SISTEMA D'INVENTARIS PERPETUS: FUNCIONAMENT, AVANTATGES - DUDAS - 2026

El sistema d'inventaris perpetus és un mètode de comptabilització de l'inventari que registra de forma immediata la venda o compra d'inventari mitjançant l'ús de sistemes computats i programari d'administració d'actius empresarials.

Mostra una vista prou detallada dels canvis en l'inventari amb informes immediats sobre la quantitat d'inventari en estoc, i reflecteix amb precisió el nivell de les mercaderies disponibles.

L'inventari perpetu és el mètode preferit per donar-li seguiment a l'inventari, ja que pot generar contínuament resultats raonablement precisos, si es maneja adequadament.

Com a empresa, tenir més inventari del que es necessita és costós i pot generar rebuig. D'altra banda, tenir molt poc vol dir que es corre el risc de decebre els clients i perdre ingressos de vendes amb els seus competidors.

Com el programari d'inventari perpetu sempre està actualitzat, té una visibilitat instantània dels nivells d'estoc, el que li permet respondre més ràpidament als canvis en la demanda.

Com funciona el procediment?

Amb el sistema d'inventari perpetu, una empresa actualitza contínuament els registres d'inventari, comptabilitzant les seves addicions i sostraccions per activitats com:

- Articles d'inventari comprats.

- Mercaderia venuda de l'estoc.

- Materials presos de l'inventari per ser utilitzats en la producció.

- Articles rebutjats.

El sistema funciona perfectament quan s'acobla amb una base de dades informàtica, actualitzada en temps real pel personal de l'magatzem mitjançant escàners de codis de barres o pels venedors usant terminals de punt de venda.

Inventari periòdic versus inventari perpetu

Tradicionalment, si es volia saber quants articles hi havia disponibles al magatzem, calia realitzar un recompte físic i conciliar-lo amb sistemes manuals o automatitzats basats en lots.

Les empreses comptabilitzaven físicament les existències a la fi d'un període determinat, i les xifres de l'inventari s'actualitzaven en aquest moment. Això es coneix com a sistema d'inventari periòdic, perquè la informació és actualitzada periòdicament.

El sistema d'inventari perpetu utilitza un programari de gestió d'inventari i processos que permeten l'actualització en temps real de el moviment d'inventari.

Els empleats fan servir escàners de codi de barres per registrar les vendes, compres o devolucions en el moment en què ocorren.

Aquesta informació s'envia a una base de dades que és actualitzada contínuament per registrar cada canvi. L'actualització perpètua de l'inventari és el que li dóna nom a el sistema i el diferencia de l'enfocament diari.

Comptes d'inventaris perpetus

Sota aquest sistema, no cal mantenir un compte de compres perquè el compte d'inventari es carrega directament amb cada compra de mercaderia.

Els comptes a comptabilitzar en aquest sistema són:

- Quan es compra la mercaderia per emmagatzemar-la en l'inventari:

- Quan s'incorre en despeses com nolis, assegurances, etc., agregats a el cost de la mercaderia:

- Si la mercaderia és retornada a l'proveïdor:

- Quan la mercaderia és venuda:

- Si la mercaderia és retornada pels clients:

- Quan es troba una diferència entre la suma del compte d'inventari i el recompte físic:

avantatges

Permet una reposició precisa

Els canvis en l'inventari es registren en temps real, a l'comprar i a l'vendre l'inventari. Això el capacita a produir informes que identifiquen immediatament els articles d'inventari que s'estan esgotant.

Descobreix la minva i el robatori

En un sistema d'inventari periòdic, a la fi de el període s'ajusta l'inventari, validant el recompte de l'inventari físic. Doncs això elimina qualsevol robatori, minva o fins i tot errors en el recompte, quan es transfereix aquest ajust al compte de cost de mercaderia venuda.

Un sistema perpetu compararà el valor de l'inventari en el sistema amb el recompte de final de període i li permetrà indagar qualsevol discrepància.

Produeix estats financers intermedis més exactes

A causa de que en el sistema d'inventari periòdic dels valors d'inventari no són canviats durant el període, tant el compte d'inventari en el balanç general com el compte de cost de mercaderia venuda a l'estat de guanys i pèrdues són incorrectes al llarg de l' període.

Un sistema perpetu manté aquests sumes correctes i brinda un conjunt més precís d'estats financers durant tot el període.

Gestió més propera dels nivells d'inventari

Els nivells d'inventari sempre estan correctes i es accedeixen en línia en qualsevol moment. Es pot calcular correctament la seva taxa de rotació per saber si les vendes s'estan desaccelerant o si els productes ja no es venen ràpidament.

Integració amb altres sistemes comercials

La informació d'inventari en temps real és vital per als equips financers i comptables. La integració de sistema d'inventaris amb els sistemes financers ajuda a garantir informes tributaris i normatius precisos.

Els venedors poden brindar una millor experiència a el client, impactant directament en la seva reputació. La seva integració amb els sistemes de comercialització li brinda a aquest equip una instantània actual del que es ven i el que no.

desavantatges

Alt cost d'implementació

Per utilitzar el sistema d'inventari perpetu, una empresa ha primer instal·lar equips i programari especialitzats. Es requereix una gran inversió inicial, molts recursos i temps per implementar el sistema correctament.

Després d'instal·lar l'equip i programari necessaris, seguirà sent obligatori el seu manteniment i actualitzacions periòdiques, costant-li encara més a les empreses.

major Complexitat

Requereix que les empreses ofereixin capacitació a cada un dels empleats a causa de la complexitat de el sistema.

Els empleats necessitaran capacitació sobre com utilitzar el programari particular de la companyia i també rebre capacitació sobre l'ús d'equips especials, com escàners.

L'inventari registrat pot no reflectir l'inventari real

Pot ser un desavantatge que les transaccions es registrin tan aviat com tinguin lloc, perquè l'inventari registrat pot no reflectir l'inventari real al llarg de el temps.

Això es deu al fet que en un sistema d'inventari perpetu no s'utilitzen freqüentment els recomptes d'inventari físic.

Amb un major nombre de persones ingressant transaccions en el sistema, l'empresa assumeix un major risc de cometre errors a causa d'un error humà.

Més temps de consum

Amb el sistema d'inventari periòdic, les empreses assignen un cert temps per a registrar comptablement els inventaris.

Es poden registrar setmanalment, mensualment o fins i tot anualment. Això fa que el sistema d'inventari periòdic consumeixi menys temps que el sistema d'inventari perpetu.

Amb el sistema perpetu, cada transacció ha de registrar immediatament. Els auditors han de revisar les transaccions per assegurar-se que siguin correctes i els inventaris físics encara s'han de fer per trobar discrepàncies en les xifres.

referències

1. Steven Bragg (2017). Perpetual inventory system. Accounting CPE Courses & Books. Pres de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Perpetual inventory. Pres de: investopedia.com.
3. Accounting For Management (2017). Perpetual inventory system. Pres de: accountingformanagement.org.
4. Oracle NetSuite (2018). Why usi a perpetual inventory system? Pres de: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). The Advantages of the Perpetual Inventory System. Small Business - Chron.com. Pres de: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). The Disadvantages of the Continuous Inventory System. Small Business - Chron.com. Pres de: smallbusiness.chron.com.