INFORME D'ACTIVITATS: COM ES FA, ESTRUCTURA I EXEMPLE - DUDAS - 2025

El reporti d'activitats és un informe detallat de les activitats organitzatives del dia a dia. Aquest informe inclou dades relatives a registres de producció, costos, despeses de recursos, exàmens exhaustius dels processos i fins i tot la comptabilitat.

Aquest informe ve en diferents intervals de temps, però generalment s'enfoca en el curt termini. El reporti d'activitats també pot ser modificat per les parts interessades, per adaptar-lo a les seves necessitats i així pugui proporcionar una informació més clara.

Font: pixabay.com

Les persones que treballen dins d'una empresa, els socis comercials, els proveïdors i clients són els possibles destinataris que poden utilitzar la informació d'un informe d'activitats.

Aquesta actualització periòdica pot arribar a moltes audiències de manera rendible si es publica en línia o s'envia a un gran grup de correu electrònic a través d'un arxiu adjunt.

Compartir un informe d'activitats fa que sigui més fàcil mantenir a les persones informades sobre les condicions de l'negoci, perquè puguin prendre millors decisions.

En què consisteix?

El reporti d'activitats és un informe procedimental sobre els detalls operatius que presenten l'activitat actual d'un equip de treball. El seu objectiu és donar suport a les activitats diàries de l'organització.

La informació de l'informe d'activitats implica informació essencial sobre els compromisos, rutines, posició i desenvolupament de l'equip de gestió i de el projecte en si.

Els equips de treball realitzen els informes d'activitats, incloent-hi els membres de l'equip. Fins i tot els líders empresarials poden realitzar informes d'activitats en cas que necessitin proporcionar informació i actualitzacions als seus superiors principals.

A més, el secretari de l'equip generalment està designat per generar un informe d'activitats. També hi ha moments en què el director executiu ha de proporcionar un informe d'activitats a les empreses afiliades.

importància

El reporti d'activitats es fa per diverses raons. Primer, ajuda als equips de treball i líders a actualitzar-se amb informació, la qual cosa els permet conèixer l'estat i el progrés de l'equip.

També es coneixeran els èxits i problemes de l'equip, juntament amb els plans, estratègies, accions i avaluació futurs.

Amb la informació inculcada en el report, els membres de l'equip, líders i afiliats podran comparar dades, analitzar-los, generar inferències i conclusions, així com prendre decisions racionals, que els ajudaran a assolir els seus objectius individuals i grupals.

Els informes d'activitats també poden presentar informació urgent, ja sigui nova o correctiva, que ajuda a l'equip a ajustar els seus plans, estratègies i accions futures.

notar falles

Alguns propietaris de negocis compten amb l'informe d'activitats per determinar el que es van perdre mentre van estar fora de l'edifici.

Per exemple, l'amo de la llar d'infants vol saber si algun nen va resultar ferit. El propietari de l'taller vol saber quants clients van cancel·lar les seves cites perquè van triar altres tallers.

Com es fa?

S'ha d'incloure informació objectiva, completa, precisa i actualitzada. Aquests elements serveixen com a pilars per a un bon informe.

S'han d'incloure certs punts, com els èxits i problemes, ja que aquests també ajuden els membres i líders de l'equip a observar el seu acompliment, permetent-assolir els seus objectius.

Els èxits de reflectir les seves fortaleses i capacitats i podran motivar els membres de l'equip. També s'inclouen els problemes experimentats, ja siguin reals o potencials, per poder parlar sobre possibles formes de resoldre o prevenir problemes.

El tipus d'informació inclosa varia segons el tipus de negoci. Un reporti d'activitats generalment reflecteix els nivells d'activitat actual de l'empresa. També reflecteix, en certa mesura, l'impacte dels esdeveniments comercials recents.

-Categorizar la informació

Un reporti d'activitats ofereix diferents categories d'informació que es necessiten conèixer d'un cop d'ull.

Per exemple, pot incloure dades sobre la taxa d'assistència dels empleats, percentatge de llocs ocupats, volum de vendes diàries, nombre de nous comptes obertes o tancades, deutes front als pagaments cobrats i volum de queixes dels clients.

-Altres temes típics

- Quines són les amenaces reals que es veuen? Com es resoldran?

- Quines estratègies i accions de gestió s'implementaran per complir amb els plans?

- ¿Van ser reeixides les estratègies i accions de gestió prèviament implementades?

- Quins són els punts forts i febles a l'hora de gestionar l'equip de treball?

- Quina és la tendència en l'exercici de la gestió? Quina és la implicació per a l'exercici futur?

estructura

Resum executiu

Es resumeixen els punts principals de l'informe, com el tema a tractar, les dades obtingudes, els mètodes d'anàlisi de dades i les recomanacions basades en aquestes dades. Es col·loca perquè els directors no hagin de llegir tot el reporti.

Introducció

Ressalta els temes principals que es cobreixen en el report i proporciona informació d'antecedents sobre per què es van recopilar les dades.

Cos

Descriu el problema i les dades que es van recopilar, com es van recopilar, analitzant les principals troballes.

Pot dividir-se en subseccions, amb títols que ressaltin el punt específic que cobrirà aquesta subsecció.

conclusió

Explica com es poden interpretar les dades descrites en el cos de el document o quines conclusions es poden extreure.

Suggereix com utilitzar les dades per millorar algun aspecte de l'negoci o recomana una investigació addicional.

referències

Enumera els recursos utilitzats per investigar o recopilar les dades per al report. Proporcionen una prova dels punts tractats i permet revisar les fonts de dades originals.

Apèndix

És opcional i inclou informació tècnica que no és necessària per a l'explicació proveïda en el cos i la conclusió, però que dóna suport les troballes.

exemple

Entre els exemples d'informes d'activitats hi ha els informes de quadri de caixa diaris de l'caixer bancari, els ajustos diaris de comptes, els registres de producció diaris, els registres de viatgers per vol i registres de transaccions.

Informe de vendes

Els gerents ocasionalment necessiten rastrejar la quantitat de vendes o la quantitat d'ingressos generats per un venedor en particular.

El reporti de vendes proporciona visibilitat sobre la quantitat de vendes i la quantitat d'ingressos generats durant un període específic de temps.

Per a cada dia dins d'un període de temps, un gràfic mostra la quantitat d'ordres processades. Un altre gràfic mostra els ingressos obtinguts per cada dia.

La suma de la quantitat total de comandes de vendes per cada dia determina els ingressos obtinguts.

Informar d'inventaris

És possible que un gerent d'inventaris necessiti saber si el subministrament és suficient per satisfer la demanda i, de mitjana, quant durarà el subministrament actual.

El reporti de dies de subministrament proporciona visibilitat de el nombre estimat de dies que estarà disponible el subministrament d'inventari, i l'oferta i la demanda totals.

referències

1. Audra Bianca (2018). What Is a Daily Operations Report? Small Business - Chron. Pres de: smallbusiness.chron.com.
2. Team Reporter (2018). Operational Reporting. Pres de: teamreporterapp.com.
3. IBM (2018). Sample reports for Operational Reporting. Pres de: ibm.com.
4. WikiLingue the free encyclopedia (2018). Operational Reporting. Pres de: en.wikipedia.org.
5. Sisense (2018). Què és el Operational Reporting? Pres de: sisense.com.