REQUISICIÓ DE COMPRA: TIPUS, COM S'ELABORA I EXEMPLES - DUDAS - 2026

El formulari de requisició de compra és el document generat per un departament usuari o pel personal de magatzem per notificar al departament de compres dels articles que es necessiten demanar, la quantitat i el marc de temps de lliurament. La compra a una empresa comença amb la recopilació de requeriments.

Després que s'hagin compilat, s'ha d'informar a l'departament de compres. La requisició de compra és el document que contindrà la llista d'aquests requeriments. Per prevenir algun frau, als gerents dels departaments no se'ls sol permetre col·locar comandes directament als proveïdors ni comprar en nom de l'empresa.

En el seu lloc, el que en realitat col·loca les comandes als proveïdors externs és un departament diferent anomenat departament de compres. Els gerents dels diferents departaments utilitzen els formularis de requisició de compra per informar a aquest departament quins materials es necessita adquirir.

Les requisicions de compra i les ordres de compra són documents clau en el procés d'adquisició dels articles que l'empresa necessita per a la seva operació, estandarditzant el procés de comandes interna i externament.

tipus

Els punts clau sobre la requisició de compra són els següents:

- És una sol·licitud que es realitza a l'departament de compres per adquirir certa llista de materials.

- Necessita l'aprovació de l'organització de compres.

- És un document intern; és a dir, roman dins l'organització.

Es pot crear una requisició de compra per als següents tipus d'aprovisionament:

estàndard

Per obtenir subministraments i materials dels proveïdors, tant per als processos productius com articles consumibles d'oficina i altres actius.

subcontractació

Per subministrar matèria primera a un proveïdor, i així després obtenir un producte acabat.

consignació

Obtenció de material que es guarda en les instal·lacions de l'empresa i es paga a el proveïdor per això.

transf

Per a l'obtenció de materials des d'un altre departament o àrea que es troba dins de la mateixa organització.

Servei extern

Per obtenir els serveis d'un proveïdor extern, tal com realitzar tasques de manteniment de la planta.

Com s'elabora?

Els components bàsics que conformen una requisició de compra són:

- Número de la requisició, que permet la identificació de el document. Ha d'estar pre-imprès.

- Departament sol·licitant.

- Data de la requisició i data de lliurament sol·licitada.

- Nom de la persona que elabora la requisició i la signatura de la persona que realitza l'autorització corresponent.

- Els articles sol·licitats han de ser descrits detalladament, per evitar dades imprecises. La quantitat ha de ser exacta; és molt important col·locar la unitat requerida (quilos, litres, unitats, etc.).

- Signatura de l'gerent de l'departament de compres que aprova o no la compra.

- Si ja s'han demanat cotitzacions a proveïdors, han de ser annexades a la requisició.

Procés de la requisició de compra

El procés de requisició de compra és utilitzat per les organitzacions per a realitzar i fer seguiment a les comandes de subministraments. Aquests poden ser de qualsevol cosa: des matèria primera a mobles d'oficina i més.

Quan un gerent de departament considera que els materials s'estan esgotant, omple el formulari de requisició de compra, el qual inclou els camps indicats anteriorment.

Una requisició de compra és el formulari que un departament de l'empresa envia a el departament de compres, enumerant els articles que desitja que se sol·liciti a un proveïdor extern.

Aquest procés permet als usuaris realitzar una comanda, rebre l'aprovació de l'supervisor i, el que és més important, permetre que proveïdors externs presentin cotitzacions de preus.

Quan el gerent de compres rep la requisició de compra en aquest procés, pot revisar tota la informació enviada per l'usuari d'origen. El gerent simplement selecciona si la requisició està aprovada o no.

Si no s'aprova, hi ha un quadre per poder col·locar el motiu de la decisió i se li informarà el departament sol·licitant sobre aquesta decisió. No obstant això, si el gerent dóna la seva aprovació, el següent pas serà demanar cotització als proveïdors.

importància

Inicia el procés de compra

Cada cert temps, els departaments d'una empresa necessitaran materials; la requisició de compra inicia el procés de compra. El departament de compres d'actuar d'acord amb la solidesa de el document.

Si hi ha algun problema, el document servirà com a evidència que un departament va sol·licitar els subministraments amb una comunicació determinada.

És una eina de control

On no hi hagi controls apropiats el personal pot involucrar-se en fraus, ja que poden demanar materials per a ús personal.

Amb una requisició de compra ha mesures establertes per garantir que no es practiqui cap frau. La sol·licitud ha de passar per diverses mans per garantir la seva precisió i necessitat.

Protegeix el negoci

Amb les ordres de requisició implementades s'eviten les possibilitats de frau. Els actius de la companyia també estan protegits.

Centralització de l'procés de compres

Quan una organització requereix que totes les requisicions es realitzin de forma centralitzada a través del departament de compres, és fàcil administrar tot el procés.

Els compradors també es beneficien, ja que ara poden agrupar les compres i aprofitar el poder de compra de l'organització per negociar millors termes.

exemples

exemple 1

No de requisició: 00455

Data: 15 de maig de 2018

Nom de l'requirient: Annaliese Corvo

Càrrec: supervisor d'ensinistrament

Departament: Ensinistrament de personal

Motiu de l'requeriment: Es requereixen els següents articles per a ser utilitzats en el curs de formació "Assegurament de la qualitat", que serà dictat durant la setmana de l'16 a el 20 de juliol de 2018.

- 01 estoig de marcadors per rodafolis.

- 12 llapis.

- 01 paperògrafs amb 20 fulls blancs: 1 metre d'ample x 1,5 metres de llarg.

- 12 quaderns de línia senzilla mida normal.

- 06 marcadors de colors per a pissarra.

- 12 gomes per esborrar.

- 12 bolígrafs de tinta blava.

Estan annexades 2 cotitzacions rebudes de proveïdors de papereria.

Autoritzat per: Alberto Moreno

Càrrec: gerent de Recursos Humans

Gerència de Recursos Humans

exemple 2

El departament de producció de Confeccions Tely, SA necessita demanar diferents materials i omple el formulari de requisició de compra. Aquest formulari li notifica el departament de compres que es necessiten aquests subministraments.

El departament de compres pot aprovar o denegar la requisició rebuda. Si s'aprova, es crearà una ordre de compra.

L'ordre de compra s'envia a l'proveïdor per comprar els productes. El proveïdor produeix i lliura els productes amb una factura.

El departament de recepció rep els productes i lliurament l'informe de recepció a l'departament de comptabilitat.

Si tots els documents estan conformes, l'àrea de comptabilitat emet a el caixer l'aprovació de la factura, indicant que es pot fer el pagament a proveïdor.

referències

1. Business Diccionari (2018). Purchase requisition. Pres de: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). What is a Purchase Requisition? Pres de: myaccountingcourse.com.
3. Forest Time. The Difference Between a Requisition & a Purchase Order. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). What is a Purchase Requisition and Why It Is Important for Your Business. Procurify. Pres de: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Purchase Requisition. Pres de: tutorialspoint.com.