- Principis bàsics de control administratiu
- Principi d'assegurament de l'objectiu
- Principi d'eficiència dels controls
- Principi de responsabilitat de l'control
- Principi de prevenció
- Principi de control directe
- Principi de reflex dels plans
- Primera ncipio de la piràmide
- Principi d'idoneïtat organitzacional
- Principi d'individualitat dels controls
- Principi de control dels punts crítics
- Principi d'acció
- referències
Els principis de control administratiu són les regles generals a complir en el procés d'analitzar si les accions s'estan duent a terme segons el planejat i prendre les mesures correctives necessàries per confirmar la planificació.
Administrar significa tractar de fer el millor ús possible dels recursos disponibles per aconseguir l'objectiu de l'empresa. Per tant, l'administració inclou totes les operacions de l'empresa.
Els controls administratius són el conjunt de procediments necessaris per a l'eficiència administrativa i econòmica. Com a part integral de sistema de control intern d'una organització, el seu objectiu és garantir la implementació completa i oportuna de les polítiques i plans de l'administració.
Alguns exemples de controls administratius inclouen canvis de procediments, capacitació d'empleats i instal·lació de rètols d'advertència.
Els principis bàsics de control administratiu es poden agrupar en onze categories, que reflecteixen el seu propòsit i naturalesa, estructura i procés. Aquests principis de control administratiu es detallen a continuació.
Principis bàsics de control administratiu
Principi d'assegurament de l'objectiu
L'objectiu bàsic de l'control administratiu és l'assoliment dels objectius. Això es fa a l'detectar falles en els plans.
S'han de detectar suficientment les desviacions potencials o reals dels plans, per permetre una acció correctiva efectiva.
Principi d'eficiència dels controls
Un sistema de control administratiu ha de detectar i ressaltar les causes de les desviacions dels plans amb els mínims costos possibles.
El principi d'eficiència és particularment important en el control, perquè les tècniques tendeixen a ser costoses i enutjoses.
Un gerent pot estar tan absort en el control, que pot gastar més del necessari per detectar una desviació. Els controls que interfereixin seriosament amb l'autoritat dels subordinats o amb la motivació dels que executen els plans, són ineficients.
Principi de responsabilitat de l'control
La responsabilitat principal d'l'exercici de l'control recau en el gerent encarregat de l'execució dels plans. La seva responsabilitat no es pot derogar ni anul·lar sense canviar l'estructura de l'organització.
La responsabilitat de controlar se li ha de donar a persones específiques en cada etapa de l'operació.
Aquest simple principi aclareix el paper molt poques vegades comprès dels controladors i de les unitats de control.
Aquestes agències actuen com un servei que proporciona informació de l'control. No obstant això, no poden exercir el control llevat que se'ls atorgui una autoritat gerencial i la responsabilitat per les coses controlades.
Principi de prevenció
El control, a l'igual que la planificació, ha de mirar cap endavant i ser preventiu. Sovint aquest principi ha estat desatès, en gran part perquè el control ha depès més de les dades estadístiques i comptables, en lloc de dependre dels pronòstics i projeccions.
Tot i que els pronòstics no són precisos, són millors que els registres històrics. Idealment, un sistema de control hauria de brindar una retroalimentació instantània per així corregir, tan aviat com tinguin lloc, les desviacions d'un exercici desitjat.
Si això no és possible, el control s'ha de basar en els pronòstics, a fi de preveure desviacions en el temps. S'ha de prestar més atenció a la prevenció de deficiències que a posar-hi remei després que ocorrin.
Per exemple, els pronòstics d'efectiu ajuden a mantenir la solvència dels negocis, anticipant l'escassetat d'efectiu i prevenint.
Principi de control directe
La gran majoria dels controls que es fan servir avui dia es basen en el fet que l'ésser humà comet errors. Sovint s'utilitzen com controls indirectes destinats a detectar errors, amb freqüència després de el fet.
Sempre que sigui possible, s'han d'usar controls directes dirigits a prevenir errors. Millorar la qualitat dels gerents pot minimitzar la necessitat d'utilitzar controls indirectes. Els gerents d'alta qualitat cometen molt pocs errors i duen a terme totes les seves funcions amb el millor profit.
Principi de reflex dels plans
Controlar és la tasca d'assegurar que els plans es duguin a terme de manera efectiva. Per tant, les tècniques de control han de reflectir la naturalesa específica i l'estructura dels plans.
Com més clars i complets siguin els plans de l'organització i com més controls siguin dissenyats per reflectir aquests plans, més eficaços seran els controls a satisfer les necessitats.
Per exemple, el control de costos s'ha de basar en els costos planificats d'un tipus definit i específic.
Primera ncipio de la piràmide
Les dades de retroalimentació s'han de comunicar primer a peu de la piràmide; és a dir, als supervisors i fins i tot a el personal operatiu que es troba en els nivells més baixos.
Això donarà als empleats l'oportunitat de controlar les seves pròpies situacions, a més d'accelerar les accions correctives.
Principi d'idoneïtat organitzacional
Un sistema de control administratiu s'ajusta a l'àrea d'autoritat administrativa i ha de reflectir l'estructura de l'organització.
Quan el sistema de control administratiu s'adapta a l'estructura de l'organització, determina la responsabilitat de l'acció i facilita la correcció de la desviació dels plans.
De manera similar, s'ha d'adequar la informació per avaluar l'acompliment en relació amb els plans a la posició de l'gerent que la utilitzarà. En altres paraules, totes les xifres i informes utilitzats per als fins de control han d'estar en termes de l'organització.
Principi d'individualitat dels controls
Els controls es fan efectius quan són consistents amb el lloc, la responsabilitat operativa, la competència i les necessitats de l'individu interessat.
L'abast i la informació detallada requerida varien segons el nivell i la funció de la gerència.
Similarment, els diferents gerents prefereixen diferents formes i unitats d'informes d'informació. Per tant, els controls han de complir amb els requisits individuals de cada gerent.
Principi de control dels punts crítics
Totes les operacions tenen certs punts vulnerables o crítics. Són aquests els que causen la majoria dels problemes i donen lloc a grans desviacions.
Un gerent, mentre exerceix el control, ha de centrar la seva atenció en els factors que siguin fonamentals per avaluar el rendiment.
Seria innecessari i antieconòmic que un gerent verifiqui cada detall de l'acompliment. Per tant, ha de concentrar la seva atenció en els punts crítics de rendiment.
Principi d'acció
El control resulta ser una pèrdua de temps si no es prenen mesures correctives. Entre les accions correctives pot estar el replanteig dels plans, una reorganització, el reemplaçament o capacitació d'un subordinat, motivació de personal, etc.
El control es justifica només quan les desviacions indicades dels plans es corregeixen mitjançant una planificació, organització, dotació de personal i direcció apropiades.
referències
- MBA Knowledge Base (2018). Management Control Principles. Pres de: mbaknol.com.
- Business Diccionari (2018). Administrative control system. Pres de: businessdictionary.com.
- Wikiquote (2016). Principles of administration. Pres de: en.wikiquote.org.
- Arthita Banerjee (2018). 6 most important Principles of Control in management. Preserve Articles. Pres de: preservearticles.com.
- Diksha (2018). Controlling: Meaning, Nature and Principles. Business Management Idees. Pres de: businessmanagementideas.com.