- funcions
- estructura
- Prefectura
- Subunitat de correspondència
- Correspondència d'entrada
- Control i lliurament
- Correspondència de sortida
- importància
- referències
La unitat de correspondència és una estació de treball que rep, classifica, registra i distribueix de forma centralitzada comunicacions i documents interns i externs per a tots els membres d'una organització entre les diferents divisions. El seu objectiu és el de garantir que siguin lliurats al seu destinatari de manera eficaç, ràpida i en les millors condicions.
Les entitats o corporacions privades i públiques implementen aquest programa de gestió de documents per agilitzar processos de control de la correspondència. Es tracta d'un procés que s'integra a la dinàmica organitzacional i permet la consecució dels objectius de l'empresa.
La unitat de correspondència vetlla pel lliurament eficaç i expedit de la informació dins d'una empresa. Font: pixabay.com
Des dels arxius antics fins a l'era digital, el mètode d'organització d'aquest departament té la finalitat de permetre el fàcil accés a la informació documental d'interès i protegir els registres de control, els expedients, els manuals de procediments i tot l'històric de la empresa en format físic i / o digital.
Actualment existeixen programaris desenvolupats per accelerar la gestió documental, el que ha impactat de manera positiva en l'entorn ambiental, ja que l'arxiu físic tendeix a desaparèixer i s'evita el consum de paper.
Així mateix, es fa més dinàmica i expedit el lliurament o recepció de correspondència a través de la intranet i l'extranet.
funcions
La unitat de correspondència té funcions específiques destinades a documentar, organitzar i distribuir de manera eficient les correspondències que contenen informació inherent a l'negoci o servei que es presta, així com tota la documentació vital per al suport de l'activitat administrativa i organitzacional.
Entre les funcions específiques de la unitat de correspondència destaquen les següents:
- Controlar l'ingrés i sortida de documents.
- Distribuir les comunicacions a les àrees corresponents.
- Tramitar la correspondència i comunicacions que es generin interna i externament.
- Digitalitzar documents.
- Ordenar, classificar i descriure els documents de el fons documental de l'empresa.
- Conservar i controlar la producció documental.
- Assignar nombres consecutius a la correspondència que es produeix o es rep (radicació).
- Seleccionar els documents i comunicacions que han de ser conservats i traslladar-los a l'arxiu central.
estructura
La unitat de correspondència s'organitza en funció de la mida i les característiques de l'empresa o institució. Generalment depèn d'una direcció que es divideix en dues subunitats: una d'entrada i una altra de sortida.
Cada subunitat té funcions específiques orientades a l'administració i control de tot el que té a veure amb la correspondència tant interna com externa. Aquest tipus d'unitats de s'estructuren de la següent manera:
Prefectura
Defineix els reglaments i polítiques que racionalitzen, normalitzen i regulen la producció de documents, els mètodes de distribució, l'enviament i recepció de la correspondència i les assignacions dels membres de l'departament. És a dir, de manera coordinada engranen el procés de gestió de documents i arxiu i la seva sistematització eficaç.
Subunitat de correspondència
És l'encarregada d'implementar els mètodes de distribució i control en l'àrea de gestió de documents sobre la base de les polítiques i reglaments establerts per l'empresa. Aquesta es divideix en:
Correspondència d'entrada
Són els documents que arriben i van dirigits als diferents departaments de la institució. En aquesta àrea es reben els documents. Abans de segellar la conformitat de la recepció s'ha de verificar que:
- Efectivament estiguin destinats a la institució o empresa.
- L'assumpte sigui inherent a la institució o empresa.
- Estiguin degudament segellats i signats.
- Els annexos, si n'hi ha, estiguin complets. Si no ho estan, s'ha de fer el reclam immediatament a l'emissor de forma escrita o verbal.
- Es poseu el segell de la subunitat amb data i hora de recepció.
Control i lliurament
Després es procedeix a la classificació dels documents col·locant el símbol corresponent a l'departament a on ha de ser enviat. Es realitza el registre d'acord amb les principals dades de control, com a data de recepció, departament a què va destinat, numero de control de registre i les dades de el remitent original.
Posterior a aquesta etapa de documentació i classificació es procedeix a la distribució, que consisteix a fer arribar a cada departament o dependència la correspondència. Aquest departament procedirà a posar el segell de justificant de rebut i conforme.
En cas que es determini que un document no està dirigit a la institució o no sigui de la seva competència, es procedirà a la seva devolució a l'remitent d'origen amb la deguda explicació.
Correspondència de sortida
Aquesta àrea és l'encarregada de rebre correspondència i documents de cadascuna dels departaments de l'empresa o institució i organitzar-los en funció del seu destí. Farà el despatx per les vies pertinents un cop que validin el següent:
- Els documents han d'estar redactats en paper institucional.
- Els documents han d'estar signats (tant l'original com la còpia).
- Els annexos han d'estar adjuntats.
- Les dades de l'destinatari i direcció han de ser els correctes.
- Ha d'aparèixer el control i registre de sortida amb data i codi.
Després d'haver revisat i aprovat les dades i característiques establertes per a l'enviament, es procedeix a atorgar constància de recepció.
Aquesta àrea assumeix la responsabilitat de despatx i lliurament a les destinacions després de classificar-los segons la via (per correu, de manera personal o directa, a través d'un intercanvi, entre d'altres).
Els sobres seran retolats i s'identificaran els documents que aquests continguin en els controls de lliurament o factures segons la via per la qual es despatxin. Ha de tornar una còpia dels documents segellats i signats com justificant de recepció.
Finalment s'arxiven en ordre alfabètic, numèric, temàtic o cronològic per realitzar el registre de sortida i establir el control.
importància
La unitat de correspondència és una àrea sensible i d'alta confidencialitat. D'aquesta depèn que les relacions i comunicacions dins i fora de la institució es duguin a terme de manera efectiva i oportuna.
La importància de la unitat de correspondència descansa sobre el fet que és aquesta la que ha de garantir la preservació, custòdia i conservació dels documents que constitueixen la memòria de la institució o empresa.
L'objectiu principal és oferir accés de manera oportuna a la informació escrita que es fa servir dins de l'entitat.
referències
- "Unitat de correspondència" en Universitat de Santiago de Cali. Recuperat en 08 de juliol de 2019 de Universitat de Santiago de Cali: usc.edu.co
- Gutiérrez, E. "4 passos per conformar i organitzar els expedients correctament de la teva empresa" en No són papers. Recuperat en 08 de juliol de 2019 de No són papers: nosonpapeles.com
- Escobar, C. "Organització de documents" a Activitats. Recuperat en 08 de juliol de 2019 d'Activitats: blogspot.com
- "Reglament intern d'arxiu i correspondència" en Direcció nacional Bombers de Colòmbia. Recuperat en 08 de juliol de 2019 de Direcció nacional Bombers de Colòmbia: bomberos.mininterior.gov.co
- "Les unitats de correspondència i arxiu en el sector públic federal" Institut tecnològic i d'estudis superiors de Monterrey. Recuperat en 9 de juliol de 2019 d'Institut tecnològic i d'estudis superiors de Monterrey: itesm.mx