SISTEMA D'INVENTARI PERMANENT: CARACTERÍSTIQUES I EXEMPLE - DUDAS - 2025

El sistema d'inventari permanent és un mètode per comptabilitzar l'inventari, que registra la venda o compra d'inventari de forma immediata mitjançant l'ús de sistemes computats de punts de venda o entrades de comandes, i un programari d'administració d'actius empresarials.

L'inventari permanent proporciona una visió altament detallada dels canvis en l'inventari, amb un informe immediat de la quantitat d'inventari al magatzem, reflectint així amb precisió el nivell dels articles disponibles.

Font: pixabay.com

Aquest sistema d'inventari és superior a el sistema d'inventari periòdic més antic, perquè permet un seguiment immediat de les vendes i els nivells d'inventari dels articles de forma individual, el que ajuda a evitar el desproveïment.

Un inventari permanent no necessita ser ajustat manualment pels comptadors de la companyia, excepte en la mesura que no s'estigui d'acord amb el recompte de l'inventari físic a causa d'alguna pèrdua, trencament o robatori.

L'inventari permanent és el mètode preferit per fer-li seguiment a l'inventari, ja que si s'administra adequadament pot produir resultats raonablement precisos de manera contínua.

Característiques

L'inventari permanent descriu els sistemes d'inventari on la informació sobre la quantitat i disponibilitat de l'inventari s'actualitza contínuament com a funció de l'negoci.

Això s'aconsegueix connectant el sistema d'inventari amb un sistema d'entrada de comandes, com escàners de codis de barres sense fils, ia les botigues, amb el sistema de terminals de punt de venda. Per tant, l'inventari en llibres seria exactament igual o gairebé igual a l'inventari real.

És menys efectiu quan els canvis es registren en targetes d'inventari, ja que hi ha una possibilitat important que no es realitzin les entrades, o es realitzin de forma incorrecta, o no es facin de manera oportuna.

Sota el sistema d'inventari permanent, una empresa s'actualitza de forma contínua els seus registres d'inventari per tenir en compte les addicions i sostraccions de l'inventari per activitats com ara:

- Articles d'inventari rebuts.

- Productes en estoc venuts.

- Articles moguts d'un lloc a un altre.

- Materials a utilitzar en el procés de producció.

- Articles rebutjats.

La fórmula de sistema d'inventari permanent és molt senzilla: Inventari inicial (pres generalment d'un recompte físic) + rebuts - enviaments = Inventari final.

Diferències d'inventari

Un sistema d'inventari permanent té l'avantatge de proporcionar informació actualitzada de l'saldo d'inventari i requerir un nivell reduït de recomptes d'inventari físic.

No obstant això, els nivells d'inventari que es calculen per aquest sistema, poden diferir gradualment dels nivells reals d'inventari.

Això es deu a transaccions no registrades o robatoris, per la qual cosa han de comparar periòdicament els saldos dels llibres amb les quantitats reals disponibles, utilitzant el recompte cíclic, i ajustant el saldo en llibres com calgui.

Cost de mercaderia venuda

Sota el sistema permanent, hi ha actualitzacions contínues en el cost del compte de mercaderia venuda a mesura que es realitza cada venda. Això vol dir que és fàcil obtenir un cost precís de la mercaderia venuda abans que finalitzi el període comptable.

compres

Les compres d'inventari es registren ja sigui en el compte de l'inventari de matèries primeres o en el compte de mercaderia, depenent de la naturalesa de la compra, mentre que també hi ha una entrada al registre individual que es manté per a cada article de l'inventari.

Seguiment de transaccions

Les investigacions són molt més fàcils de rastrejar en un sistema d'inventari permanent. En aquest sistema totes les transaccions estan disponibles en detall a nivell individual.

Els informes d'inventari poden accedir en línia en qualsevol moment. Això facilita l'administració dels nivells d'inventari i de l'efectiu necessari per comprar inventari addicional.

Atès que el sistema d'inventari periòdic només s'actualitza ocasionalment, els gerents mai tenen informació financera actualitzada i precisa en la qual basar les seves decisions de compra o fabricació.

Avantatges i desavantatges

avantatges

El principal avantatge és proporcionar als gerents les estadístiques pertinents sobre l'estat de la companyia, de manera oportuna.

La suma de el cost de mercaderia venuda i el saldo del compte d'inventari estan disponibles en qualsevol moment. Aquesta informació és molt important per millorar la política de compres i preparar els estats financers a curt termini.

Encara que poden produir-se errors en l'inventari per pèrdues, trencaments, robatoris, seguiment incorrecte de l'inventari o errors d'escaneig, hi ha molts avantatges a l'usar aquest sistema:

- Mantenir un major control sobre els inventaris físics a l'comparar el saldo real amb els registres en llibres.

- Detectar sense demora qualsevol problema abans que es faci gegantí, com robatoris, danys o fuites d'inventari.

- Prevenir desabastiments. Una falta d'existències vol dir que un producte està esgotat.

- Proporcionar a la gerència una comprensió més precisa de les preferències dels clients.

- Permetre a la gerència centralitzar el sistema d'administració d'inventari de múltiples llocs.

- Donar major precisió, ja que cada article d'inventari es registra per separat en el llibre major.

- Reduir els recomptes d'inventari físic, no requerint tancar les activitats comercials rutinàries durant el recompte físic.

desavantatges

- En el cas d'una comptabilitat manual, l'ús de sistema d'inventari permanent requereix de molt temps. Això també podria donar lloc a molts errors en cada període comptable. Aquest problema només es pot resoldre aplicant un sistema de comptabilitat computat.

- L'ús de computadors i programari de comptabilitat pot ser bastant costós per a les petites empreses.

- Mantenir els comptes d'inventari sota el sistema permanent és costós i requereix molt de temps.

- Els sistemes d'inventari permanent poden ser vulnerables a errors per sobreestimacions o subestimacions. Aquestes poden ocórrer com a resultat de robatoris, trencaments, errors d'escaneig o moviments d'inventari sense seguiment, el que porta a errors en la reposició.

exemple

Un exemple d'un sistema d'inventari permanent és un modern departament d'enviament i recepció de mercaderia. Cada caixa que es rep s'escaneja en el sistema de comptabilitat i s'agrega així automàticament a el saldo d'inventari.

Els productes que s'envien als clients estan marcats amb un codi de barres i s'escanegen quan surten de moll d'enviament. Això els treu automàticament de el sistema comptable i fa que disminueixi l'inventari.

Com es pot observar, aquest modern sistema s'actualitza en temps real. No cal processar les transaccions per lots com en un sistema d'inventari periòdic. Per tant, tots els informes estaran sempre actualitzats per a ser revisats pel personal gerencial.

referències

1. Steven Bragg (2018). Perpetual inventory system. Accounting Tools. Pres de: accountingtools.com.
2. Steven Bragg (2019). The difference between the periodic and perpetual inventory systems. Accounting Tools. Pres de: accountingtools.com.
3. James Chen (2018). Perpetual Inventory. Pres de: investopedia.com.
4. WikiLingue the free encyclopedia (2019). Perpetual inventory. Pres de: en.wikipedia.org.
5. La meva Accounting Course (2019). What is a Perpetual Inventory System? Pres de: myaccountingcourse.com.