Una pòlissa d'titulats és un format que té la funció de servir com a comprovant físic d'una operació de sortida de diners d'una companyia o negoci. S'utilitza en la comptabilitat amb l'objectiu de descriure amb detall el moviment i sol acompanyar-se amb altres comprovants de l'operació.
La comptabilitat és una disciplina que té com a fi controlar totes les transaccions que es donen en una empresa o negoci a nivell d'entrada o sortida de diners.
Això vol dir que cada vegada que es realitzi una despesa, una inversió, es paguin salaris o altres tipus de titulats, o per contra es rebin fons per concepte de pagaments de clients i altres ingressos, el departament d'administració de la companyia ha de deixar aquestes operacions registrades en el seu sistema de comptabilitat.
A l'igual que una persona ha de pagar pel que compra, una empresa ha de fer el mateix, encara que d'una manera una mica més complexa, i per això es val de sistemes comptables.
Per a cada tipus d'operació, hi ha un format específic de registre i les pòlisses de graduació, com es va explicar a l'inici, serveixen com a prova dels pagaments realitzats.
Aquests pagaments són emesos als diferents proveïdors de béns i serveis de l'empresa. Per exemple, tot negoci requereix dels serveis bàsics com electricitat, connexió a internet, aigua, etc.
També necessita comprar entrades per poder fer la seva feina: papereria, articles d'oficina, vehicles, etc., i en el cas de les empreses de fabricació, han d'adquirir la matèria primera per fer els seus productes.
Hi ha molts pagaments que una empresa ha de fer per dur a terme el seu objectiu i cada un d'ells ha de quedar registrat. A més, cada pagament o graduació de diners ha d'anar autoritzada pel o els departaments corresponents.
Característiques d'una pòlissa de titulats
La informació que s'ha d'incloure en una pòlissa de graduació típica és la següent:
- Còpia de l'xec o transferència electrònica amb la qual es fa el pagament.
- El concepte de l'pagament, és a dir, quin servei, input, impost, etc., s'està cancel·lant.
- Signatura d'aprovació de l'pagament per part de l'departament encarregat.
- Data en què es va realitzar el pagament.
- Quantitat o suma total de l'pagament.
- Identificació de l'proveïdor.
- La signatura de proveïdor o persona que va rebre el pagament.
Cal annexar a el format de pòlissa de graduació altres comprovants com ara:
- La factura de proveïdor (o el seu equivalent en cas de pagaments d'impostos, pagament de salaris i altres que no posseeixin factura per la seva naturalesa)
- L'ordre de compra, la qual és un altre format on es fa la sol·licitud a l'proveïdor per les entrades o articles que es requereixen. Per exemple, si una empresa necessita fulls de paper, emet una ordre de compra al seu proveïdor de papereria, demanant una quantitat específica de raimes o paquets de fulles.
A l'incloure aquests documents, és més fàcil justificar les despeses i trobar informació útil en cas d'algun error en el lliurament dels articles comprats o qualsevol altre inconvenient posterior.
A més, resulta convenient mantenir documents relacionats en un sol paquet, com una manera eficaç d'ordenar els arxius comptables per facilitar consultes futures així com el seu degut control.
exemple
A continuació es mostra un exemple d'una pòlissa de titulats o pòlissa de xec, com també se l'anomena en alguns casos:
conceptes relacionats
Els camps situats sota dels requadres "concepte de pagament" i "rebut per" s'omplen amb la informació corresponent segons cadascuna de les següents definicions:
1.
Són codis numèrics que identifiquen el tipus de moviment i la seva classificació. Per exemple, hi ha comptes associats a les vendes, costos de producció, bancs, etc. Es classifiquen de manera general comptes d'actiu i passiu.
2.
Són comptes desglossades, és a dir, més específiques i detallades. Un exemple seria:
Compte: 110 - Bancs
Subcompte 1: 110.1 - Banc X
Subcompte 2: 110.2 - Banc I
3.
Es refereix a el nom del compte com a tal en lloc del seu codi. En l'exemple anterior, seria "bancs".
4.
És la suma detallat corresponent a cadascuna de les subcomptes incloses a la pòlissa. Si només hi ha un subcompte, no serà necessari indicar aquest valor.
5.
Tota compte comptable es representa de forma escrita com una "T", és a dir, com una taula de dues columnes, en les quals s'anoten el nom del compte i la seva quantitat corresponent en una o altra columna (dreta o esquerra).
La columna de l'esquerra s'identifica com "Ha de" i la de la dreta es diu "Haver".
Com es va indicar anteriorment. Hi comptes d'actius i passius.
Els actius són bàsicament els béns de l'empresa, tots el que pugui considerar-se de la seva propietat. Els passius, són els deutes.
Els comptes d'actius augmenten el seu valor per les sumes que s'escriuen a la columna "Ha" i disminueixen pel "Haver". Passa el contrari amb els comptes de passius.
6.
També se l'anomena "Saldo". És el resultat de restar el valor de l'Ha de menys el de l'Haver.
Pel que fa a les caselles "Realitzat per", "Revisat per" i Autoritzat per "es col·loquen els noms o signatures de les persones que intervenen en l'emissió i aprovació de la pòlissa. Això pot variar d'acord amb els criteris de cada empresa.
Els requadres "Auxiliar i" Diari ", s'indiquen els noms de les persones que van passar la informació als Llibres Auxiliar i Diari, els quals són altres tipus de registres que formen part de tot el sistema de comptabilitat.
El Nombre d'pòlissa és una forma d'identificar el document de manera que tingui relació amb les pòlisses anteriors, és a dir, que siguin nombres consecutius. Cada empresa pot crear la seva pròpia nomenclatura que fa a aquest aspecte.
En l'actualitat, hi ha sistemes comptables computats que faciliten el registre de les operacions realitzades per les empreses.
És important que aquests compleixin amb els requisits establerts per les autoritats fiscals de cada país.
referències
- Què és el Deu en Comptabilitat? Recuperat de: reviso.com
- Què és l'Haver en Comptabilitat? Recuperat de: reviso.com
- El deure i l'haver. Recuperat de: economia.ws
- Molina, V. (2002). Comptabilitat per No Comptadors. Mèxic, Edicions Fiscals ISEF
- Què és actiu i passiu. Recuperat de: significados.com/activo-y-pasivo
- Què són les pòlisses comptables en comptabilitat electrònica. Recuperat de: clickbalance.com
- What is a Voucher? Recuperat de: accountingtools.com
- What is the difference between an invoice and a voucher? Recuperat de: accountingtools.com