ADMINISTRACIÓ DE PROJECTES: FASES, OBJECTIUS I EXEMPLES - DUDAS - 2025

La administració de projectes és complir amb l'exercici de l'inici, planificació, execució, control i tancament de la feina d'un equip per així satisfer raons concretes d'èxit i assolir objectius específics en el moment assenyalat. Per tant, és l'aplicació d'habilitats, tècniques, coneixements i eines per programar activitats que satisfacin els requisits d'un projecte.

Un projecte és un treball transitori dissenyat per generar un resultat, servei o producte únic, amb un començament i un acabament definits, que s'emprèn per aconseguir objectius i metes notables, per aconseguir generalment un valor afegit o un canvi beneficiós.

Font: pixabay.com

La qualitat temporal dels projectes discrepa amb les operacions rutinàries de l'negoci, que són activitats senzilles iteratives, semipermanents o permanents, per produir serveis o productes.

No tenir un procés per administrar els projectes pot resultar en pèrdua de temps, pèrdua de diners i un rendiment deficient.

eina poderosa

L'administració de projectes és una poderosa eina de negocis que pot oferir molts avantatges a empreses de totes les mides. Brinda processos, pautes i també tècniques repetibles per ajudar a administrar les persones i el treball involucrat en els projectes.

Pot augmentar les possibilitats d'èxit i ajuda a lliurar projectes de manera consistent, eficient, a temps i dins de l'pressupost.

A l'implementar estratègies bàsiques d'administració de projectes, s'assoliran els objectius desitjats i s'aconseguiran aquests objectius dins d'un àmbit específic de temps i cost.

El resultat final és que tots sortiran guanyant, el que podria ser per tant el millor benefici de tots per a l'administració de projectes.

fases

iniciació

La fase d'iniciació determina la naturalesa i l'abast de el projecte. Es necessita entendre l'entorn empresarial i també assegurar que els controls necessaris estiguin incorporats en el projecte.

Els documents d'iniciació de el projecte són una sèrie d'escrits que s'utilitzen per crear una normativa durant la durada de el projecte. Aquests inclouen:

- Proposta de el projecte: idea darrere d'el projecte, objectiu general, durada.

- Abast de el projecte: direcció i seguiment de el projecte.

- Estructura desglossada de la feina: una escala de la feina a realitzar, fins a les tasques diàries.

- Matriu d'assignació de responsabilitats: rols i responsabilitats alineats amb els resultats.

- Anàlisi de les necessitats i requeriments de l'negoci davant objectius mesurables.

- Revisió de les operacions actuals.

- Carta de el projecte, incloent costos, tasques, lliurables i cronogrames.

planificació

L'objectiu principal és planificar de forma apropiada el temps, els costos i els recursos per estimar el treball necessari i així gestionar eficaçment el risc durant l'execució de el projecte. Consisteix a determinar la metodologia a seguir d'administració de projectes.

- Identificar els lliurables i crear les estructures desglossades de la feina.

- Identificar les activitats necessàries per completar aquests entregables i així connectar aquestes activitats amb una seqüència lògica.

- Estimar el requeriment de recursos per a les activitats.

- Estimar el temps i cost de les activitats.

- Desenvolupament de l'cronograma i pressupost.

- Planificació de riscos.

- Obtenir l'aprovació formal per començar a treballar.

execució

Durant l'execució, s'ha de saber quins són els terminis planificats que s'han d'executar. La fase d'execució garanteix que els entregables de el pla d'administració de el projecte es facin en conseqüència.

Aquesta fase implica l'assignació, coordinació i gestió adequades dels recursos humans i qualsevol altre recurs, com materials i pressupostos. El resultat d'aquesta fase són els entregables de el projecte.

Documentació de el projecte

Per mantenir el pressupost, l'abast, l'eficàcia i també el ritme, un projecte ha de tenir documents físics relacionats amb cada tasca específica.

Amb la documentació correcta, és fàcil veure si es compleixen o no els requeriments d'un projecte. La documentació proporciona informació sobre el que ja s'ha completat per a aquest projecte.

Si es realitza correctament, la documentació pot ser la columna vertebral de l'èxit d'un projecte.

Monitorització i control

Consisteix en els processos que es realitzen per observar l'execució de el projecte, de manera de poder identificar problemes potencials de manera oportuna i es puguin prendre mesures correctives quan sigui necessari, per controlar l'execució de el projecte.

S'observa i es mesura l'acompliment de el projecte per identificar variacions en el pla de gestió de el projecte.

També proporciona retroalimentació entre les diferents fases de el projecte, amb l'objecte d'implementar accions preventives o correctives perquè es compleixi amb el pla d'administració de el projecte.

tancament

Conté la finalització formal de el projecte i la seva acceptació. Les activitats administratives inclouen la documentació de les lliçons apreses. Consisteix en finalitzar totes les activitats de tot el conjunt de processos per tancar formalment el projecte.

També s'inclou en aquesta fase la revisió posterior a l'execució. Aquesta és una fase vital perquè l'equip de el projecte aprengui de les experiències i l'apliqui en projectes futurs.

S'han d'observar en el projecte les coses que van funcionar bé i analitzar les coses que no van funcionar per així generar lliçons apreses.

objectius

L'objectiu de l'administració de projectes és realitzar un projecte com cal que satisfaci els objectius de client.

Desenvolupar amb èxit les fases de el projecte

Un projecte, independentment de la seva mida, generalment involucra 5 fases distintives d'igual importància: Iniciació, planificació, execució, monitoratge i control, tancament.

El desenvolupament i execució sense problemes i sense interrupcions de totes les fases anteriors garanteixen l'èxit d'un projecte.

comunicar eficientment

Sempre s'ha de tenir en compte que l'èxit o el fracàs d'un projecte depèn en gran mesura de la feina en equip. Per tant, la clau de l'èxit sempre està en la col·laboració.

Amb aquesta finalitat, establir una bona comunicació és de gran importància. D'una banda, la informació s'ha d'articular de manera clara i completa, perquè tothom l'entengui totalment. D'altra banda, s'ha de tenir la capacitat d'escoltar i rebre comentaris constructius.

Aconseguir l'objectiu principal de el projecte

S'ha de completar l'objectiu principal de el projecte dins el temps estimat, amb la qualitat esperada i dins de l'pressupost considerat.

Optimitzar les entrades necessàries assignats i la seva aplicació per a complir amb els objectius predefinits de el projecte és un assumpte on sempre hi ha espai de millora.

Es poden reformar i actualitzar tots els processos i procediments per millorar la sostenibilitat d'un projecte i també per dirigir a l'equip a través del procés de canvi estratègic.

Produir un projecte que segueixi els objectius de el client

Això podria significar que es necessiti atendre i reformar la visió de el client, o negociar amb ells en relació amb els objectius de el projecte, per convertir-los en metes factibles.

Satisfer les expectatives de client i mantenir-lo feliç no només condueix a una col·laboració reeixida, que pot ajudar a eliminar sorpreses durant l'execució de el projecte, sinó que també garanteix la sostenibilitat en el futur.

beneficis

El principal avantatge de l'administració de projectes és que ajuda a gestionar els projectes de manera eficaç. Això permet resoldre problemes més ràpidament.

Major eficiència en la prestació de serveis

L'administració de projectes proporciona un full de ruta que se segueix fàcilment i porta a la finalització de el projecte. Després que se sap on evitar els sots, és lògic pensar que es va a treballar de manera més intel·ligent i eficient.

Satisfacció el client

Sempre que s'acabi un projecte a temps i per sota de l'pressupost, el client es va content. I un client feliç és algú que es veurà de nou.

L'administració intel·ligent de projectes proporciona les eines que permeten que continuï aquesta relació client / administrador.

Major efectivitat en la prestació de serveis

Les mateixes estratègies que van permetre completar amb èxit un projecte també serviran moltes vegades per a altres projectes.

Millora el creixement i desenvolupament dins de l'equip

Els resultats positius no només generen respecte, sinó que sovint inspiren l'equip de projectes a continuar buscant formes de retre de manera més eficient.

major flexibilitat

Potser un dels majors beneficis de l'administració de projectes és que permet la flexibilitat. Una administració segura de el projecte permet traçar l'estratègia que es vol dur a terme perquè el projecte es completi.

No obstant això, la bellesa d'aquesta organització és que si es descobreix una trajectòria més intel·ligent per prendre, es pot prendre. Per a moltes empreses petites i mitjanes, només això val el preu d'admissió.

Augment de l'avaluació de riscos

Quan tots els jugadors estan alineats i l'estratègia està al seu lloc, saltaran els riscos potencials per donar una bufetada.

L'administració de projectes proporciona una bandera vermella en el moment adequat: abans de començar a treballar en la finalització de el projecte.

exemples

American Airlines

La fusió d'American Airlines amb US Airways va crear una superposició en tecnologia i programes. Sabien que els fulls de càlcul no eren suficients per administrar els recursos i projectes complexos.

Per guanyar visibilitat en les prioritats més àmplies divisionals i globals, van començar a utilitzar l'administració de projectes per a l'entrada de personal, la gestió de recursos i la planificació de la capacitat.

Com a resultat, l'aerolínia va passar de capitalitzar el seu treball en tecnologia d'informació de 10% a 20%. Això equival a un impacte positiu net de diversos milions de dòlars en el seu balanç general.

Ara, tenen accés a dades més fiables i millors per a prendre decisions crítiques sobre projectes i recursos.

Royal Bank

El Royal Bank d'Escòcia necessitava implantar dades consistents i fiables per informar decisions financeres i de recursos. Per tant, van triar l'administració de projectes per impulsar aquesta consistència. Així van retirar 35 sistemes heretats, més de 50 eines desenvolupades pels usuaris i centenars de fulls de càlcul.

Amb les dades en diferents formats i centenars de projectes gestionats per diferents sistemes, volien controlar les seves dades per veure la seva cartera de clients total amb més claredat.

En dotze mesos van poder complir amb el seu cas de negoci i aconseguir un retorn de la inversió. Al llarg de camí, han millorat així la transparència i reduït els costos en cada unitat de negocis.

referències

1. WikiLingue the free encyclopedia (2019). Project management. Pres de: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). Què és el Project Management? Pres de: pmi.org.
3. Clarizen (2018). What Are the Objectives of Project Management? Pres de: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Advantages of project management. Pres de: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). The Top 10 Benefits of Project Management. Bright Hub Project Management. Pres de: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Reial-World Successful Project Management Examples. Planview Bloc. Pres de: blog.planview.com.