ADMINISTRACIÓ DE COMPTES PER COBRAR: CARACTERÍSTIQUES - DUDAS - 2025

La administració de comptes per cobrar es refereix a el conjunt de polítiques, procediments i pràctiques emprats per una empresa pel que fa a l'ús de vendes ofertes a crèdit. És el maneig de totes les factures pendents que té una empresa per rebre el seu pagament després d'haver lliurat un producte o servei.

És a dir, és el maneig de la cobrança de els diners que els clients li deuen a una companyia. La majoria de les empreses ofereix als seus clients l'oportunitat de comprar els seus productes i serveis a crèdit. Quan es dissenya adequadament, tal acord pot ser mútuament beneficiós tant per a l'empresa com per als seus clients.

Són un dels pilars de la generació de vendes i s'han d'administrar per garantir que es converteixin finalment en ingrés d'efectiu. Una empresa que no converteix eficientment els seus comptes per cobrar en efectiu pot tenir una liquiditat deficient, paralitzant la seva capital de treball i enfrontant desagradables dificultats operatives.

Característiques

Inclou l'avaluació de la solvència i el risc de el client, l'establiment dels termes i polítiques de crèdit, i el disseny d'un procés adequat de cobrament d'aquests comptes.

Avaluar l'historial financer i creditici

Abans d'acceptar fer negocis amb algun client, l'empresa porta a terme una anàlisi de la solvència i liquiditat a curt termini de la mateixa, verificant el seu historial creditici, els seus estats financers i les condicions econòmiques generals de client.

Si cal, s'ha de sol·licitar referències d'altres empreses amb les que prèviament el client hagi fet negocis.

Establir termes de pagament clars

S'ha de negociar un acord factible per al client sense sacrificar la rendibilitat de l'negoci. Per exemple, el terme de pagament "5% a 10 dies, net a 30 dies" permet el client pagar 30 dies després de la data de facturació.

També ofereix un descompte de el 5% en cas que el pagament es compleixi dins dels 10 dies següents a la data de la factura.

Les empreses han d'equilibrar el benefici d'estendre els termes als clients amb les seves necessitats de flux de caixa.

Els descomptes de vendes per incitar el pagament anticipat són una bona pràctica que pot millorar el flux d'efectiu d'una empresa.

El descompte ofert hauria de ser atractiu per incentivar el client a pagar la factura dins del període de temps especificat, però prou petit com per evitar un deteriorament de l'marge de benefici.

Proporcionar diversos mètodes de pagament

Els retards en el pagament sovint són causats per la inconveniència dels mètodes de pagament per als clients. Es poden afegir diferents opcions a el sistema de pagament de la companyia.

El mètode de pagament de banc a banc a través de el sistema electrònic de transferència de fons és molt més accessible per als clients.

Fer factures electròniques

Enrere van quedar els dies en què l'única forma que arribessin les factures als clients era a través del correu o un missatger. La tecnologia ha fet possible que les empreses enviïn les factures escanejades per mitjà de l'correu electrònic.

Així es poden enviar factures tan aviat com es completin els projectes. L'enviament oportú de factures pot ajudar els clients a preparar-se per la data de venciment estipulada.

Procés de cobrament

El procés de cobrament de pagaments és bastant simple si es mantenen actualitzades totes les comunicacions, documentacions, comptabilitat i assumptes pertinents relacionats amb aquesta.

A l'rebre els pagaments es realitza un assentament comptable, en el qual s'acredita el compte de comptes per cobrar i es carrega el compte d'efectiu.

comptes moroses

En cas d'impagament pot ser efectiu contractar agències de cobrament (o de departament de l'empresa) per recuperar la totalitat o part dels deutes incobrables.

La majoria de les companyies crea un compte específic per tractar els comptes moroses, comunament anomenades com «Provisions per comptes dubtoses» o «Comptes deutes incobrables».

objectius

- Donar un millor flux d'efectiu i la major liquiditat disponible per al seu ús en inversions o adquisicions, reduint el saldo total pendent de comptes per cobrar.

- Fer servir procediments que assegurin que es maximitzi el potencial financer dels comptes per cobrar de l'empresa.

- Determinar amb anticipació la qualificació de crèdit de el client, establint els termes de crèdit i pagament per a cada tipus de client.

- Supervisar amb freqüència als clients a la recerca de riscos crediticis.

- Detectar pagaments endarrerits o venciment de crèdits en el moment oportú.

- Contribuir directament amb els beneficis de l'empresa mitjançant la reducció dels deutes incobrables.

- Mantenir una bona relació professional amb els clients.

- Incrementar la imatge professional de l'empresa.

exemples

L'empresa Dharma Corp està considerant flexibilitzar la seva política creditícia per oferir crèdit a clients amb una qualificació de risc alta i així poder vendre 20% més, ja que té una capacitat de producció inactiva.

Es presenten les dades següents:

Amb la proposta de flexibilització en la política creditícia s'espera:

Per saber si és factible, s'ha de calcular la rendibilitat resultant de les vendes addicionals i veure si és major o menor que la suma total de:

- Pèrdues per deutes incobrables.

- Augment en el cost de cobrança.

- Cost d'oportunitat major pel capital de treball immobilitzat en comptes per cobrar per un major període de temps.

Càlcul de rendibilitat addicional

Augment de vendes en unitats: 300 000 x 20% = 60 000 unitats

Quan hi ha capacitat de producció inactiva, la rendibilitat addicional és el marge de contribució incremental, ja que els costos fixos romanen igual.

Marge de contribució unitari: $ 80 - $ 50 = $ 30.

Rendibilitat addicional = 60 000 x $ 30 = $ 1 800 000

Càlcul de pèrdues per deutes incobrables

Augment en les vendes: 60 000X $ 80 = $ 4.800.000

Pèrdua per deutes incobrables = $ 4.800.000 x 3% = $ 144 000

Càlcul de el cost d'oportunitat

La suma mitjana de capital de treball en comptes per cobrar ve donat per:

(Vendes a crèdit / rotació comptes per cobrar) x (cost unitari / preu de venda)

Llavors es procedeix a calcular els components de la fórmula.

Vendes a crèdit actual: 300 000 x $ 80 = $ 24 000 000

Vendes a crèdit amb l'increment: 360 000 x $ 80 = $ 28 800 000

Rotació comptes per cobrar actual: 360/60 dies = 6 vegades anual

Rotació comptes per cobrar amb l'increment: 360/90 dies = 4 vegades anual

Com ha capacitat inactiva, el cost unitari per l'increment en les vendes és únicament el cost variable: $ 50.

Nou cost unitari mitjà = $ 21 000 000/360 000 = $ 58,33

Suma mitjana de capital de treball en comptes per cobrar actual:

($ 24 000 000/6) x ($ 60 / $ 80) = $ 3 000 000

Suma mitjana de capital de treball en comptes per cobrar amb el nou escenari és:

($ 28 800 000/4) x ($ 58,33 / $ 80) = $ 5 249 700

Increment en la suma mitjana de capital de treball en comptes per cobrar = $ 5.249.700 - $ 3 000 000 = $ 2 249 700

Taxa de retorn = 16%

Cost d'oportunitat = $ 2.249.700 * 16% = $ 359.952

Factibilitat de la proposta

Atès que el guany net és considerable, Dharma Corp s'hauria de flexibilitzar la seva política creditícia, per la qual cosa la proposta és factible.

referències

1. Investopedia (2018). Accounts Receivable - AR. Pres de: investopedia.com.
2. HTMW Team (2013). Account Receivables Management. How the market Works. Pres de: education.howthemarketworks.com.
3. Graydon (2018). Accounts Receivable Management. Pres de: graydon.nl.
4. Justin Johnson (2018). The Best Practices for Accounts Receivables Management. Small Business - Chron. Pres de: smallbusiness.chron.com.
5. Infinit Accounting (2015). 5 Ways to Manage Your Accounts Receivable More Efficiently. Pres de: infinitaccounting.com.
6. Lie Dharma Putra (2010). Accounts Receivable Management and Decision Making. Accounting Financial & Tax. Pres de: accounting-financial-tax.com.