REENGINYERIA DE PROCESSOS: TIPUS, MODELS, FASES I EXEMPLES - DUDAS - 2026

La reenginyeria de processos és una estratègia d'administració de negocis que se centra en l'anàlisi dels fluxos de treball i en els processos empresarials d'una organització, per així aconseguir millores substancials en el seu rendiment, productivitat i qualitat.

És la pràctica de repensar i redissenyar la manera com es realitza el treball, per poder donar suport millor la missió d'una organització i reduir els costos. El procés empresarial es refereix a l'nombre de feines o activitats interconnectades realitzades per aconseguir un resultat específic.

Font: pixabay.com

Comença amb una avaluació d'alt nivell de la missió de l'organització, els objectius estratègics i les necessitats dels clients. Es fan preguntes fonamentals, com ara ¿Es necessita redefinir la missió? Estan els objectius estratègics alineats amb la missió? Qui són els clients?

Una empresa pot trobar que està operant sota supòsits discutibles, particularment en termes de les necessitats i desitjos dels seus clients. Només després que l'organització reconsideri el que hauria d'estar fent, es decideix com fer-ho millor.

Centrar-se en els processos

En el marc de l'avaluació bàsica de la missió i els objectius, la reenginyeria se centra en els processos de l'organització, els passos i procediments que regeixen la forma en què s'utilitzen els recursos per crear productes i serveis que satisfacin les necessitats de clients o mercats en particular.

La reenginyeria identifica, analitza i torna a dissenyar els processos de negocis centrals d'una organització amb l'objectiu d'aconseguir millores dramàtiques en les mesures crítiques de rendiment, com el cost, la qualitat, el servei i la velocitat.

Es considera que la tecnologia d'informació actua com un facilitador per crear noves formes d'organització i de col·laboració, en lloc de donar suport a les funcions comercials existents.

La reenginyeria de processos deriva la seva existència de diferents disciplines, podent identificar-quatre àrees principals, que estan subjectes a canvis: organització, tecnologia, estratègia i persones. S'utilitza una visió de processos com a marc comú per considerar aquestes àrees.

tipus

Hi ha tres tipus diferents de reenginyeria de processos que qualsevol empresa pot començar:

Reenginyeria per a la millora de costos

Aquest tipus de reenginyeria pot portar a una empresa a reduccions extraordinàries dels costos dels processos que no són fonamentals, ja sigui canviant radicalment aquests processos, o fins i tot eliminant-per complet.

Va molt més enllà del que pot aconseguir-se amb els esforços habituals que es practiquen per a la reducció de costos.

Reenginyeria per aconseguir ser més competitiu

Amb l'esforç d'aquest tipus de reenginyeria, es busca aprofundir dins dels processos principals produïts en el negoci.

Amb això es pretén arribar a ser el millor de la seva classe, a nivell de categoria mundial, a el mateix temps que s'aconsegueix l'equivalència competitiva amb les empreses que en temps passats posaven les regles i establien les normes de la indústria.

Reenginyeria per a un punt radical d'innovació

Amb aquest tipus de reenginyeria es busca localitzar i efectuar punts radicals d'innovació, canviar les regles existents i establir una nova definició sobre el millor de la classe per a totes les empreses que estan intentant arribar a ser-ho.

models

model ADKAR

El model se centra en l'element de canvi de les persones, específicament com garantir que els empleats involucrats donin suport i creen en el canvi.

Després de fer això, el model es mou per mirar la dimensió empresarial, enfocant-se en identificar la necessitat de l'canvi, els objectius que s'han de complir, la forma en que compliran aquests objectius i l'escala de temps en què es completarà.

Tant la dimensió empresarial com la personal han de cuidar diligentment per implementar una estratègia de canvi amb èxit. Hi ha cinc passos claus per garantir el suport dels empleats.

consciència

Els empleats han d'estar conscients sobre quin és exactament el canvi que està passant i per què és necessari. Si els empleats no estan conscients d'aquestes coses, poden perdre motivació i direcció dins de l'estratègia.

La gerència té un paper crucial per garantir que els empleats estiguin plenament conscients de cada element de l'procés de canvi.

Desitjo

El suport de l'estratègia de canvi ha de venir naturalment dels empleats. En lloc de forçar el canvi als empleats, incloure'ls en la visió i desenvolupament de el projecte assegurarà el seu suport per al resultat final.

coneixement

La reenginyeria probablement portarà un canvi en la rutina i les habilitats dels empleats, així com un canvi general de l'organització.

Per aquesta raó, els empleats han de rebre un suport total per adquirir i desenvolupar aquestes habilitats.

habilitat

Aquest coneixement ha de desenvolupar-se, però només podrà succeir si els individus tenen l'habilitat necessària.

reforç

El procés de canvi i les recompenses per als individus que canvien els seus mètodes han de reforçar-se després d'haver-se produït el canvi. Això assegura que els empleats resisteixin la temptació de tornar a caure en vells hàbits.

Model de transició de Bridges

La principal fortalesa de el model és que s'enfoca en la transició, no en el canvi. La diferència entre aquests és subtil, però important.

El canvi és una cosa que li passa a les persones, encara que no estan d'acord amb ell. D'altra banda, la transició és el que succeeix en la ment de les persones a mesura que passen pel canvi.

El canvi pot ocórrer molt ràpidament, mentre que la transició usualment passa més lentament.

El model destaca tres etapes de transició que travessen les persones quan experimenten un canvi. Aquests són:

- Terminació, pèrdua i deixar anar.

- Zona neutral.

- Nou començament.

Bridges diu que la gent passa per cada etapa al seu propi ritme. Per exemple, aquells que se senten còmodes amb el canvi probablement avançaran ràpidament a la tercera etapa, mentre que altres es quedaran en la primera o segona etapa.

fases

La reenginyeria de processos de negocis no és una tasca fàcil. Llevat que s'aconsegueixi realitzar amb èxit cadascuna de les fases, podrien fallar els intents de canvi.

Identificar i comunicar la necessitat de canvi

S'ha de fer una investigació. Quins processos podrien no estar funcionant? ¿La competència està millor o pitjor que l'empresa en alguns aspectes?

Després que es tingui tota la informació, s'haurà d'elaborar un pla molt complet, amb la participació dels líders dels diferents departaments.

La gerència haurà de fer el paper de venedor. Haurà transmetre la gran visió de l'canvi i mostrar com afectarà positivament fins i tot als empleats de menor qualificació.

Reunir equip d'experts

A l'igual que amb qualsevol altre projecte, la reenginyeria de processos necessita un equip de persones altament capacitades i motivades que duran a terme els passos necessaris. En la majoria dels casos, l'equip consisteix en:

Gerent sènior

Quan es tracta de fer un canvi important, es necessita la supervisió d'algú que pugui prendre les decisions i amb qui posar-se en contacte directament.

Gerent d'operacions

Es necessitarà a algú que conegui les complicacions de l'procés. Aquí intervé el gerent d'operacions, per haver treballat amb els processos i poder contribuir amb el seu vast coneixement.

Experts en reenginyeria

Es necessitaran els enginyers adequats. Els processos de reenginyeria poden necessitar experiència en diversos camps diferents, des TI fins manufactura.

Trobar processos ineficients i definir indicadors claus de rendiment (KPI)

S'hauran de definir els KPI correctes. Els KPI solen variar segons el procés que s'estigui optimitzant.

Després s'hauran de seguir els processos individualment. La forma més fàcil de fer això és fent un mapatge dels processos de l'negoci.

És molt més fàcil si es té tot per escrit pas a pas. Aquí és on és útil el gerent operatiu, ja que fa més fàcil definir i analitzar els processos.

La forma més bàsica de treballar amb els processos és a través dels diagrames de flux. Es pren un llapis i paper i s'anoten els processos pas a pas.

Si es tenen més coneixements de tecnologia, l'ús de programari per a l'anàlisi de processos pot fer que tot sigui molt més fàcil.

Redissenyar els processos i comparar els KPIs

A l'arribar a aquest punt, no hi ha molt a afegir. El que ara cal fer és seguir posant en pràctica les teories i veure com es mantenen els KPI.

Si els KPI mostren que la nova solució funciona millor, es pot començar a escalar la solució lentament, posant-la en acció dins de cada vegada més processos de l'empresa.

exemples

Ford Motors

En la dècada de 1980, la indústria automotriu nord-americana passava per una recessió. Buscant reduir costos, Ford va decidir analitzar a fons els processos de negocis d'alguns dels seus departaments, intentant trobar processos ineficients.

Van notar que més de 500 persones treballaven en el departament de comptabilitat. Per poder comparar, al voltant de 100 persones treballaven en el mateix departament en el seu competidor Mazda.

Malgrat que Ford era una empresa més gran, es va fixar un objectiu quantificable que era reduir el nombre d'empleats en aquest departament a només 200 persones.

Van llançar una iniciativa de reenginyeria de processos per esbrinar per què el departament tenia tant personal. Van analitzar el sistema actual i van descobrir que funcionava de la següent manera:

- Quan el departament de compres escrivia una ordre de compra, enviava una còpia a el departament de comptes per pagar.

- Després, el departament de control de materials rebia la mercaderia i enviava una còpia de el document relacionat amb comptes per pagar.

- A el mateix temps, el proveïdor enviava un rebut pels béns lliurats a comptes per pagar.

Procés totalment nou

L'empleat de comptes per pagar havia de relacionar les tres ordres, i a l'aparellar-, emetia el pagament manualment. Aquest procés requeria molta mà d'obra en el departament.

En lloc de fer canvis menors, Ford va desenvolupar un procés completament nou. La tecnologia d'informació va jugar un paper important en aquest nou procés.

Van desenvolupar una base de dades a la qual es enviava una notificació quan el departament de compres havia realitzat una comanda.

Quan es lliuraven els materials, un empleat de l'magatzem dels ingressava en el computador. Així podia verificar immediatament si els materials lliurats estaven en ordre, perquè després es pagaran automàticament.

D'aquesta manera, es va eliminar per complet que els empleats de comptes per pagar busquessin coincidir les comandes, reduint el nombre d'empleats administratius en un 75%.

tac Bell

Tac Bell va tornar a crear el seu negoci, centrant-se més en l'aspecte de l'servei i centralitzant la seva àrea de fabricació.

Amb la creació de el programa K-Minus, ara la carn, el blat de moro, els fesols, l'enciam, el formatge i els tomàquets per als seus restaurants es preparaven fora de restaurant. En els restaurants, només s'ensamblaban aquests ingredients preparats quan un client els sol·licitava.

Alguns dels èxits d'aquesta nova forma de treballar va ser una major motivació dels empleats, un millor control de qualitat, menys accidents, més estalvis i més temps per centrar-se en el servei a client.

Avantatges i desavantatges

-Avantatges

Reduir costos i temps de cicle

La reenginyeria de processos redueix els costos i els temps de cicle a l'eliminar les activitats improductives i els empleats que les realitzen.

La reorganització per equips redueix la necessitat de diferents nivells d'administració, accelera els fluxos d'informació, elimina els errors i la repetició de la feina causats per múltiples transferències.

Millorar la qualitat

La reenginyeria de processos millora la qualitat a l'reduir la fragmentació de la feina i establir una propietat clara dels processos.

Els treballadors adquireixen la responsabilitat sobre la seva producció i poden mesurar el seu acompliment basant-se en una ràpida retroalimentació.

Augmentar la productivitat

L'objectiu de la reenginyeria de processos és modernitzar els processos obsolets i sovint produeix resultats que estalvien temps. Per exemple, l'organització pot descobrir que un procés determinat pot ser dut a terme per dos empleats en lloc de quatre.

Orientació a el client

A l'canviar l'orientació per tasques a una orientació per processos, es posa el focus en el client. Això té l'avantatge que tots els processos irrellevants passen ràpidament a el primer pla, després de la qual cosa es poden eliminar o modificar fàcilment.

Millorar la posició competitiva

Normalment, els canvis que realitza una organització només es noten gradualment. No obstant això, per mantenir la competitivitat i satisfer les necessitats del client, s'ha d'actuar de manera apropiada.

Amb la reenginyeria de processos dels canvis radicals s'implementen en un període relativament curt.

-Desventajas

Adaptació de el personal

És possible que alguns treballadors no s'adaptin als canvis i que els nous encarregats assignats puguin sentir aclaparats. Altres treballadors es tornaran obsolets si s'elimina la seva funció principal com a part de la revisió de l'procés.

Si un empleat dilluns al matí escolta que s'ha canviat la descripció completa del seu treball, això li podria semblar angoixant.

Per això és molt important que els canvis que s'implementen estiguin ben comunicats a l'empleat.

requereix inversió

La reenginyeria de processos requereix normalment d'una inversió, particularment en tecnologia. Els mètodes obsolets, com fer una tasca manualment, s'enfronten a ser reemplaçats per programes de computació.

Els programes milloren l'eficiència i redueixen els errors, però l'empresa ha d'invertir en el programari i en la capacitació, una opció costosa per a les empreses que busquen reduir les despeses immediatament.

referències

1. WikiLingue the free encyclopedia (2019). Business process reengineering. Pres de: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): Definition, Steps, Examples. Tallyfy. Pres de: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). ToolsHero: Pres de: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formal models of business process reengineering for design and design validation. Pres de: eil.utoronto.ca.
5. Clever ISM (2019). Making Your Business More Competitive with Business Process Reengineering (BPR). Pres de: cleverism.com.
6. Organització d'Empresa (2017). Tipus de Reenginyeria. Pres de: organizacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Business Process Reengineering. Pres de: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). The Disadvantages & Advantages of BPR. Bizfluent. Pres de: bizfluent.com.