- En què consisteix el reemborsament de caixa menor?
- reemborsament
- controls
- documents
- Format de reemborsament
- Comprovant de graduació
- exemples
- referències
El reemborsament de caixa menor és el reintegrament que es realitza a un fons fix assignat a un departament de l'empresa, per la suma dels pagaments fets per aquest mitjà, d'acord amb el que indica les factures i rebuts presentats, per així completar de nou la seva suma inicial en diners en efectiu.
Les empreses generalment mantenen en les seves instal·lacions quantitats menors d'efectiu per complir amb petits pagaments miscel·lanis, com ara despeses de menjar i subministraments d'oficina.
Font: pixabay.com
Hi pot haver diverses ubicacions de caixa menor en un negoci més gran, probablement una per edifici o fins i tot una per departament. S'utilitza un sistema de comptabilitat separat per rastrejar les transaccions de caixa menor.
Aquests pagaments generalment es manegen mitjançant un sistema de bestretes de caixa menor, per al qual s'assigna una suma de "diners fluctuant". Aquesta és la quantitat màxima d'efectiu que es pot retenir en qualsevol moment.
El mètode preferit per a realitzar un reemborsament és mitjançant xec, sol·licitat a través d'una sol·licitud de xec degudament autoritzada i documentada.
En què consisteix el reemborsament de caixa menor?
Per establir un fons de caixa menor, es crea un xec per la suma de el fons assignat a la caixa menor particular.
L'entrada inicial del diari de caixa menor és un dèbit al compte de caixa menor i un crèdit al compte de caixa o banc.
El dipositari després desemborsa diferents sumes de fons de la caixa menor a canvi de rebuts relacionats amb els que siguin les despeses.
En aquest punt no existeix un registre de diari. En el seu lloc, va disminuint el saldo d'efectiu en el fons de caixa menor, mentre que la quantitat de rebuts va augmentant.
L'efectiu que va quedant més el total dels rebuts ha de ser en tot moment igual a la quantitat inicial de fons de la caixa menor. No obstant això, el robatori o errors de registre poden donar com a resultat una variació de la suma de finançament inicial.
reemborsament
Quan el saldo d'efectiu en el fons de caixa menor es redueix a un nivell prou baix, el custodi de la caixa menor sol·licita a l'caixer el reemborsament d'efectiu.
Això adquireix la figura d'un total dels rebuts que s'han vingut acumulant. El caixer emet un xec nou pel valor total dels rebuts i intercanvia aquest xec pels rebuts.
L'entrada de diari de caixa menor és un dèbit al compte de caixa menor i un crèdit al compte de caixa o banc.
El custodi de la caixa menor ingressa l'efectiu al calaix de caixa menor, que ara ha de contenir la quantitat original de diners assignada per al fons.
El caixer crea una entrada de diari per registrar els rebuts de caixa menor. Això és un crèdit per al compte de caixa menor, i debitando a diversos comptes de despeses diferents, depenent del que es va comprar amb l'efectiu.
controls
Cal establir controls interns sòlids per als rebuts o desemborsaments d'efectiu, per evitar el mal maneig dels fons i salvaguardar contra pèrdues.
- La caixa menor ha de mantenir-se en un lloc segur. Per exemple, en una caixa d'efectiu.
- El caixer ha de ser responsable de mantenir les factures corresponents als pagaments realitzats a través de caixa menor
- De tant en tant s'han de realitzar recomptes d'efectiu sorpresa per garantir l'exactitud de el saldo d'efectiu indicat a la caixa registradora de despeses menors.
- La quantitat d'efectiu de la caixa menor no ha de ser massa alta.
documents
Cada companyia defineix els formats a utilitzar i el procediment a seguir per a la sol·licitud de reemborsament, però essencialment el procés consisteix a reunir el conjunt dels pagaments efectuats amb el fons de la caixa menor i els suports respectius.
Resulta important que tot pagament, encara que sigui mínim, tingui com a suport la respectiva factura o si és el cas el document equivalent, on clarament es pugui identificar l'empresa o persona a qui se li va fer el pagament, per a les qüestions pertinents com el maneig dels impostos i la comptabilització.
Format de reemborsament
El custodi responsable pel maneig de la caixa menor d'omplir un comprovant anomenat "Reemborsament de caixa menor", on estan relacionats les despeses realitzades en un període determinat, amb l'objecte de rebre el reemborsament de diners consumit.
L'empleat ha de presentar tots els rebuts de despeses originals adjunts a un format de reemborsament de caixa menor emplenat:
La suma total de totes les factures i rebuts en el format de reemborsament i l'efectiu disponible restant a la caixa menor ha de ser igual a la suma de el fons de bestretes original.
El format de reemborsament de caixa menor totalizada, amb la suma de tots els pagaments individuals, s'envia a el controlador per a la seva revisió final i autorització.
Comprovant de graduació
Per realitzar el reintegrament de la valor de les despeses perpetrats d'acord amb els rebuts i factures de caixa menor, que estan relacionats en el document "reemborsament de caixa menor", es genera un comprovant de graduació o de pagament, tal com es mostra a continuació.
Tots aquests documents involucrats cal adjuntar a el registre comptable de comprovant de diari.
El format de reemborsament i els originals de tota la documentació s'envien a el departament de comptes per pagar per al seu processament.
El comprovant de graduació es fa a nom de l'custodi de la caixa menor, perquè el xec pugui ser emès al seu nom per la suma sol·licitat. El xec de reemborsament pot ser cobrat en forma privada pel custodi.
exemples
L'empresa ABC decideix assignar $ 100 en efectiu com a fons de caixa menor al seu departament d'operacions, perquè així pugui tramitar directament les seves despeses de baix suma.
Per tant, l'1 de març es lliura els diners de $ 100. L'assignació inicial de caixa menor es registrarà comptablement de la següent manera:
Durant el mes de març, a través de la caixa menor el departament d'operacions va realitzar els següents pagaments menors:
- El 3 de gener: compra de te per $ 10.
- El 15 de gener: compra d'articles de papereria per $ 50.
- El 27 de gener: pagament a l'lampista per $ 20.
Aquests pagaments realitzats amb la caixa menor es registraran en la comptabilitat de la següent manera:
La caixa menor ha de reemborsar el 31 de març. Com la despesa total en el mes va ser de $ 80, de manera que aquesta serà la quantitat a reemborsar:
Per tant, a l'1 d'abril la caixa menor tornarà a tenir els $ 100 que li van ser assignats inicialment.
referències
- Fordham University (2019). Petty Cash Imprest Funds and Reimbursements. Pres de: fordham.edu.
- Stanford University (2019). How To: Reimburse an Employee with Petty Cash. Pres de: web.stanford.edu.
- Accounting Simplified (2019). Accounting for Petty Cash. Pres de: accounting-simplified.com.
- Steven Bragg (2019). Petty cash accounting. Accounting Tools. Pres de: accountingtools.com.
- Gerencie (2017). Reemborsament de caixa menor. Pres de: gerencie.com.