DEPARTAMENTS D'UNA EMPRESA I LES SEVES FUNCIONS - CULTURA VOCABULARI - 2025

Els departaments d'una empresa poden dividir-se en departament comercial, de recursos humans, de finances i administratiu. Una empresa és una entitat en la qual intervenen el capital i el treball com a factors de producció.

Això vol dir, que s'usen factors de treball, com pot ser la mà d'obra, per crear productes o serveis. Les empreses es poden dividir en tres sectors depenent de l'activitat econòmica que desenvolupin.

Les empreses de el sector primari són aquelles dedicades a obtenir recursos de la natura, aquestes poden ser agrícoles, pesqueres o ramaderes. Les empreses de el sector secundari són aquelles dedicades a la indústria i construcció, és a dir, a agafar les matèries primeres obtingudes pel sector primari, i transformar-les en productes acabats. I, finalment, les empreses de el sector terciari, són aquelles destinades a la producció de serveis.

A l'ésser les empreses un ens jurídic, també es poden classificar segons la seva constitució. Poden ser empreses individuals, que pertanyen a una sola persona, o també poden ser societats. Les societats són empreses conformades per un grup de persones, i dins de les societats, podem fer distinció sobre la base de la responsabilitat dels seus socis.

Les empreses de responsabilitat limitada, són aquelles en què els socis tenen responsabilitat jurídica limitada a l'aportació realitzada.

En les societats anònimes, el capital es divideix en accions, i els socis són responsables per les accions de què disposen. I finalment, les cooperatives, que són societats en què la responsabilitat és il·limitada en la participació dels socis, i les decisions es prenen de forma democràtica.

Les empreses també poden ser classificables d'acord a la seva grandària. En Pimes o grans empreses. Les pimes es consideren les mitjanes i petites empreses, fins a un màxim de 250 treballadors. Les grans empreses, que són aquelles amb més de 250 treballadors, compten amb una organització característica per desenvolupar la seva funció econòmica.

Aquestes es divideixen en departaments especialitzats per a millor organització de les tasques. Aquests departaments són, el comercial, el de recursos humans, el de finances i l'administratiu.

Encara que l'empresa està fragmentada en departament més petits, tots ells han de treballar en harmonia i comptar amb gran comunicació interdepartamental perquè l'empresa tingui èxit en el seu negoci. Si els departaments no es comuniquen entre si, ni treballen units, l'empresa estarà fragmentada i serà poc probable que sobrevisqui al mercat.

Departaments de les empreses

Departament comercial

El departament comercial d'una empresa és una de les seves parts més importants. És l'encarregat de crear els plans d'acció general, i un altre de mig a curt termini. El pla de màrqueting creat ha de funcionar com a guia d'actuació.

En aquest departament es realitzen els estudis de mercats, aquests estudis són necessaris per a comprendre i analitzar la viabilitat de l'empresa. Estudien l'entorn, aquí valoren els consumidors, els seus hàbits de compra, gustos, etc. I també els recursos i competidors als quals poden enfrontar-se en el mercat en el qual està operant.

A través d'l'estudi de mercat, també s'intenta aconseguir els proveïdors que hi ha disponibles, per esbrinar qual ofereix millor preu amb les millors condicions. A això se li crida gestió d'aprovisionament.

Una altra de les funcions de l'departament comercial és encarregar-se de l'màrqueting i els clients. Com aconseguir nous clients, promocionar els productes de l'empresa i aconseguir maximitzar les vendes.

A més de totes aquestes funcions, el departament comercial és l'encarregat de realitzar la gestió de l'magatzem. Aquesta gestió consisteix a controlar les matèries primeres, els productes finalitzats, els envasos, etc.

Departament de recursos humans

Depenent de la mida de l'empresa, el departament de recursos humans pot ser gestionat per unes poques persones, o estar dividit en més subconjunts. Té moltes funcions variades en què cal la gestió d'un equip dedicat.

• Funció d'ocupació

Aquesta funció consisteix en l'organització de plantilles de treball, la selecció i formació de personal. El departament de recursos humans és l'encarregat de planificar la plantilla i els llocs que són necessaris, oferir les ocupacions amb una descripció clara de l'perfil que es necessita i realitzar el procés de selecció de nous treballadors.

Una vegada que els treballadors són seleccionats per formar part de l'empresa, també han de encarregar-se de formar-los. Una altra de les tasques, és tramitar els procediments d'acomiadament.

• Funció d'administració de personal

Una vegada que els treballadors passen a formar part de l'empresa, el departament de recursos humans és l'encarregat de formalitzar els contractes, gestionar les nòmines i assegurances socials, gestionar els permisos de vacances, baixa, etc; i establir un règim disciplinari si els treballadors no acaten les normes de l'empresa.

Dins d'aquesta funció també es pot englobar la funció de les relacions laborals que es desenvolupen a l'empresa, i intervenir en casos de problemes amb els treballadors.

• Funció de desenvolupament dels recursos humans

Aquesta activitat característica dels recursos humans, implica que és l'encarregat d'establir els plans de formació i estudiar el potencial de el personal. És una tasca molt important per a l'empresa, ja que un bon desenvolupament dels recursos humans, genera major motivació en els treballadors, que es tradueix com a empleats més productius.

Departament financer

És el departament encarregat de gestionar totes les entrades i sortides de diners. Les funcions bàsiques que tot departament financer ha de complir són, el control de la comptabilitat, la gestió de costos i la realització dels pressupostos.

En la comptabilitat d'una empresa es reflecteixen tots els costos que té l'empresa, poden ser costos directes, indirectes, fixos, variables…

Un cop es té el còmput dels costos, el departament financer és l'encarregat de gestionar-los. L'anàlisi dels costos determina si l'empresa és rendible, o d'altra banda si cal canviar la producció o fins i tot tancar l'empresa.

Una altra de les funcions importants de l'departament financer, és la creació dels pressupostos. Els pressupostos, en casos com societats anònimes, han de ser després ratificats pel consell d'administració. Amb l'elaboració d'el pressupost, controlem on es va a invertir, on gastar i s'estableix com a pla de seguiment per a l'empresa.

Per a les grans empreses que cotitzen en borsa, el seu departament financer és la part més important per als accionistes, ja que és l'encarregat de decidir que es fa amb els beneficis de l'empresa i si es fa repartiment de dividends.

Departament administratiu

El departament administratiu és aquell que s'encarrega d'englobar a la resta de departaments. Les seves principals funcions són les d'organització, planificació, direcció, coordinació, control i avaluació.

L'organització i planificació són unes de les tasques més importants de l'departament administratiu. A través d'aquestes s'intercomuniquen tots els departaments per aconseguir un procés harmònic a l'empresa amb les metes a aconseguir, i com aconseguir-les. Així s'aconsegueix que cada persona i departament tingui clara la seva funció, els seus deures i responsabilitats.

A través de l'adreça, s'imparteixen les instruccions per dur a terme el organitzat i planejat. És important que l'administració tingui bones qualitats per a l'èxit de l'empresa.

La direcció ha de ser raonable, això vol dir, que les ordres enviades als departaments han de ser realitzables, tenint en compte la persona, i si té l'experiència i habilitats necessàries per a complir la tasca. Les ordres impartides han de ser completes i clares perquè no portin a confusió.

Tot això s'engloba en la funció de coordinació de l'departament administratiu. Cal harmonitzar actes i esforços de tots els departaments de l'empresa. I finalment avaluar el desenvolupament de les activitats empresarials que es duen a terme i buscar millores si fossin necessàries.

El departament administratiu també és l'encarregat de la correspondència que arriba a l'empresa. I manté la comunicació amb proveïdors i clients per mantenir la relació comercial de l'entorn de l'empresa.

Així mateix, és l'encarregat de l'arxiu de tots els documents legals que té l'empresa. Els classifica i custòdia, i s'encarrega del seu processament informàtic o microfilmat per mantenir-los durant el temps que aquests siguin vigents.

Quan les empreses són de grans dimensions, el departament administratiu també és l'encarregat de la secretaria i comunicació. Aquestes tasques es podrien incloure en la funció de coordinació i organització.

I és que la part de l'secretariat s'encarrega de facilitar les relacions entre la direcció i el personal, a través de reunions, conferències, etc, així com de la relació amb l'exterior a través d'entrevistes, rodes de premsa i comunicats.

Departament de màrqueting

El departament de màrqueting és l'encarregat de definir la imatge d'una empresa i promocionar el producte que ofereix. Ha de buscar la manera de representar la companyia d'una manera positiva davant clients, accionistes, inversors o altres col·lectius.

És a dir, té la funció de crear una representació sobre què és l'empresa o el producte, què aporta, com actua, etc.

Campanyes publicitàries, estudis de mercat, optimització web, supervisió de clienteles o proveïdors o gestió de xarxes socials són algunes de les tècniques més habituals de l'departament per aconseguir la seva fi.

Departament de tecnologia

Aquest departament és l'encarregat de la gestió, desenvolupament i suport dels diferents sistemes informàtics i de la computació d'una empresa.

Treballa en totes les direccions, ja que la majoria de departaments depenen del seu suport per poder desenvolupar-se eficaçment.

Entre les seves funcions principals hi ha la de l'manteniment de sistemes, la gestió i administració de bases de dades, la implementació de programes i plataformes, el desenvolupament i disseny digital o la responsabilitat de vetllar per la seguretat de tot l'anterior.

Departament de comunicació

La seva missió principal és la de gestionar la comunicació interna i externa d'una empresa. Tot i que en petites i mitjanes empreses sol anar fusionat amb el departament de màrqueting, són dos grups diferents.

El màrqueting està més enfocat a la venda, mentre que la comunicació als valors i la reputació de l'empresa. Al seu torn, mentre el màrqueting busca aconseguir objectius a curt termini, la comunicació és un treball més persistent que atorgarà beneficis a mitjà o llarg termini.

Entre les seves funcions està gestionar i difondre missatges positius, estandarditzar els processos comunicatius, crear un sentiment de pertinença a l'empresa i generar credibilitat als clients.

referències

1. ROSS, Jeanne W.; WEILL, Peter; ROBERTSON, David C.Enterprise architecture es strategy: Creating a foundation for business execution. Harvard Business Press, 2006.
2. SPEWAK, Steven H.; HILL, Steven C.Enterprise architecture planning: developing a blueprint for data, applications and technology. QED Information Sciences, Inc, 1993.
3. CHANDLER, Alfred Dupont.Strategy and structure: Chapters in the history of the industrial enterprise. MIT press, 1990.
4. STOCK, Gregory N.; Greis, Noel P.; KASARDA, John D. Enterprise logistics and supply chain structure: the role of fit.Journal of operations management, 2000, vol. 18, no 5, pàg. 531-547.
5. SHEREHIY, Bohdana; Karwowski, Waldemar; LAYER, John K. A review of enterprise agility: Concepts, frameworks, and attributes.International Journal of industrial Ergonomics, 2007, vol. 37, no 5, pàg. 445-460.
6. DOVE, Rick.Response ability: the language, structure, and culture of the agile enterprise. John Wiley & Sons, 2002.
7. Ansoff, HI The concept of corporate strategy.Homewood, IL: Irwin, 1987.