- Les tres edats dels documents
- L'edat administrativa o activa (arxiu de gestió)
- L'edat intermèdia o semi-activa (arxiu central)
- L'edat inactiva o edat històrica (arxiu històric)
- Etapes de l'cicle vital dels documents
- recursos
El cicle vital dels documents consisteix en una successió d'etapes per les quals transita un arxiu al llarg de la seva vida útil. Aquestes fases, van des de la creació d'un document, passant per tots els seus usos i modificacions, fins al moment de ser destruït o arxivat de forma permanent.
El concepte de el cicle vital dels documents va ser creat als Estats Units després de la Segona Guerra Mundial. Això va obeir a la necessitat de trobar una forma apropiada de gestionar una gran quantitat d'arxius que s'havien acumulat.
Font imatge: Wikimedia.org.
Cada disciplina aborda de manera diferent el cicle vital dels documents, tenint en compte el seu enfocament i la naturalesa de l'arxiu. Per exemple, el cicle vital d'un document jurídic pot tenir etapes diferents a les que té un document de caràcter acadèmic.
En cada cas, varien les consideracions de el temps que s'ha de conservar un document, com s'ha d'emmagatzemar o quin ha de ser el seu ús correcte. De la mateixa manera, també hi ha enfocaments diferents sobre les etapes del seu cicle vital.
Per exemple, hi pot haver documents sense cap valor per a una empresa o per una entitat governamental causa de la seva antiguitat. No obstant això, aquests mateixos arxius poden tenir un alt valor històric per a un museu.
Una altra diferència fonamental, és la que hi ha entre els documents anàlegs i els digitals. Si bé, la importància rau en el contingut dels documents, l'existència dels arxius digitals implica particularitats en la seva manipulació i en les etapes del seu cicle vital.
Les tres edats dels documents
Imatge: slideplayer
El 1972 l'historiador Carles Wyffels va proposar la teoria de les Tres Edats. Segons aquesta, els documents són objectes que tenen un procés vital al llarg de el qual els seus usos es van transformant.
En general, els documents tenen un ús intensiu immediatament després de la seva creació i durant un temps determinat. No obstant això, amb el temps aquest ús es va reduint fins al moment en que s'atura per complet, bé sigui perquè s'arxiven o es destrueixen.
Segons Wyffels, aquest cicle pel qual travessen tots els documents es divideix en tres edats: l'edat administrativa o activa, l'edat intermèdia o semiactiva i l'edat inactiva o històrica.
L'edat administrativa o activa (arxiu de gestió)
Es refereix a el període actiu d'un document. Comença en el moment de la seva creació i passa per diferents etapes en les quals és consultat, transferit i compartit de manera freqüent.
Per exemple, l'edat administrativa d'una boleta de serveis públics comença quan aquesta es genera. Després, continua en moviment durant un temps limitat: mentre 1 carter el lliurament o s'envia per correu electrònic, quan es consulta i quan es paga.
L'edat intermèdia o semi-activa (arxiu central)
És aquell període en què el document ha perdut la utilitat per a la qual va ser creat. Per tant, no té un ús tan actiu com en l'edat administrativa. No obstant això, es conserva i es pot consultar de manera poc freqüent.
Per exemple, l'edat intermèdia d'una boleta de serveis comença quan, després de pagar-la, s'arxiva en una carpeta. És molt probable que mai torni a ser consultada, però, es manté arxivada en cas que sorgeixi alguna inquietud.
La vida semiactiva dels documents pot ser variable segons el tipus de document i segons el context. Un document jurídic, per exemple, pot tenir una vida activa més extensa que una boleta de serveis públics.
L'edat inactiva o edat històrica (arxiu històric)
Es refereix a el període final dels arxius. No obstant això, no tots els arxius tenen el mateix destí. Depenent de la seva naturalesa, poden ser convertits en històrics o ser destruïts.
Els arxius històrics són aquells que tenen un valor cultural o d'investigació. Per tant, durant aquesta etapa se'ls procuren mètodes de preservació que els conservin de la manera més íntegra que sigui possible.
Etapes de l'cicle vital dels documents
La teoria de les tres edats estableix de manera general les fases fonamentals per les quals travessen tots els documents. No obstant això, també hi ha altres etapes més específiques que defineixen la utilitat i la manipulació dels documents.
Les etapes per les quals travessa un document depenen del seu valor, el seu ús i el seu context. D'acord amb aquestes característiques es determina quines són les fases que ha de travessar i quines són les disposicions tècniques i administratives per a cadascuna d'elles.
Aquestes són algunes de les principals etapes per les quals passa un document al llarg de la seva vida útil:
1-Creació: consisteix en la creació d'el document, bé sigui en format imprès o digital.
2-Emmagatzematge: d'acord amb el format en què hagi estat creat el document, aquest s'emmagatzema de forma física o digital. En alguns casos també es considera l'etapa de digitalització, quan aquesta fa part de l'procés.
3-Categorització: es refereix a l'organització, classificació o indexació dels documents d'acord amb els paràmetres establerts en cada context.
4-Transferència: es refereix a l'enviament i / o lliurament d'un document segons les característiques. En actualitat això pot fer referència a un lliurament per correu físic oa un enviament per correu electrònic segons sigui el cas.
5-Distribució: aquesta etapa es refereix a documents que són d'ús o necessitat pública, per tant després de ser creats requereixen ser divulgats a un determinat grup de persones.
6-Ús col·laboratiu: en l'actualitat, els arxius poden disposar per al seu ús i edició compartida. Aquesta etapa és de recent aparició i es considera exclusivament per als documents digitals.
7-Consulta: es refereix a aquella etapa en la qual els documents es disposen amb la intenció que aquests puguin ser consultats. Durant aquest procés són molt importants les disposicions de seguretat i / o accessibilitat, depenent de el públic que s'espera que accedeixi a la informació.
8-Arxivat o destrucció: aquesta és l'etapa final al cicle de vida de tots els documents. Correspon a el moment en què es decideix si aquest té valor històric suficient com per ser conservat o per contra, és destruït.
recursos
- Darmouth College. (SF). La Document Life Cycle: Definitions, Supporting Technologies, and Applications. Recuperat de: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Cicle vital dels documents: Teoria de les 3 edats. Recuperat de: bibliopos.es
- Larrivée, B. (2013). What Is an Electronic Document Management Life Cycle? Recuperat de: documentmedia.com
- Rouse, M. (SF). Document lifecycle. Recuperat de: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Cicle de vida dels documents - El sistema arxivístic espanyol. Recuperat de: normadat.es.