SECRETÀRIA EXECUTIVA: PERFIL, HABILITATS NECESSÀRIES I FUNCIONS - DUDAS - 2026

La secretària executiva és un lloc de treball o professió que serveix per brindar el màxim suport als empleats d'alt rang en una empresa o organització. Serà qui organitzarà i mantindrà el cronograma dels executius i els ajudarà a realitzar una gran varietat de tasques administratives.

L'objectiu és contribuir a l'eficiència general de l'negoci, a l'garantir que totes les tasques administratives que se li assignin es realitzaran de manera oportuna i eficient. Una secretària és la persona que dóna suport administratiu. Poden realitzar tasques com escriure i arxivar, contestar el telèfon i transmetre missatges.

Font: pixabay.com

D'altra banda, la secretària executiva, o assistent administrativa, també fa algunes d'aquestes activitats, juntament amb la coordinació de l'oficina, la recerca de productes, la interacció amb els proveïdors, la comanda de productes i la creació d'una base de dades.

Normalment, les secretàries executives reben salaris més alts que les secretàries, perquè realitzen funcions d'alt nivell i acceleren la productivitat de l'oficina.

perfil requerit

- Llicenciatura en administració d'empreses o en camps relacionats.

- Experiència comprovada com a secretària executiva o un paper administratiu similar.

- Ha de ser competent en el maneig de Microsoft Office de forma integral, i en el programari «back-office», per exemple, sistemes ERP.

- Coneixement profund de l'administració d'oficines i de procediments comptables bàsics, així com de el vocabulari tècnic rellevant que es fa servir en la indústria.

- Familiaritat amb els mètodes bàsics de recerca i amb les tècniques per a la presentació d'informes.

- Excel·lents habilitats d'organització i de gestió de el temps.

- Destacades habilitats de comunicació i negociació.

- Integritat i confidencialitat.

Les secretàries executives han de ser professionals ràpides amb una gran capacitat de gestió de el temps i capacitat multitasca. És amb la seva diligència i competència en el seu treball que els executius poden centrar-se en les seves responsabilitats gerencials sense preocupar-se per altres tasques.

Molts gerents depenen en gran mesura de la seva secretària executiva per coordinar les tasques del dia a dia i mantenir-les en agenda. Són requerits molt de tacte i assertivitat com a guardians de el temps de l'gerent.

habilitats necessàries

Les secretàries executives han de ser eficients en destreses bàsiques com la redacció, gramàtica, ortografia i puntuació, i tenir experiència utilitzant equips d'oficina i aplicacions usuals de programari, com processament de text, fulls de càlcul i gràfics.

Igualment, han de tenir habilitats excel·lents per administrar el temps i la capacitat per poder atendre de manera efectiva diverses responsabilitats.

D'altra banda, una secretària executiva necessita també altres qualitats, com ara el bon judici, la diplomàcia, la discreció i la capacitat de solucionar problemes de manera autònoma.

Necessiten sòlides habilitats de comunicació per interactuar amb el públic, redactar informes i revisar publicacions.

escoltar activament

Ha de saber donar total atenció a allò que diuen les altres persones, prenent-se el temps per comprendre els punts que s'estan formulant, fent preguntes segons sigui l'apropiat i no interrompre en moments inadequats.

Comprensió de lectura

Comprensió total de les oracions i paràgrafs escrits en els documents relacionats amb el treball.

Gestió de el temps

Saber gestionar de manera eficient tant el temps propi, així com el temps dels altres.

saber parlar

Parlar clarament amb altres persones per així poder transmetre la informació de manera efectiva.

escriptura

Tenir una comunicació efectiva per escrit, segons sigui el més apropiat per a les necessitats de l'audiència.

pensament crític

Ús de la lògica i de el raonament per poder identificar les fortaleses i debilitats de les solucions, conclusions o enfocaments alternatius als problemes que es presentin.

aprenentatge proactiu

Comprendre les implicacions de la nova informació per a la resolució de problemes i la presa de decisions actuals i futures.

coordinació

Ajust de les accions en relació amb les accions dels altres.

revisió

Revisió i avaluació de l'acompliment de si mateixa, d'altres persones o de les organitzacions, per tal de realitzar millores o prendre mesures correctives.

funcions

Una secretària executiva pot ser responsable de la caixa noia i la comptabilitat, però també podria administrar un pressupost. Pot publicar articles en un lloc web, encara que també podria dissenyar i administrar el lloc web.

Pot realitzar l'entrada de dades en un full de càlcul que ella mateixa ha dissenyat i que utilitza per a les funcions de presentació d'informes.

Una secretària executiva pot supervisar a el personal administratiu. Sovint informa directament a director executiu, i pot donar suport a un o més executius d'alt nivell.

responsabilitats

Atenció als executius

- Mantenir l'agenda dels executius i ajudar en la planificació de les cites, reunions de la junta directiva, conferències, etc.

- Assistir a les reunions per realitzar les minutes i actes de reunió, després compilar, transcriure-les i distribuir.

- Fer tots els arranjaments dels viatges per als executius: Compra de passatge, reserva d'hotel, lliurament de viàtics, gestió i revisió de la documentació pertinent, etc.

- Dur a terme les investigacions encomanades, recopilar dades i preparar documents o informes per a la consideració i presentació per part d'executius, comitès i juntes de directors, segons el assignat.

- Fer servir els documents confidencials, assegurant que romanguin resguardats i segurs.

Interacció interna i externa

- Rebre i filtrar les trucades telefòniques, redirigint a la persona apropiada quan sigui convenient.

- Fer servir, prioritzar i distribuir tota la correspondència entrant o sortint (correu electrònic, cartes, faxos, paquets, etc.), llegint i analitzant els memoràndums, presentacions i informes entrants per determinar la seva importància i planificar la seva distribució.

- Preparar respostes a la correspondència que contingui consultes de rutina.

- Supervisar l'ús dels subministraments d'oficina i negociar els termes amb els proveïdors per garantir que les comandes siguin més rendibles.

- Reunir-se amb individus, grups d'interès especial i altres, en nom dels executius, comitès i juntes de directors.

- Donar la benvinguda als visitants i determinar si se'ls ha de donar accés a certes persones específiques.

suport administratiu

- Mantenir arxivats els registres electrònics i en paper, assegurant que la informació estigui organitzada i sigui fàcilment accessible per a recuperar-la ràpidament.

- Preparar les factures, informes, cartes, estats financers i altres documents, utilitzant el programari de processament de textos, fulls de càlcul, bases de dades i / o presentacions, brindant a més l'assistència corresponent a la comptabilitat.

- Realitzar tasques generals d'oficina, tal com mantenir els sistemes d'administració i realitzar treballs bàsics de comptabilitat.

- Coordinar i dirigir els serveis de l'oficina, tal com registres i preparació de l'pressupost, per ajudar els executius.

- Establir i supervisar les polítiques i procediments administratius, tant per als empleats de les oficines, així com de l'organització.

- Revisar les pràctiques i procediments operatius per determinar si es poden realitzar millores en àrees com el flux de treball, procediments d'informes o despeses.

- Supervisar i capacitar altre personal administratiu.

referències

1. Workable (2018). Executive Secretary job description. Pres de: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). The Difference Between a Secretary & an Executive Secretary. Work - Chron. Pres de: work.chron.com.
3. Career Planner (2018). Executive Secretary and Administrative Assistant. Pres de: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Executive Secretary Job Description. Pres de: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Executive Secretary Responsibilities. Pres de: bestsampleresume.com