PRINCIPIS DE CONTROL D'UNA EMPRESA: PRINCIPIS I EXEMPLES - DUDAS - 2026

Els principis de control d'una empresa són les normatives que requereixen l'existència de procediments i processos establerts en els sistemes comptables per ajudar els gerents a supervisar i regular les activitats de l'negoci, garantint així que els actius de l'empresa estiguin protegits.

L'objectiu dels principis de control és assegurar que el sistema de comptabilitat funcioni correctament i que els esdeveniments de l'negoci es registrin amb precisió. Òbviament, els gerents no poden supervisar a tots els empleats, de manera que hi ha la possibilitat que es produeixin alguns errors o que es produeixi algun frau.

Per identificar i establir controls efectius, la gerència ha d'avaluar contínuament el risc, supervisar la implementació de l'control i modificar els controls segons sigui necessari.

Tenir una funció empresarial tan essencial ofereix una seguretat raonable a l'disminuir la probabilitat d'errors i salvaguardar els actius de l'organització. A causa de la seva importància, les empreses han de considerar els principis fonamentals de l'control.

Principals principis de control

Ambient de control

L'estil gerencial i les expectatives dels gerents d'alt nivell, en particular les seves polítiques de control, determinen l'ambient de control.

En un ambient de control hi ha una supervisió addicional realitzada per un comitè gerencial, que vetlla perquè hi hagi integritat administrativa, valors ètics, una estructura organitzacional ben definida i empleats competents i fiables, assignant autoritat i responsabilitats.

Activitats de control

Són polítiques i procediments específics que la gerència fa servir per assolir els seus objectius. Entre aquestes s'inclouen les següents:

Separació de tasques

Requereix que se'ls assigni a diferents persones la responsabilitat d'executar diferents tasques en les activitats relacionades, en particular les que involucren l'autorització, custòdia o manteniment de registres.

A l'exigir que diferents persones facin aquestes funcions es crea un sistema balancejat de control.

Aprovació de transaccions i activitats

Ajuda a garantir que totes les activitats de l'empresa compleixin amb les polítiques i pautes establertes.

Exigir que determinats gerents aprovin certs tipus de transaccions afegeix un compromís addicional als registres comptables, a l'demostrar que les transaccions han estat analitzades i aprovades per l'autoritat corresponent.

Estandardització de documents

Inclou la creació de factures i altres documents fàcils d'usar i prou informatius, l'ús de documents prenumerats i consecutius, i la preparació oportuna dels documents.

L'estandardització facilita la revisió de registres antics a l'buscar l'origen d'alguna discrepància en el sistema. La manca d'estandardització pot fer que alguns elements es passin per alt o es malinterpretar en aquesta revisió.

Controls físics i d'accés sobre actius i registres

Són controls electrònics o mecànics (caixes fortes, carnets d'identificació, tancats, caixes registradores, càmeres de vídeo, panys) o controls informàtics, relacionats amb els privilegis d'accés o procediments establerts de seguretat i recuperació.

La tecnologia generalment pot arribar on les persones no poden, i pot estar a la feina les 24 hores del dia sense necessitat d'un pagament addicional.

Controlar l'accés a un sistema de comptabilitat a través de contrasenyes, bloquejos i registres d'accés electrònic manté fora de el sistema a usuaris no autoritzats, a l'igual que proporciona una forma d'auditar l'ús de sistema per identificar fonts d'errors.

revisions independents

Les empreses han de revisar periòdicament els seus sistemes de control. Això ho ha de fer una persona que no hagi realitzat cap part de la feina que es va a verificar.

Aquestes revisions ajuden a garantir la fiabilitat de la informació comptable i l'eficiència de les operacions.

Assignació de responsabilitats

L'empresa ha d'establir clarament responsabilitats. Assignar responsabilitats específiques a les persones garanteix que entenguin quina és la seva funció per mantenir el control.

Si es deixa de banda alguna responsabilitat, un sistema de control eficaç deixarà en clar qui no està realitzant una tasca assignada.

exemples

Tots aquests controls compleixen els objectius del principi de control. Després que els controls estiguin caminant, els gerents no han de supervisar l'activitat de cada empleat. Poden revisar periòdicament els controls per assegurar-se que funcionin correctament i centrar-se en la gestió de l'negoci.

Separació de tasques

És un bon control per assegurar que les funcions de manteniment de registres estiguin separades de el maneig real d'l'efectiu.

Per aquesta raó, el caixer s'encarrega de cobrar en efectiu als clients, amb la possibilitat de dipositar-lo al banc, i el departament de comptabilitat s'encarrega de registrar aquests rebuts d'efectiu i fer les conciliacions bancàries.

D'aquesta manera, una sola persona no pot prendre els diners de el client i malversarlo, encobrint-després amb una comptabilitat fraudulenta.

Si dues persones realitzen aquests treballs, l'única manera que el frau pugui funcionar és si cada persona està en complicitat amb l'altra. Òbviament, és molt menys propens dos empleats còmplices que un sol empleat que robi.

aprovacions

Exigir una aprovació per a poder realitzar pagaments de despeses voluminosos pot evitar que empleats sense escrúpols facin grans transaccions fraudulentes amb els fons de la companyia.

Una llista de preus oficial serveix com una aprovació a el personal de vendes perquè vengui amb aquests preus. A més, pot haver-hi un control que permeti a l'gerent de vendes autoritzar canvis raonables en la llista de preus.

Rotació de personal i vacances

La rotació obligatòria d'empleats o el període de vacances s'implementen per detectar esquemes fraudulents on es requereix tenir un sistema habitual per mantenir-lo.

Si el comptador canvia de responsabilitats cada dos mesos, una persona no pot executar un sistema fals de manera consistent.

auditories físiques

Les auditories físiques inclouen el recompte manual de l'efectiu i de qualsevol altre actiu físic registrat en el sistema de comptabilitat, com inventaris.

El recompte físic pot revelar discrepàncies ocultes en els saldos dels comptes a el passar per alt completament els registres electrònics. El recompte de l'efectiu en els punts de venda es pot fer diàriament o fins i tot diverses vegades per dia.

Els projectes més grans, com l'inventari físic, s'han de fer amb menys freqüència, potser de forma anual o trimestral.

Conciliacions comptables periòdiques

Garanteixen que els saldos de el sistema de comptabilitat coincideixin amb els saldos dels comptes d'altres entitats, com bancs, proveïdors i clients.

Les diferències trobades entre aquests tipus de comptes complementàries poden revelar discrepàncies en els comptes pròpies, o que els errors s'originin en els altres ens.

controls automatitzats

Són probablement els controls interns més comuns perquè no només protegeixen a l'empresa, sinó augmenten la seva eficiència.

Els rellotges de temps automatitzats són un bon exemple. Els empleats es revisen per aquests rellotges quan arriben i després es verifiquen a l'acabar la seva jornada.

El rellotge de temps automatitzat elimina la possibilitat que els empleats facin trampes amb les seves hores laborals.

referències

1. MyAccountingCourse (2018). What are Principles of Internal Control? Pres de: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). What is the Control Principle? Pres de: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). What Are the Seven Principles of Internal Control? Bizfluent. Pres de: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Basic Principles of Internal Control. Pres de: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Internal Control. Pres de: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Principles of Internal Control. Ethical Advocate. Pres de: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). What Are the Seven Internal Control Procedures in Accounting? Small Business-Chron. Pres de: smallbusiness.chron.com.