RELACIONS PÚBLIQUES INTERNES I EXTERNES D'UNA EMPRESA - DUDAS - 2026

Les relacions públiques internes i externes d'una empresa són les encarregades d'oferir suport comunicacional a una companyia per projectar-la al mercat nacional i internacional. El seu objectiu és gestionar, impulsar i mantenir una excel·lent comunicació dins i fora de l'organització, per garantir una imatge pública d'alt nivell.

Una bona comunicació entre empleats i empresa crea un clima organitzacional favorable, on treballar serà agradable. Això es reflectirà directament o indirectament en la imatge de l'empresa de forma positiva. Les comunicacions amb el públic extern són la línia de vida de l'organització pel que fa a identitat, imatge, reputació i credibilitat.

Basades en aquestes relacions, l'empresa obtindrà un perfil que li obrirà les portes a noves negociacions. En tots dos casos és important desenvolupar una excel·lent relació entre les persones.

Si algú se sent respectat i tingut en compte, demostrarà lleialtat i compromís, el que contribuirà amb l'organització en l'assoliment dels seus objectius.

Prenent en consideració els principis de la comunicació, la integració i el treball en equip, les relacions públiques internes i externes d'una empresa construeixen els fonaments que li permetran a l'organització enfortir-se, créixer i expandir-se comercialment.

Ara bé, amb la finalitat d'aprofitar a l'màxim les relacions i fomentar els nexes positius entre els dos grups, es fa necessari delimitar molt bé la funció de cada un. Si aquests rols no estan clars podrien sorgir problemes greus, fins i tot fins de competència entre els seus integrants.

Relacions públiques internes

Les relacions públiques internes són aquelles que es concentren en enfortir els vincles entre l'empresa i els seus empleats, facilitant un bon ambient comunicacional i reforçant els valors en cadascuna de les activitats que es realitzin.

El seu objectiu és conformar un equip de treball empresarial, on tot el personal de l'empresa -des del director fins el col·laborador amb menor jerarquia- conformi un grup consolidat. En una empresa la prioritat són els seus treballadors.

funcions principals

- Estructurar una xarxa comunicacional massiva i efectiva. El Intranet és una bona opció, ja que es crea una xarxa interna de fàcil i ràpid accés. També és oportuna fer servir la videoconferència en el cas de requerir contactar amb persones de sucursals llunyanes.

- Organitzar i executar grups de discussió, on de manera voluntària es reuneixin les persones a conversar sobre temes relacionats amb el funcionament de l'empresa o necessitats de el grup. Inclou també elevar el plantejat a l'departament corresponent i fer un seguiment de la solució del mateix.

- Planificar activitats d'esplai amb la integració de diversos departaments: celebració d'aniversari, trobades esportives, etc.

- Organitzar tallers o xerrades motivacionals sobre creixement personal.

- Implementar una bústia d'opinions o suggeriments, el qual s'ha de revisar amb periodicitat per tal de rebre la informació, corroborar i canalitzar-la a l'departament relacionat amb la mateixa.

- Elaborar i distribuir material informatiu com revistes, fullets o cartelleres. Portar un registre detallat de les activitats realitzades.

Principis bàsics de les relacions públiques internes

escoltar

Tota comunicació enarbora una bandera: escoltar. Això és clau perquè els programes de relacions públiques es compleixin amb l'èxit esperat.

Part de la tasca és estar atent al que diuen les persones que treballen a l'empresa. Són ells els que dia a dia estan a l'capdavant dels seus llocs de treball; per tant, escoltar-los és sentir a l'empresa mateixa.

Això també s'ha d'estendre al que no es diu, al que per timidesa o por no és expressat. És per això que en les relacions públiques internes és important indagar, preguntar i buscar suggeriments, per tal de conèixer a fons les situacions i a el personal.

compartir

És important mantenir a tots informats dels propers plans, llançaments i esdeveniments, així com dels èxits assolits en les activitats executades.

Els empleats han de rebre la informació directament de l'empresa. Les relacions públiques internes s'han d'encarregar que tot el personal estigui a l'tant del que passa dins de la companyia; així s'evitaran possibles interpretacions errades sobre qualsevol fet.

Informar no és enviar un allau de correus electrònics; això crearà un efecte contrari a què es vol. Les persones no els llegiran i quedaran desinformats. El recomanable és emetre un butlletí diari amb enllaços, oferint l'oportunitat de no participar-hi.

integrar

L'èxit que assoleixin les relacions públiques en l'àmbit intern està directament vinculat amb el grau d'integració que s'aconsegueixi amb tots aquells que estiguin lligats a l'activitat.

Quan les persones estan integrades, senten que formen part d'el tot i estan prestes a participar quan se'ls sol·liciti. Per aconseguir això s'han d'incloure diverses activitats, on es reconeguin no només els èxits de l'empresa, sinó també dels empleats.

Part de la feina de les relacions públiques internes és aconseguir projectar a l'empresa com un front unit, que treballa en consonància cap a una direcció definida. Això només es pot aconseguir si es crea un equip de treball on hi hagi un ambient de cooperació entre els departaments.

aprendre

Tota experiència és un aprenentatge. Les que van donar fruits positius han de ser utilitzades per a consolidar les fortaleses de el grup i de l'empresa. Aquelles que no van complir les expectatives, han de reorientar-se per ser convertides en futures fortaleses.

Les relacions públiques internes han de tenir en compte que innovar i ser creatius és la clau per mantenir sempre l'expectativa de tots davant el següent pas a donar. Aquí pot sorgir la por a el fracàs, perquè tota novetat potser no sigui molt ben acceptada o no compleixi amb les expectatives que es tenien.

No obstant això, qui aprèn a veure una falla des de la perspectiva de l'aprenentatge no la veu com un inconvenient, sinó com un repte a vèncer. Si es falla en alguna cosa, la idea és reconèixer ràpidament i aprendre de l'experiència.

ser conseqüent

En les relacions públiques internes s'acaba un projecte i ja neix un altre, és com un cicle que mai acaba. Les accions no poden ser molt esporàdiques, però tampoc aclaparadores. S'han de planificar per tal de crear vinculacions dins de l'empresa que siguin profitoses, fent que els seus objectius concordin.

Per consolidar els èxits assolits cal que les accions es mantinguin en el temps, que siguin conseqüents. Així es crearà confiança en el personal, sabran que és una feina ben orquestrat i no de caràcter eventual.

Relacions públiques externes

Les relacions públiques externes s'encarreguen de prendre accions relacionades amb les posicions, valors, directrius i actuacions de l'empresa cap a diversos ens i grups humans que fan vida a la societat.

El seu objectiu és promoure la companyia i incrementar els seus ingressos. És per això que es busca desenvolupar una comunicació efectiva entre l'empresa i els diferents ens amb què aquesta es relaciona: clients, mitjans de comunicació, indústries, comunitat, govern, entitats financeres, proveïdors i públic en general.

S'enfoca en la difusió de notícies sobre nous productes, estratègies de màrqueting, actes benèfics, patrocinis, promocions i tota aquella informació de la corporació que pugui ser usada per impulsar-la.

funcions principals

Construir una base de dades amb informació actualitzada dels mitjans de comunicació locals, regionals, nacionals i internacionals.

-Editar i produir material POP i catàlegs dels productes o serveis que presta l'empresa.

-Redactar la informació que s'enviarà als mitjans de comunicació per a la seva difusió: notes de premsa, ressenyes d'esdeveniments, etc.

-Portar un registre fotogràfic i audiovisual dels esdeveniments realitzats.

-Seguiment de l'acompliment de les pautes publicitàries o acords realitzats amb els mitjans de comunicació massius.

-Organització d'esdeveniments promocionals de l'empresa: congressos, exposicions, compliments.

-Editar i produir revistes de caràcter institucional amb finalitats publicitàries.

Organitzar visites guiades a l'empresa.

Aspectes importants de les relacions públiques externes

persuasiva

Comunicar és un art i crear la necessitat on no la hi ha és un art major. Persuadir un client, a un organisme governamental o un mitjà de comunicació perquè prengui una acció que inicialment no tenia considerada és una funció molt important d'unes relacions públiques externes reeixides.

Actualment el mercat s'ha tornat molt competitiu. Moltes empreses no compten amb la disponibilitat d'invertir fortes sumes de diners en campanyes publicitàries de molta envergadura.

Cobra llavors major rellevància l'actuació de les relacions públiques externes d'influir de manera efectiva i directa sobre el públic, fent que la corporació posicioni millor els seus productes i marca.

Enfocada en el client

Mantenir la comunicació directa amb els clients permetrà que el negoci sempre estigui present en l'ambient comercial. Efectuar visites periòdiques a les organitzacions permetrà no només estrènyer els llaços, sinó també conèixer les inquietuds que aquests tinguin.

Per això és recomanable respondre en el menor temps possible les preguntes o problemes que siguin plantejades, i canalitzar-les eficientment.

Com millor sigui la comunicació amb els clients actuals, es necessitaran menys estratègies i temps per guanyar noves relacions comercials mútuament avantatjoses.

saber escoltar

Les relacions públiques externes no només s'han de centrar en conrear eines per difondre bé el missatge que es vol que arribi als altres, sinó que també ha de considerar saber escoltar.

La comunicació és bidireccional, ambdues parts són importants dins de l'procés i les dues tenen aspectes rellevants a dir. Apreciar els comentaris i fer saber que li importa el que altres pensin, és senyal d'unes relacions públiques exitoses.

referències

1. Julie Miller (2016). Què és el internal public relations? Axia Public Relations. Pres de: axiapr.com
2. Sylvia Park (2009). Internal vs. External PR Rols. Comuniquépr. Pres de: com.
3. Casey Anderson (2018). Importance of external business communication. Small Business Chron. Pres de: smallbusiness.chron.com.
4. Joseph Chris (2018). Important Aspects of External Business Communication. Chron. Pres de: smallbusiness.chron.com.
5. Denise Brandenberg (2017). Internal & External Business Communication. Bizfluent. Pres de: bizfluent.com.
6. Meltwater (2013). 5 Simple Steps to Better Internal PR. Pres de: meltwater.com.
7. Shaining Star (2014). Internal and External Public of Public Relations. Pres de: shaining.blogspot.com.