auditor sigui imparcial.

Si l'auditor no es manté objectiu, els resultats de l'auditoria podran estar esbiaixats per les seves preferències o creences. Per tant, no representaran el que realment està succeint o el que sigui millor per a la companyia.

A causa cura professional

L'auditor utilitza tots els seus coneixements de negocis i comptabilitat per a recopilar la informació necessària. Amb ella determina què està passant dins de l'empresa per brindar una opinió lògica i imparcial als gerents.

També té cura de no revelar informació confidencial a parts no autoritzades. Aquesta característica descriu el deure fiduciari dels auditors envers la companyia que utilitza els seus serveis.

Planificació, supervisió i suficiència

La planificació és la primera fase de totes les auditories administratives. És una característica important de les auditories, perquè una falla en la planificació fa que l'auditor sigui menys eficient.

A mesura que l'auditor i els seus assistents avancen a través del seu pla d'auditoria, han de reunir informació suficient per complir amb els objectius de l'auditoria i recolzar les opinions emeses.

Informe

Si una auditoria es realitza bé, l'auditor explicarà en el seu informe si la informació rebuda s'adhereix a les normes comptables actuals.

També detallarà qualsevol circumstància que va portar a la companyia a desviar d'aquests estàndards, si hi ha alguna desviació.

L'auditor comunica si la informació rebuda és precisa, expressant una opinió formal sobre els resultats de l'auditoria. Altrament, mostra per què no va poder arribar a una conclusió.

Per a què serveix una auditoria administrativa?

El propòsit d'una auditoria administrativa és que un tercer independent examini els estats financers d'una entitat.

L'auditoria administrativa proporciona una avaluació objectiva de tercers sobre les transaccions administratives, informes financers, polítiques i procediments, i funcions administratives relacionades amb els tractes financers de l'empresa.

Aquest examen genera una opinió d'auditoria respecte a si aquesta informació s'ha presentat de manera justa i d'acord amb el marc d'informació financera aplicable.

Aquesta opinió augmenta en gran mesura la credibilitat dels estats financers per als seus usuaris, com prestadors, creditors i inversors.

Les auditories administratives augmenten la fiabilitat de la informació financera. En conseqüència, milloren l'eficiència dels mercats de capital.

Segons sigui aquesta opinió, amb més probabilitat els usuaris dels estats financers proporcionaran crèdit i finançament a una empresa. Això resultarà possiblement en una reducció de el cost de capital per a l'entitat.

Encara que potser no estigui dissenyada per investigar o verificar l'absència o presència de frau, sí que busca aïllar les polítiques i procediments que exposin a una organització a una possible activitat fraudulenta.

No és infal·lible

Els comptadors d'una empresa són els principals responsables de preparar els estats financers. En contrast, el propòsit de l'auditor és expressar una opinió sobre les afirmacions administratives que estan en els estats financers.

L'auditor arriba a una opinió a l'obtenir i avaluar sistemàticament les proves de conformitat amb les normes d'auditoria professional.

No obstant això, cap tècnica d'auditoria pot ser infal·lible, i poden existir errors, fins i tot quan els auditors apliquen les tècniques apropiades. L'opinió de l'auditor es basa, al capdavall, en mostres de dades.

Un equip gerencial que participi en un frau organitzat, ocultant i falsificant documents, pot enganyar els auditors ia altres usuaris, passant desapercebut.

El millor que qualsevol auditor pot oferir, fins i tot en les circumstàncies més favorables, és una garantia raonable de l'exactitud dels informes financers.

En general, totes les companyies que cotitzen a la Borsa de Valors estan subjectes a una auditoria administrativa cada any. Altres organitzacions poden requerir o demanar una auditoria, depenent de la seva estructura i propietat.

objectius

L'objectiu de l'auditoria administrativa és que l'auditor expressi una opinió sobre la veritat i la imparcialitat dels estats financers.

És formar-se una opinió sobre si la informació presentada en l'informe financer, presa en conjunt, reflecteix la situació financera de l'organització en una data determinada, per exemple:

- ¿Es registren en el full de balanç dels detalls del que es posseeix i el que l'organització ha?

- ¿Els guanys o pèrdues han estat avaluades adequadament?

A l'examinar els informes financers, els auditors han de seguir les normes d'auditoria establertes per un organisme governamental. Una vegada que els auditors han completat la seva feina, escriuen un informe d'auditoria. D'aquesta manera, expliquen el que han fet i donant una opinió extreta del seu treball.

Per exemple, als Estats Units, les normes d'auditoria requereixen que l'auditor declari si els informes financers es presenten d'acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats.

objectius principals

- Comprendre el sistema existent, avaluant les fortaleses i debilitats dels departaments i unitats administratives. Així, es podran suggerir els mètodes per poder millorar i superar les debilitats.

- Identificar els colls d'ampolla en els mecanismes administratius existents, reconeixent així oportunitats per fer reformes en els processos, reformes administratives, etc.

- Avaluar la utilització òptima dels recursos financers i altres recursos.

- Suggerir mètodes per a la millora contínua de la qualitat, tenint en compte els criteris i informes de el Consell Nacional d'Avaluació i Acreditació i altres organismes.

exemple

-cas Barings

La informació financera inexacta pot ser el resultat d'una tergiversació deliberada, o pot ser resultat d'errors no desitjats.

Un dels exemples recents més notoris d'una falla en la presentació d'informes financers va ocórrer el 1995 a l'oficina de Barings a Singapur, un banc britànic de 233 anys.

El frau es va deure a la manca de suficients controls interns en Barings durant un període de cinc anys. Durant aquest temps Nicholas Leeson, empleat administratiu responsable de la comptabilitat i liquidació de transaccions, va ser promogut a gerent a l'oficina de Barings a Singapur.

Amb la seva promoció, Leeson va gaudir d'un inusual grau d'independència. Es trobava en l'excepcional posició de ser tant gerent com a responsable de realitzar totes les operacions. Això li va permetre participar en operacions no autoritzades, que no van ser detectades.

col·lapse

Encara que Leeson estava perdent enormes sumes de diners per al banc, les seves responsabilitats dobles li permetien amagar les seves pèrdues i seguir operant.

Quan el col · lapse de l'mercat de valors japonès va portar a una pèrdua de $ 1 mil milions per Barings, es van descobrir finalment les accions de Leeson.

No obstant això, Baring mai es va recuperar de la pèrdua i va ser adquirida per la companyia d'assegurances holandesa ING Groep NV el 1995. Posteriorment, va ser venuda novament en 2004.

Curiosament, en aquest cas els auditors administratius van advertir a la gerència sobre el risc a l'oficina de Singapur mesos abans de l'col·lapse. No obstant això, els advertiments van ser ignorades pels alts executius, i l'informe d'auditoria va ser ignorat.

-Cas Enron-Arthur Andersen

L'empresa comercialitzadora d'energia Enron Corp., que tenia pèrdues ocultes en societats fora dels llibres i participava en esquemes de preus abusius, es va declarar en fallida el desembre de 2002.

Poc després que Enron es convertís en objecte d'una investigació de la Comissió de Valors i Borsa, la firma d'auditoria, Arthur Andersen, també va ser nomenada en una investigació d'aquesta Comissió. Arthur Andersen finalment va tancar les seves operacions el 2002.

Aproximadament en el mateix període, l'empresa de telecomunicacions WorldCom Inc. va utilitzar tècniques comptables enganyoses per ocultar despeses i exagerar els guanys en $ 11 mil milions.

referències

1. Wanda Thibodeaux (2018). Characteristics of an Audit. Small Business - Chron.com. Pres de: smallbusiness.chron.com.
2. NAAC (2018). Academic and Administrative Audit. Pres de: naac.gov.in.
3. Ed Mendlowitz (2012). Accounting History. The Partners Network. Pres de: partners-network.com.
4. WikiLingue the free encyclopedia (2018). Audit. Pres de: en.wikipedia.org.
5. Moses L. Pava (2018). Auditing. Encyclopaedia Britannica. Pres de: britannica.com.
6. Steven Bragg (2018). The purpose of an audit. Accounting Tools. Pres de: accountingtools.com.
7. Pwc (2018). What is an audit? Pres de: pwc.com.