ORGANIGRAMA D'UNA EMPRESA: PER A QUÈ SERVEIX, TIPUS, EXEMPLES - DUDAS

El organigrama d'una empresa és un diagrama que reflecteix de forma gràfica l'estructura organitzacional d'una companyia, especificant les responsabilitats, els rols i les relacions existents entre les persones que treballen dins de la corporació.

Representen àmpliament a una empresa en tota la seva magnitud o aprofundeixen en una unitat o departament específic. Es compon de requadres que contenen càrrecs o noms, connectats amb línies per indicar les seves relacions. Pot ser molt simple o molt ampli, segons la magnitud del que es vulgui representar.

Font: pixabay.com

També es coneix com diagrama de jerarquia, ja que pot mostrar les línies d'informe dins d'una empresa. Algunes organitzacions van un pas més enllà a l'afegir fotos dels seus membres o imatges per representar els diferents departaments.

De vegades l'organigrama reprodueix la clara organització d'una empresa. Altres vegades reprodueix la rigidesa dels sistemes jeràrquics de dalt a baix.

eina empresarial

Les empreses sempre caminen buscant formes d'ensenyar la seva estructura, combinant els components clàssics que fan útils als organigrames amb noves idees que comuniquin millor l'estil o la cultura de l'organització.

Moltes vegades, les companyies prescindeixen dels seus organigrames per després fer-los ressorgir quan necessiten una consulta sobre la seva estructura i organització.

L'organigrama d'una empresa connecta a les persones en funció d'una jerarquia. Per aquesta raó, s'ha mantingut increïblement resistent al llarg dels anys. Aquesta eina no es pot reemplaçar, perquè resol una important necessitat per a una empresa.

Per a què serveix l'organigrama?

És summament útil quan una empresa considera canviar el seu equip gerencial o reestructurar al seu personal. A més, permet als empleats veure de manera transparent com encaixen els seus rols en l'estructura general de l'empresa.

Incorporació de noves contractacions

Quan una empresa contracta a un nou empleat, aquest es pot veure amb la dificultat de poder integrar-se de manera ràpida per desconèixer qui és qui en els diferents departaments. Això li pot generar confusió i errar a l'hora de dirigir-se amb la persona adequada.

L'organigrama de l'empresa mostra als nous empleats com encaixen en l'organització a el moment en què s'incorporen. Usant podran aprendre ràpidament qui és qui, qui fa què, qui treballa on ia qui necessiten conèixer.

Involucrar empleats remots

Més empreses estan permetent que els empleats treballin de forma remota. És possible que aquests assalariats poques vegades entrin a l'oficina corporativa, la qual cosa dificulta que se sentin part de l'equip. Pot ser un repte per a les empreses ajudar-los a connectar amb els seus companys de treball.

L'organigrama és una de les formes en què les companyies poden reunir un equip virtual. Com cada empleat té informació detallada dels companys de treball, podrà trobar ràpidament a qui necessiti i connectar-se amb ells.

Incrementar la productivitat

Els empleats passen cada dia hores buscant persones i informació. Això té un impacte significatiu en la productivitat i eficiència.

L'organigrama serveix perquè qualsevol persona pugui ubicar a qui es requereixi, fins i tot si no es té molt clar de qui s'està buscant.

Trobar oportunitats de creixement professional

L'organigrama serveix per descobrir certes destreses que possiblement no es trobin en el personal de l'departament propi. Així, el grup de talents s'expandeix, donant als empleats la flexibilitat d'usar els seus talents i habilitats en tots els departaments i en tota l'empresa.

Les empreses han d'establir vies per al creixement professional i així oferir als empleats alguna cosa al que puguin aspirar.

Tipus d'organigrama

- Jeràrquic

Aquest és el model més comú d'organigrama. Situa a les persones de més alt rang en la part superior i sota d'ells a les persones de menor rang.

Això brinda gran claredat a les empreses que operen amb una jerarquia i necessiten una cadena de comandament clara per poder actuar ràpidament.

Els empleats s'agrupen de manera que cada un tingui un supervisor clar. Aquesta agrupació es realitza en funció d'alguns factors:

funció

L'agrupació dels empleats ve donada d'acord la funció que brinden. Per exemple, grups de recursos humans, tècnics, financers i administratius.

Geografia

L'agrupació dels empleats es dóna segons l'àrea geogràfica on treballen al país. Si es tracta d'una empresa globalitzada, l'agrupació podria realitzar per països.

producte

Si una empresa produeix diversos productes o ofereix diferents serveis, els empleats es podran agrupar segons el producte o servei.

- Plànol

Per evitar la impressió que dóna un organigrama jeràrquic de dalt a baix, algunes empreses canvien literalment el diagrama per posar-lo horitzontal.

A l'donar-li un gir a un organigrama jeràrquic es transforma en un organigrama pla. En aquest cas el cap de l'organització no es troba a la part superior, sinó que està en l'extrem esquerre, fluint des d'allà tot el personal.

L'organigrama pla situa les persones a el mateix nivell, el que indica la capacitat d'una presa de decisions independent i més igualtat de poder.

El més important d'aquesta estructura és que s'eliminen molts nivells de gestió intermèdia.

- Matricial

És una evolució de l'organigrama jeràrquic per poder incloure una forma visual de l'informe a diversos superiors.

Aquesta estructura organitzacional es sembla una mica a una taula. Agrupa les persones pel seu conjunt d'habilitats comuns, els departaments en els quals treballen i les persones a les quals poden reportar.

Sovint es connecta als empleats amb més d'un gerent, tal com un analista de sistemes que estigui treballant en dos projectes, un amb el seu gerent habitual i un altre amb un gerent de producte a part.

En aquest context, el diagrama matricial connectaria amb línies verticals a l'analista de sistemes amb cada gerent amb què està treballant.

Això proporciona la flexibilitat necessària per poder representar aquest tipus de disposició organitzacional.

Com es fa un organigrama?

- Dissenyar l'estructura

Observar com es prenen decisions

Gran part de les empreses es troben organitzades generalment de forma horitzontal o vertical.

En una estructura horitzontal, els empleats estan facultats per prendre decisions. En una estructura vertical s'ha de pujar per l'estructura de jerarquia per prendre una decisió.

Organitzar per departaments o per empleats

Una manera de constituir l'organigrama és per departaments. Per a això no és important si els departaments de la companyia estan dividits per funcions, productes o ubicacions.

Es poden prendre els departaments principals i subdividir després en les seccions dins d'aquests departaments.

Una altra manera de constituir un organigrama és per empleats. S'usen els noms dels empleats i s'organitza el diagrama segons els enllaços que tenen entre ells.

Recopilar la informació necessària

Si s'està realitzant un organigrama que es basa en empleats, es necessitaran els noms dels empleats, els seus càrrecs i les relacions existents entre si.

Per a un organigrama basat en departaments es recopilen les denominacions de tots els departaments i la relació que tenen entre ells.

- laborar en el disseny

Fer un esbós

Es crea una imatge de l'organització, començant primer amb les parts més grans de l'estructura, com els principals departaments.

Igualment es podria començar amb els principals gerents, si s'està utilitzant un diagrama basat en empleats.

La finalitat és establir com s'ha de veure l'organigrama i la quantitat d'informació que es vol incloure.

Decidir quant detall es vol

En una corporació gran probablement no sigui factible incloure a tots els empleats. Fins i tot pot ser que no sigui viable incloure tots els departaments. Per tant, s'ha de decidir la quantitat de detall a incloure.

Seleccionar un disseny

Un tipus de disseny d'un organigrama és que sigui com un arbre genealògic. Es té a President en el segment superior de l'diagrama i sota d'ell surten línies als gerents o departaments principals, tancats també en requadres. Aquest disseny funciona bé en una companyia jeràrquica.

D'altra banda, en una empresa menys jeràrquica podria funcionar millor un disseny tipus bombolla. Si es tenen quatre departaments similars sense un director, aquests departaments es poden connectar, sortint cada departament des d'un requadre o bombolla central amb el nom de la companyia.

- Ús de programari

Microsoft Office resulta ser un bon programa inicial per crear l'organigrama, perquè és fàcil d'usar i d'obtenir. Amb Excel, Word i PowerPoint es podrà crear un diagrama.

També es poden trobar a Internet programes i plantilles que permetran crear un organigrama.

Afegir els requadres necessaris

Després d'haver triat el diagrama es comença a afegir en l'organigrama la informació que s'ha esbossat. S'afegeixen tots els requadres i línies connectores que es necessitaran.

Les línies agregades no només mostraran les connexions de dalt a baix, sinó que també podran connectar diferents departaments.

Completar la informació

Afegir la informació dins de cada requadre. Resulta més senzill començar des de dalt, sobretot si es té una empresa majorment jeràrquica. Després s'avança per cada departament.

Quan s'està utilitzant un estil bombolla, es comença en el medi i es va avançant cap a fora.

Exemples d'organigrama

Coca-Cola

És probablement el producte d'alimentació més reconegut a tot el planeta. La quantitat de països en els quals el producte emblema d'aquesta companyia es consumeix és pràcticament total. Coca-Cola no sap de barreres culturals o ideològiques.

Part de la seva Eito es basa en la manera en què s'organitza. El seu organigrama és digne de ser estudiat per posar en pràctica esquemes organitzatius reeixits al món.

Bimbo

Posseeix un organigrama molt ampli, conformat per 196 plantes. El grup Bimbo és una corporació amb seu a Mèxic, que ha aconseguit arribar al seu lloc com a líder en el món de la indústria panificadora.

Realitzen galetes, pa fresc i congelat, truites o pastissets, entre d'altres. Té més de setanta anys en el mercat mundial.

Veure més a: Organigrama de Bimbo.

Mapfre

Empresa d'assegurances multinacional composta per més de 34.000 empleats i més de 85.000 corredors, amb un rendiment net de més de 528 milions d'euros en 2018.

Els 30 milions de clients que confien en aquesta empresa obtenen una gran atenció a més de 5.000 oficines de Mapfre a tot el món.

Temes d'interès

Organigrama d'un hotel.

Organigrama d'una empresa de serveis.

Organigrama d'una empresa industrial.

Organigrama d'una empresa constructora.

Organigrama d'una empresa comercial.

Organigrama d'una empresa de roba.