SISTEMA D'INVENTARIS: TIPUS, MÈTODES I EXEMPLES - DUDAS - 2026

El sistema d'inventaris és un sistema de seguiment que informa sobre la quantitat de matèries primeres, subministraments o productes acabats que es tenen disponibles. Garanteix que la quantitat correcta de materials, amb la qualitat adequada, estigui disponible en el lloc correcte i en el moment adequat.

Aquest sistema s'actualitza cada vegada que es ven un article o s'utilitzen matèries primeres per fabricar un producte, per així saber què es té disponible per a l'endemà. També permet ordenar productes amb antelació, per així poder tenir tot el que es necessita en tot moment.

Font: pixabay.com

Quan la gent pensa en un sistema d'inventaris, és comú relacionar-lo amb la indústria minorista. No obstant això, encara que les botigues requereixen un sistema d'inventaris eficaç per poder operar amb èxit, aquest també s'usa en molts altres tipus de negocis, com manufactura, serveis públics, salut, govern i educació.

Com a part de la cadena de subministrament, el sistema d'inventaris inclou aspectes com el control i la supervisió de les compres (tant dels proveïdors com dels clients), el manteniment de l'emmagatzematge de l'inventari, el control de la quantitat de productes en venda i el compliment de les comandes.

importància

Un sistema d'inventaris efectiu és un component indispensable de qualsevol operació minorista o de fabricació. El seu propòsit principal és mantenir amb precisió el recompte físic dels productes, subministraments i materials emmagatzemats al magatzem.

Alguns dels elements més crítics d'un sistema ben desenvolupat són les descripcions dels articles, un sistema de numeració, l'estandardització de les unitats de mesura i l'etiquetatge precís dels articles.

Un cop establert, el sistema d'inventaris es pot utilitzar per controlar i mantenir els béns emmagatzemats, per així assegurar que no es perdi l'inventari per deteriorament o robatori.

Saber quan reordenar, quant ordenar, on emmagatzemar l'inventari, etc., pot convertir-se ràpidament en un procés complicat. Com a resultat, moltes empreses requereixen un programari o sistema de gestió d'inventari, amb més capacitats que simples bases de dades i fórmules manuals.

Això és vital per controlar els costos de compra i complir amb els objectius de servei a el client. Si bé un programari de gestió d'inventaris és una eina d'administració útil, la clau per a un bon sistema resideix en la solidesa dels procediments que es creen.

En què consisteix un sistema de control d'inventaris

Un sistema de control d'inventaris es refereix a les estratègies que fan servir les empreses per garantir poder comptar amb els subministraments adequats de matèries primeres per a la producció i els productes acabats per a la venda, a el mateix temps que minimitzen els costos d'inventari.

Emmagatzemar un excés d'inventari és costós, perquè l'espai i els recursos financers invertits en els productes sovint es poden utilitzar millor en altres àrees.

No obstant això, a el mateix temps, tenir inventaris baixos pot resultar en costosos tancaments de producció o retards en el compliment de les comandes. Els sistemes de control d'inventaris ajuden a les empreses a trobar el delicat equilibri entre poc i massa estoc.

Per a què serveix?

Els sistemes de control d'inventaris ajuden a rastrejar l'inventari i proporcionen les dades que es necessiten per controlar-lo i administrar-lo.

És una solució tecnològica que integra tots els aspectes de les activitats d'inventari d'una organització, incloent l'enviament, la compra, la recepció, l'emmagatzematge en el dipòsit, el volum de negocis, el seguiment i la reorganització.

Un bon sistema de control d'inventaris aconsegueix tot això, a l'adoptar un enfocament holístic de l'inventari i a l'permetre a les empreses utilitzar pràctiques que optimitzen la productivitat i l'eficiència al llarg de la cadena de subministrament.

D'altra banda, manté l'inventari correcte, en les ubicacions correctes, per així satisfer les expectatives de client.

Independentment de el tipus de sistema de control d'inventaris que es triï, cal assegurar-se que inclogui un sistema per identificar els articles de l'inventari i la seva informació, incloses etiquetes de codis de barres.

També és important que inclogui eines de maquinari per escanejar etiquetes de codis de barres, una base de dades central per a tot l'inventari, a més de la capacitat d'analitzar dades, generar informes i pronosticar la demanda.

Estratègies d'inventari

Les estratègies apropiades de maneig d'inventaris varien depenent de la indústria. Un dipòsit de petroli pot emmagatzemar grans quantitats d'inventari durant llargs períodes de temps, el que li permet esperar que la demanda es recuperi.

Si bé l'emmagatzematge de petroli és costós i difícil, no hi ha risc que l'inventari es faci malbé o es surti d'especificacions.

No obstant això, per a les empreses que comercien amb productes peribles o productes la demanda és extremadament sensible a el temps, no és una opció acumular inventari. Considerar malament el moment o la quantitat de les comandes pot ser molt costós.

tipus

Sistema d'inventaris perpetu

Amb un sistema d'inventaris perpetu, s'actualitzen contínuament els registres d'inventaris, comptant les addicions i sostraccions quan els articles d'inventaris són rebuts, venuts, traslladats d'una ubicació a una altra, seleccionats per consumir i rebutjats.

Algunes organitzacions prefereixen aquest tipus de sistema perquè lliura informació actualitzada dels inventaris i maneja millor els recomptes d'inventaris físics.

El sistema d'inventaris perpetu també és el preferit per fer-li seguiment a l'inventari, perquè brinda contínuament resultats precisos quan s'administra de forma adequada.

Aquest tipus de sistema funciona millor quan s'utilitza, juntament amb l'inventari de magatzem, una base de dades amb les quantitats d'inventari i les ubicacions de prestatges actualitzats en temps real pels empleats, utilitzant escàners de codi de barres.

Reptes a superar

Existeixen alguns reptes associats amb aquest tipus de sistema. Primer, aquest sistema no es pot mantenir manualment i requereix equips i programari especialitzats, resultant en un major cost d'implementació, especialment per a empreses amb múltiples ubicacions o magatzems.

Són necessàries actualitzacions i manteniments reiterats per al sistema d'inventaris perpetu, que també poden ser costosos.

Un altre desafiament d'usar aquest tipus de sistema és que a mesura que passa el temps l'inventari registrat pot no reflectir l'inventari real, perquè no s'usen freqüents recomptes físics d'inventaris.

El resultat és que els registres d'inventaris es veuen afectats per errors, articles robats o articles escanejats incorrectament, fent que no coincideixin amb els recomptes físics d'inventaris.

Sistema d'inventaris diari

El sistema d'inventaris periòdic no rastreja l'inventari contínuament, sinó que permet a les organitzacions conèixer els nivells d'inventaris inicial i final, durant un cert període de temps.

Aquest sistema rastreja l'inventari usant recomptes físics. Quan es completa l'inventari físic, el saldo en el compte de compres se suma al compte d'inventaris i s'ajusta perquè coincideixi amb el cost de l'inventari final.

Les empreses poden triar si calcular el cost de l'inventari final utilitzant els mètodes de comptabilitat d'inventaris LIFO, FIFO o un altre mètode, tenint en compte que l'inventari inicial és l'inventari final de el període anterior.

Existeixen també alguns desavantatges d'usar un sistema d'inventaris diari. Primer, mentre es completa el recompte d'inventari físic, les activitats comercials normals estan gairebé suspeses. Com a resultat, els treballadors poden realitzar els recomptes físics estretament, a causa de les limitacions de temps.

Els errors i fraus poden ser més freqüents en aquest sistema, perquè no hi ha un control continu sobre l'inventari. També es fa més difícil identificar on tenen lloc les discrepàncies en els recomptes d'inventari, perquè transcorre molt temps entre els recomptes.

Com implementar un sistema d'inventaris en una empresa?

-Desenvolupar un sistema d'emmagatzematge

Organitzar els productes

El primer és organitzar els productes emmagatzemats per així poder accedir i comptar fàcilment cada article de l'inventari. Cal etiquetar tot perquè pugui ser reconegut amb senzillesa i els materials puguin estar col·locats en el lloc adequat.

L'efectivitat de sistema d'inventari depèn en gran mesura de la precisió de l'recompte dels articles a inventariar. Un recompte incorrecte pot causar discrepàncies en la comptabilitat, generar comandes excessius i sobreproducció.

Requeriments d'emmagatzematge

El següents és calcular les dimensions físiques necessàries per emmagatzemar l'inventari. Això podria ser tot un magatzem o un petit armari, segons la grandària dels productes o materials, i el volum de vendes.

També s'ha de considerar qualsevol condició especial requerida per a l'emmagatzematge, com el control de temperatura o d'humitat.

S'ha de col·locar l'inventari de manera eficient per millorar el seu maneig. Cada article ha d'ubicar de manera que el que tingui major rotació sigui el més accessible.

També s'ha de considerar desfer-se dels articles obsolets venuts amb poca freqüència.

Considerar un sistema de codi de barres

Si es té gran quantitat d'inventari, es necessitarà alguna forma de rastrejar els articles. La manera més senzilla de fer-ho és a través d'un sistema de codi de barres. Si es tenen pocs tipus d'articles, es pot utilitzar un sistema visual.

-Prendre l'inventari

Entrenar els treballadors

Les persones que treballen en l'inventari són l'aspecte més crític de el sistema. Si no estan capacitats o assegurances sobre qui ha de realitzar una acció, es veuran afectades l'eficiència i precisió de la gestió.

S'ha de capacitar els empleats en tots els aspectes de sistema d'inventaris, com el que s'ha de fer en cada punt, qui ho ha de fer i com ha de documentar-se.

Realitzar recomptes periòdics

La freqüència amb què es realitza l'inventari tindrà una influència significativa en la precisió de el sistema d'inventaris. Alguns tipus d'operació requeriran intervals d'inventari més freqüents que d'altres.

És important centrar-se primer en els articles més crítics. Per exemple, es poden establir els articles d'alta prioritat com els que constitueixen el 80% de les vendes. Després, es poden crear categories de prioritat mitjana i baixa per als articles amb menys vendes. Així s'evitarà perdre temps comptant articles amb vendes baixes.

-Conciliar els inventaris

Ajustar les dades

L'inventari s'ha d'ajustar a causa de robatoris, obsolescència, deteriorament o danys. La reducció de l'inventari explicarà la diferència entre el recompte d'inventari físic i l'inventari registrat en els llibres.

separar funcions

L'administració de l'inventari requereix tant el maneig físic de l'inventari, tal com comptar i moure l'inventari, com a tasques administratives, tal com la presentació de la documentació i comptabilitat corresponent.

Aquestes dues funcions han de ser manejades per diferents departaments, reduint així el risc de robatori.

-Millorar la gestió d'inventari

Optimitzar nivells d'inventari

Els nivells d'inventari s'han de mantenir en el nivell correcte per maximitzar els guanys i reduir les pèrdues.

Mantenir massa inventari augmenta el risc d'obsolescència, danys i deteriorament, mentre que no mantenir el suficient significa perdre oportunitats de vendes.

implementar programari

Encara que l'ús d'un full de càlcul pot funcionar per a una empresa petita, les empreses grans necessitaran un programari de gestió d'inventari.

El sistema pot integrar-se amb un altre programari empresarial per crear un sistema integrat i automatitzar les operacions.

Mètodes i eines per al control d'inventaris

Control d'inventaris ABC

No és desitjable tenir el mateix grau de control sobre tots els articles de l'inventari, ja que cada un varia en funció del seu valor de consum anual.

Per tant, aquest mètode de control d'inventaris s'utilitza per determinar la importància de cada article de l'estoc segons el valor de consum anual. Es classifiquen com A, B i C.

Els articles d'alt valor es classifiquen com «A». Generalment formen el 15% -25% dels articles d'inventari, que representen el 75% -80% del valor de consum anual. S'ha de mantenir un estricte control sobre aquests articles.

La categoria «B» està composta pels articles que tenen un menor valor de consum. Es compon de el 20% -30% dels articles d'inventari, que representen el 10% -15% de la valor de consum anual. S'ha de mantenir un control raonable en aquests articles.

Els articles menys importants de l'inventari es classifiquen com «C». Es compon de l'45% -65% dels articles d'inventari, que representen el 5% -15% de la valor de consum anual. A causa de el baix valor d'aquests articles, es manté poc control sobre ells.

Mètode de tres safates

Es basa en el concepte de sistema Kanban, utilitzat pels fabricants japonesos, que regula el subministrament dels articles mitjançant l'ús d'una targeta que mostra un conjunt d'especificacions.

Els centres de treball mostren aquesta targeta quan volen extreure inventari de les safates de subministraments.

Les tres safates, una al pis de planta, una altra al magatzem i la tercera en l'establiment de l'proveïdor, estan ben equipades amb una targeta Kanban per rastrejar el moviment de l'inventari.

Després d'utilitzar l'inventari de la safata col·locada al pis de planta, es reposa de la safata de l'magatzem. Posteriorment, la safata de l'magatzem s'envia a l'proveïdor per ser omplerta de l'inventari reservat. Immediatament, el proveïdor fabricarà més inventari per omplir la safata buida.

Just a temps

És un mètode on els materials s'adquireixen unes poques hores abans de ser utilitzats. És adoptat per les empreses per reduir la càrrega innecessària d'inventaris, en cas que la demanda sigui menor que l'inventari planejat.

L'objectiu d'aquest mètode és augmentar la rotació d'inventaris i reduir el cost de manteniment per emmagatzematge.

Per tant, elimina la necessitat de portar grans inventaris. Per aprofitar els beneficis d'aquest mètode, ha d'haver una sincronització adequada entre el lliurament de el material i el cicle de fabricació.

sistema computeritzat

Aquesta eina integra en un sol sistema totes les funcions involucrades en la gestió de l'inventari. El programari d'aquest tipus permet a una empresa controlar els nivells d'estoc mitjançant l'actualització automàtica dels inventaris, el registre de recessos i la revisió de saldos.

Els seus beneficis es poden maximitzar quan s'integra el sistema de control d'inventaris amb altres sistemes, com comptabilitat i vendes, que ajuden a controlar millor els nivells d'inventaris.

Quantitat fixa de comanda

En aquest mètode els nivells d'inventari màxim i mínim són fixos. La quantitat màxima fixa d'inventari es podrà reposar automàticament quan el nivell d'inventari abast el nivell d'estoc mínim o punt de reorden establert.

L'empresa ha d'establir la capacitat màxima i mínima d'estoc, segons l'espai d'emmagatzematge i la tendència de vendes.

Aquest mètode ajuda a reduir els errors de reorden ia administrar la capacitat d'emmagatzematge eficientment.

exemples

NetSuite ERP

Aquest sistema està dissenyat per tenir control de l'inventari, sense importar el volum o ubicació. Permet complir amb les expectatives de servei a el client o subministrar ordres de treball a l'magatzem.

Usant les seves eines i funcions integrades, es pot fer un seguiment de l'inventari en diverses ubicacions, així com monitoritzar les comandes i les existències de seguretat.

Dissenyat per a empreses mitjanes i grans, la solució garanteix que es tingui un ampli volum d'inventari per satisfer les demandes de comandes en qualsevol moment.

inventari Zoho

El que s'apreciarà immediatament en aquest sistema de gestió d'inventaris és que forma part del conjunt d'aplicacions de productivitat empresarial d'Zoho, una de les marques de programari més utilitzades a nivell empresarial.

El gran avantatge de l'Inventari Zoho sobre altres sistemes és la seva compatibilitat amb altres aplicacions de productivitat de Zoho, el que permet migrar dades de forma estable a través dels productes de Zoho.

En aquest cas es pot gestionar l'inventari, les vendes, recursos humans, i administrar les relacions amb els clients, utilitzant una única plataforma.

QuickBooks

Si bé molts coneixen a QuickBooks com un excel·lent programari de comptabilitat, la seva eina de gestió d'inventaris és capaç de mantenir-se a l'una amb les millors eines d'administració d'inventaris de l'mercat.

Si es considera que les empreses es dediquen a vendre articles o serveis, llavors té sentit que una solució de programari de comptabilitat pugui ser capaç d'administrar tots aquests articles.

En primer lloc, QuickBooks s'encarrega d'actualitzar les quantitats d'inventari que es venen o compren. Una vista ràpida d'aquesta funció ha de permetre dir fàcilment què s'està venent, per després dir què s'ha de reordenar.

Mentre s'atenen a altres tasques, QuickBooks treballa en segon pla per portar els valors de l'inventari a l'balanç general.

referències

1. Nicole Pontius (2019). 4 Types of Inventory Control Systems: Perpetual vs. Periodic Inventory Control and the Inventory Management Systems That Support Them. Camcode. Pres de: camcode.com.
2. Business Jargons (2019). Inventory Control System. Pres de: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). How to Develop an Inventory System. Wiki How. Pres de: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). What Are Inventory Systems? Bizfluent. Pres de: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Què és el inventory management? Pres de: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Inventory Management. Investopedia. Pres de: investopedia.com.
7. Reference for Business (2019). Inventory Control Systems. Pres de: referenceforbusiness.com.
8. Finances Online (2019). 10 Best Inventory Management Systems for 2019. Pres de: financesonline.com.