ACTA ADMINISTRATIVA: QUI PARTICIPEN, CONTINGUT I EXEMPLES - DUDAS - 2026

Un acta administrativa és el document en el qual es plasma per escrit i com a prova documental els fets ocorreguts a un treballador o grup de treballadors. Normalment són registres de situacions laborals irregulars o bé incompliment de normes que comportin sancions.

Les irregularitats registrades en les actes administratives han d'entrar dins de les compreses en la normativa laboral aplicable; és a dir, han d'estar reflectides en el contracte de treball, així com en la Llei Federal d'el Treball i el Reglament Interior de Treball.

Quin és el valor de les actes administratives?

Documentar en actes administratives les incidències laborals rellevants és una pràctica molt recomanable, perquè es poden utilitzar "a posteriori" en dos sentits:

- Per acreditar fets davant de les juntes de conciliació i arbitratge en cas de conflicte laboral.

- Per acreditar el perfil dels empleats de més antiguitat en cas d'acomiadament, ja que es valora aquest perfil a part de la causa establerta per rescindir el contracte laboral.

Qui són els participants d'una acta administrativa?

És imprescindible determinar l'objectiu de la redacció d'una acta administrativa, per poder determinar qui han de ser els participants que hagin manifestar-se i signar el document.

Aquests objectius poden ser:

- Detallar l'incompliment d'una obligació laboral.

- Detallar una sanció laboral.

- Detallar un acomiadament.

Normalment els participants són, lògicament, treballadors i els testimonis, però també el representant de l'empresa que sol ser l'indicat per convocar la reunió que origina la posterior acta administrativa. És fonamental documentar en detall qui van ser els assistents, per garantir la validesa de l'acta administrativa.

Quin és el contingut requerit per una acta administrativa?

Aquests són les dades bàsiques que els departaments de recursos humans han de fer constar en les actes administratives:

- Domicili de l'empresa o el lloc on tinguin lloc els fets objecte de l'acta administrativa.

- Data i hora.

- Participants o compareixents.

- Explicació motiu.

- Declaracions (treballadors i testimonis).

- Detall de la documentació que avali el declarat pels testimonis i altres compareixents.

- Tancament de l'acta reflectint l'hora i la signatura dels participants.

- En el cas de les actes administratives relatives a sancions als treballadors, s'han de guardar en l'expedient de l'treballador sancionat.

exemples

primer exemple

«A la Ciutat de Mèxic, sent les 8:00 hores, de l'dia 8 de desembre de 2017, a les oficines de l'àrea de Recursos Humans de l'Empresa Madnus SA situada al domicili de Carrer dels Rosers # 10, Mèxic, DF, es reuneixen els senyors Pedro Pérez, gerent general; Maria Romero, auxiliar d'Administratiu; Rosa Cali, gerent de Recursos Humans; i Sergio Arcade, secretari de l'Sindicat, amb la finalitat d'investigar els fets que es van suscitar el dia 7 de desembre de l'any en curs a les 10:00 hores amb relació a l'treballador Javier Sánchez, operari.

La Sra. Maria Romero declara que: el dia 7 de desembre el treballador Javier Sánchez es va presentar a la instal·lacions de l'empresa amb una hora de retard i en evident estat d'embriaguesa proferint insults que prefereix no repetir davant els presents. A continuació, després de vomitar a sobre de la taula de recepció, Javier Sánchez va quedar inconscient a terra.

El Sr. Javier Sánchez declara que: el dia 7 de desembre va arribar tard al seu lloc de treball, tot i trobar-se indisposat estava decidit a exercir el seu treball quan es va trobar encara pitjor, va començar a vomitar i va caure inconscient a terra. El Sr. Sánchez insisteix a negar que estigués embriagat o que proferís insults.

Havent-se fet el coneixement dels participants la raó de la reunió i l'aixecament de la present acta amb la següent sanció (detall de la sanció procedent segons el Reglament Interior de Treball de l'Empresa) per a Javier Sánchez i les declaracions anteriors, donen per acabada la present acta administrativa que se signa de conformitat pels participants en ella ».

segon exemple

«A les 11.45 hores del dia 12 de el mes de maig de l'any 2017 al Carrer del Pujol nº 8, a la seu social de l'empresa Rocali SA i amb la presència de JA Martínez en la seva qualitat de vigilant / porter, M. Serrano com a responsable de RRHH i Marina Carmona com a secretària / administrativa per a dur a terme l'aixecament d'aquest acta administrativa pels esdeveniments ocorreguts el dia 12 de maig de 2017 a les 09:00 hores en les dependències de l'empresa Rocali SA, dins el departament de recursos humans Fets consistents en:

Marina Carmona declara que el dia d'avui 12 de maig de 2017, a l'arribar a les dependències de l'empresa Rocali SA, va ser detinguda a la porta d'entrada a el recinte pel vigilant JA Martínez per dir-li que no podia passar perquè ja no formava part de la plantilla de l'empresa, a la qual cosa la Marina Carmona va afirmar que no tenia notícies de tal rescissió del seu contracte.

Després de forcejar per uns instants, Marina Carmona va poder accedir a les instal·lacions de l'empresa Rocali, SA, arribant ràpidament i molt agitada fins al despatx de M. Serrano per demanar quina era la raó de l'acomiadament.

Poc més tard va ser atesa pel responsable de recursos humans, el Sr. Serrano, qui va al·legar no tenir coneixement de l'acomiadament però que procedia a verificar-ho.

Després de consultar a la base de dades, el Sr. Serrano va tornar al seu despatx per informar Marina Carmona que es tractava d'un error, ja que qui havia estat acomiadada era una altra empleada anomenada Marina Garcia. Li va demanar efusives disculpes pel desafortunat error comès i li va indicar que, si ho requeria, aixecaria una acta administrativa perquè no tingués problemes per arribar amb retard al seu lloc de treball.

S'aixeca la present a petició dels involucrats.

Marina Carmona.

M. Serrano.

JA Martinez ».

referències

1. Emprèn pime. Actes administratives. emprendepyme.net
2. BBD Sall Consultors. (2015) Valor probatori de les actes. bbdconsultores.wordpress.com
3. Angelico Pineda (2016) Per què són importants les actes administratives ?. elempresario.mx
4. Runa. (2017) Sabés què són les actes administratives o laborals ?. runahr.com
5. Wikipedia. Actes administratives.