- Els 6 usos principals d'un instructiu
- 1- Per limitar la responsabilitat legal
- 2- Per explicar com realitzar una activitat
- 3- Per crear directrius normalitzades
- 4- Per estalviar temps
- 5- Per reflectir una imatge positiva
- 6- Per explicar com mantenir o reparar un equip
- referències
Els instructius serveixen per il·lustrar informació útil sobre com utilitzar un aparell o com armar un objecte. Fins i tot poden contenir les instruccions sobre com organitzar o gestionar una empresa.
Aquests textos són guies que instrueixen o diuen com fer alguna cosa en particular. Són importants perquè permeten més eficiència i disminueixen riscos associats amb els productes.
Per exemple, quan es segueixen els passos o les instruccions d'un manual d'usuari es té menys risc de danyar un aparell. Addicionalment, es poden armar objectes de manera correcta i en menys temps.
Quant als instructius en les empreses, són importants ja que demostren la manera correcta en què aquesta ha de ser manejada.
Aquests textos són útils perquè poden ajudar a resoldre problemes dins de l'organització a l'il·lustrar els passos a seguir per solucionar inconvenients.
Sense importar la forma en què siguin elaborats o el seu propòsit particular, els instructius sempre són guies molt organitzades i han de ser fàcils d'entendre.
Això es deu al fet que el propòsit d'un manual és dir-li a algú la manera correcta de dur a terme una acció.
Els 6 usos principals d'un instructiu
1- Per limitar la responsabilitat legal
Això és important ja que alguns productes poden causar ferides serioses o fins i tot la mort si són utilitzats impròpiament.
Cal seguir un instructiu especialment en àrees tècniques, com a l'manipular equips d'alt voltatge, làsers i altres fonts de llum intenses, eines mecàniques i equips generadors de calor i foc.
Col · locar la informació apropiada en un instructiu pot advertir l'usuari sobre els possibles perills.
A més de tenir cura de les persones, el fabricant es pot protegir de conseqüències legals serioses, ja que l'advertència està per escrit.
En aquests casos, les etiquetes d'advertència han de ser col·locades en llocs clarament visibles del producte.
2- Per explicar com realitzar una activitat
Això pot manifestar-se de moltes formes en diverses àrees: des de manuals d'instruccions dins de les empreses indicant les seves polítiques, fins manuals d'usuaris que expliquen com configurar un dispositiu.
D'una banda, el manual d'instruccions d'una companyia ha d'indicar quina és la política a seguir en certes ocasions i per què existeix, mentre que els instructius de procediment poden il·lustrar com dur a terme una activitat relacionada amb aquesta política.
Per exemple, una companyia pot tenir un instructiu per reportar apropiadament un incident d'assetjament sexual o de discriminació en l'àrea de treball. També és útil que una companyia tingui un instructiu sobre les diferents activitats que allí es realitzen.
Si un nou empleat és contractat, se li pot donar una guia escrita amb les instruccions del seu treball perquè aprengui la feina de casa mes ràpidament.
Un altre exemple pot incloure els enginyers que tinguin la necessitat de familiaritzar-se amb aspectes desconeguts de les línies de productes; poden usar un manual que expliqui aquestes característiques.
Quan una documentació d'usuari és apropiada pot crear una manera gentil i eficient que els empleats es posin a el dia, fent que l'empresa funcioni millor.
D'altra banda, els manuals d'usuari són útils a l'hora d'ajudar els clients a armar o utilitzar productes amb els quals no estan familiaritzats.
Les instruccions permeten que el producte pugui armar-se o utilitzar-se de la manera correcta sense que el client hagi de recórrer a un expert oa la mateixa companyia a on el va adquirir.
3- Per crear directrius normalitzades
Això vol dir que és possible que tots els empleats en una companyia coneguin les regles de la mateixa i com complir-les.
Un instructiu també fa possible que els empleats puguin conèixer els processos que realitza l'empresa.
Tenir les regles per escrit, de manera que tots puguin accedir-hi, fa que els empleats tinguin opció de revisar-les.
Com a resultat, l'ambient de treball és més equitatiu, perquè tothom és responsable pel coneixement que obté.
4- Per estalviar temps
Si hi ha un instructiu accessible per als empleats d'una companyia, aquests poden revisar-quan tinguin dubtes. A llarg termini, això li estalvia temps a tots els involucrats.
En comptes de perdre temps responent aquestes dubtes, les respostes poden ser buscades en el manual, de manera que els empleats siguin responsables pel seu propi coneixement.
Els instructius també ajuden a estalviar temps en l'àmbit de la venda. Com més clar sigui el manual, menys temps ocuparà el venedor en explicar-li a el client com utilitzar el dispositiu o ensenyar totes les aplicacions de les seves funcions.
Per poder aconseguir un bon instructiu que permeti estalviar temps, es necessita d'un bon escriptor tècnic.
És possible crear un bon instructiu si l'autor tracta de pensar com el client, per poder tenir una millor idea de les possibles dubtes que li podrien sorgir, o si és realitzat per una tercera part que pugui oferir una perspectiva imparcial.
5- Per reflectir una imatge positiva
La documentació tècnica és un reflex de com es tracta a client. Una companyia no vol que el client es confongui, es molesti o pensi que els productes són una pèrdua de temps perquè són inútils.
De vegades els documents tècnics permeten que el client es relacioni amb un producte en un curt període de temps, fent feliços als creadors i conreant una bona actitud cap a l'empresa.
Això atorga una major cooperació entre els involucrats i crea testimonis reeixits de clients.
Si una empresa vol demostrar cada aspecte positiu del seu producte, haurà d'elaborar un bon instructiu que il·lustre aquests detalls.
Els usuaris noten si els instructius de cert producte o empresa són pobres o inexistents.
En l'actualitat les persones necessiten absorbir la informació tan eficientment com sigui possible, així que la manca de documentació de qualitat pot portar conseqüències perjudicials per a una empresa.
6- Per explicar com mantenir o reparar un equip
Els instructius han de servir com una guia que té instruccions per mantenir i poder reparar l'equip en cas que es faci malbé.
Per exemple, una fàbrica podria tenir un manual de servei i manteniment per les seves cintes transportadores, el manual d'un ordinador pot incloure què fer en cas que la pantalla es congeli, i el instructiu de el telèfon podria indicar com netejar-lo.
referències
- Instructive texts (2011). Recuperat de bbc.co.uk
- The purpose, content and structure of manuals. Recuperat de study.com
- What is the purpose of a user guide? Recuperat de science.blurit.com
- User 's guide. Recuperat de collinsdictionary.com
- Benefit from a good user manual. Recuperat de technicalwriting.eu
- Do not forget that manual! Recuperat de streetdirectory.com
- Office manuals: importance and purpose. Recuperat de study.com