- Com es fa un arqueig de caixa?
- Execució de l'arqueig
- Separació de funcions
- Sobrants o que falten
- exemple
- Resultat de l'arqueig
- referències
El arqueig de caixa és un procés que generalment s'executa en negocis com supermercats, restaurants i bancs, realitzats a el tancament del dia hàbil o a la fi de el torn d'un caixer. Aquest procés d'arqueig fa que el caixer sigui responsable de els diners en la seva caixa registradora.
Fins i tot amb els moderns sistemes de punt de venda que es tenen en l'actualitat, encara es necessita un procediment per comptabilitzar els ingressos d'efectiu d'una botiga. Aquests controls interns són necessaris per evitar el mal maneig de diners i per salvaguardar els actius contra pèrdua o robatori.
Font: pixabay.com
Els controls interns sòlids no només promouen l'eficiència operativa, sinó que també asseguren registres comptables fiables, que es necessitaran a l'hora de declarar els impostos.
Una de les causes més comunes de reducció o pèrdues en una botiga és pel mal maneig de l'efectiu. Quan s'investiga, la causa més comuna correspon a la manca de procediments o controls adequats.
Com es fa un arqueig de caixa?
A l'inici de cada torn, a cada caixer se li ha d'assignar el seu propi calaix d'efectiu. Cal fer que el caixer compti l'efectiu al calaix per verificar el saldo inicial.
Es desitja mantenir una quantitat constant de diners a la caixa. Això garanteix que sempre es tindrà prou efectiu per donar canvi als clients.
El següent pas per mantenir la caixa ordenada és fer dipòsits de l'efectiu al llarg del dia. Depenent de l'volum i quantitat de transaccions, es variarà la quantitat de dipòsits que es realitzarà.
Després de determinar quan es realitzarà aquest dipòsit, es compta l'efectiu i es resta la diferència de el recompte matutí inicial. L'arqueig d'una caixa registradora es realitza generalment a la fi de el dia o a la fi de el torn d'un caixer.
El calaix d'efectiu i el seu contingut s'han de dur a una oficina o una altra àrea aïllada per preparar l'informe. Aquest és el moment d'assegurar-que els diners que va entrar i que va sortir durant el dia es va fer de manera eficient i honesta.
Execució de l'arqueig
A l'preparar-se a comptar els diners, tots els bitllets grans, xecs i cupons d'aliments s'aparten i es posen a un costat.
Primer es compta la suma total a la caixa, inclosos els xecs i ingressos per targetes de crèdit. Després d'acabar de sumar les sumes, es compara manualment aquesta xifra amb el que mostra el sistema de punt de venda.
Després que el calaix torna a la seva quantitat inicial assignada, es col·loca a la caixa forta o es lliura a un altre caixer que estigui començant el seu torn. Ara, s'expliquen els bitllets i els canvis que es van posar a un costat juntament amb els xecs de la caixa de l'caixer.
Això és el que conforma el dipòsit de vendes de l'caixer. La majoria de les caixes registradores poden imprimir un rebut de vendes i un rebut d'ingrés de diners. Aquests rebuts indiquen quant va fer el caixer en vendes i quants diners va ser comptabilitzat.
Si les quantitats coincideixen tot està bé. En cas contrari, s'haurà de escodrinyar una mica més.
Separació de funcions
S'ha de considerar tenir dues persones per arquejar les caixes. Una persona comptarà el calaix i crearà l'informe diari d'efectiu, mentre que l'altra prepararà el dipòsit bancari.
Les dues persones han de signar l'informe, indicant la seva responsabilitat per les xifres mostrades. Encara que cap sistema pot prevenir un frau, aquesta pista d'auditoria ajudarà a descoratjar la complicitat entre els empleats.
Sobrants o que falten
A l'produir-se una discrepància, els diners es compta de nou per garantir que la quantitat sigui correcta.
S'ha d'investigar qualsevol sobrant i / o que falta. Les petites discrepàncies són comuns i generalment són causades per errors humans, possiblement a l'caixer comptar el canvi per a un client. Les discrepàncies majors són les que s'hauran d'observar més de prop.
Les discrepàncies freqüents poden ser un signe de robatori d'un empleat, o indicar que es requereix més capacitació per a un caixer en particular.
El sobrant / que falta sempre es pot calcular restant la quantitat de diners al calaix, excloent la suma inicial, de la quantitat impresa en el comprovant de cobrament de l'caixer.
Depenent de la quantitat de sobrant / que falta i les circumstàncies involucrades, les mesures disciplinàries poden variar. Caixers han perdut els seus llocs a causa de sobrants / faltaven, ja sigui per infraccions reiterades o per grans sobrants o per fer.
Els que falten generalment es deuen a factures enganxades entre si, el caixer que torna massa en el canvi, o potser fins i tot s'embutxaca una mica de diners.
Els sobrants es produeixen a l'prendre massa diners dels clients o al no ingressar correctament articles en el terminal del punt de venda.
exemple
A la botiga Omega el procés d'arqueig d'una caixa registradora comença realment a la fi de el dia anterior, quan el caixer John Doe i el seu gerent accepten la suma en efectiu que queda a la caixa registradora de John.
Quan John ve a treballar al matí següent, comença amb la quantitat de diners que va quedar a la caixa. A la fi de cada dia hàbil, ell o el seu gerent publiquen un resum de l'activitat del dia a la caixa registradora, per generar així un informe de les vendes totals realitzades pel caixer.
Per a això, John compte la quantitat d'efectiu en la seva caixa, així com els totals de xecs, ingressos per targetes de crèdit i les vendes a crèdit de la botiga. Després completa un formulari com aquest:
Resultat de l'arqueig
El gerent revisa la suma produït realment per la caixa de John, i el compara amb el formulari realitzat.
Si la quantitat d'efectiu que hi ha a la caixa no coincideix amb el formulari, el gerent i John buscaran identificar l'error. Si no es pot trobar, s'omplirà un formulari de sobrant / que falta d'efectiu.
Algunes empreses cobren directament a l'caixer qualsevol que falta. Altres adopten la posició d'acomiadar el caixer després d'un cert nombre de faltants per certa quantitat de diners. Per exemple, tres que faltaven de més de $ 10.
El gerent de la botiga decideix quants diners en efectiu de deixar en caixa o registrar per al dia següent. Fa aquesta tasca per a cada un dels caixers. Després diposita al banc tot l'efectiu i els xecs de el dia en una caixa de dipòsit nocturn.
Després, el gerent envia un informe amb els detalls de l'dipòsit a el comptador per ingressar les dades a el sistema comptable.
referències
- WikiLingue the free encyclopedia (2018). Cashier balancing. Pres de: en.wikipedia.org.
- Matthew Hudson (2018). Balancing the Cash Drawer. The Balanç petites empreses. Pres de: thebalancesmb.com.
- Shopkeep (2016). How to Balanç a Cash Register Drawer Like a Pro. Pres de: shopkeep.com.
- Dummies (2018). How To Balanç Cash Register Transactions. Pres de: dummies.com.
- Revolvy (2018). Cashier balancing. Pres de: revolvy.com.